Büroorganisation und SelbstorganisationWie Sie Ihren Terminkalender organisieren und pflegen

Das Problem: viele Termine und Besprechungen

Viele stöhnen: Ihre Arbeits- und Aufgabenplanung sei deshalb so schwierig, weil sie ständig Termine wahrnehmen müssten. Da machen sich neben den vielen regelmäßigen Abteilungs- oder Teambesprechungen auch geplante Projektgruppen-Meetings, Telefonkonferenzen, Video-Calls, Workshops, Kundentermine und ungeplante Besprechungen mit Kollegen und Mitarbeitern im Terminkalender breit. Sie verdrängen die „freie Zeit“, um wichtige Projektaufgaben oder Routinearbeiten zu erledigen.

So ist das nun einmal, könnte man sagen. Denn Besprechungen gehören für viele Mitarbeiter inzwischen zum Arbeitsalltag. Sie sind wichtig, um die komplexen Abläufe im Unternehmen zu koordinieren, um Aktivitäten und Projekte aufeinander abzustimmen und um die Mitarbeiter auf die gemeinsamen Ziele auszurichten. Doch auch hier gibt es Planungs- und Verbesserungspotenzial.

Besprechungen und Termine durchforsten, verbessern oder streichen

Wenn Sie Ihren typischen Arbeitsablauf über einige Tage beobachtet und dokumentiert haben, stellen Sie fest, an welchen Besprechungen Sie teilgenommen haben – im Team oder unter vier Augen. Überprüfen Sie:

• Welche Besprechungen sind für Sie und Ihre Arbeit oder Karriere wichtig?
• Hatten alle Besprechungen ein klares Ziel?
• Gab es eine Tagesordnung?
• Wurden am Ende konkrete Vereinbarungen getroffen?
• Gab es ein Besprechungsergebnis?
• Ist das Ergebnis als Protokoll dokumentiert?
• Hat der Leiter der Besprechung pünktlich begonnen und die Besprechung zum geplanten Zeitpunkt beendet?

Wenn Sie auf diese Fragen keine positiven Antworten geben können, sollten Sie Ihre Besprechungskultur verbessern. Fordern Sie dies von Ihren Vorgesetzten, Ihrem Team und Ihren Mitarbeitern ein. Wenn Sie selbst die Besprechung leiten, gelten diese Anforderungen natürlich auch für Sie. Prüfen Sie, wie Sie Ihre Besprechungen planen, vorbereiten, durchführen und nachbereiten.

Wenn Sie feststellen, dass Sie an Besprechungen teilnehmen, die für Sie und das Team nicht wichtig sind, dann stimmen Sie sich mit dem Leiter und Ihrem Vorgesetzten ab. Klären Sie, ob Sie wirklich dabei sein müssen. Gegebenenfalls reicht es aus, wenn Sie sich mit dem Protokoll über die wichtigen Beschlüsse informieren. Beachten Sie bei allen Besprechungen, an denen Sie als Teilnehmer oder als Leiter dabei sind:

• klare Ziele und Tagesordnung für alle
• pünktlicher Beginn, auch wenn noch nicht alle da sind
• pünktliches Ende, auch wenn noch nicht alle Punkte besprochen sind (werden nächstes Mal behandelt)

Termine mit sich selbst vereinbaren

Besonders hilfreich für Ihren Tagesplan und Ablaufplan ist es, wenn Sie Termine nicht nur mit anderen, sondern auch mit sich selbst vereinbaren – und in Ihren Terminkalender eintragen! So blockieren Sie Arbeitszeit, in der Sie wichtige Aufgaben bearbeiten können. Sie sollten diesen Terminen die gleiche Priorität und Wichtigkeit einräumen, wie Besprechungen mit anderen. Dann können sich die von anderen vorgegebenen Termine in Ihrem Terminkalender nicht mehr so breitmachen, und Sie haben die notwendige und ruhige Zeit, um für Sie selbst wichtige Aufgaben zu bearbeiten.

Wann und wie oft Sie solche Termine einplanen sollten, ergibt sich wiederum aus Ihrer jeweiligen  Situation, Ihrer Stelle, Ihrem Aufgabenbereich und Ihrer Verantwortung. Sie wissen, wie viele Stunden pro Woche oder pro Monat Sie brauchen, um Ihre wichtigen Projekte zu bearbeiten. Diese planen Sie im Terminkalender so ein, dass

• Sie den geplanten Endtermin oder Abgabetermin für Ihre Projektaufgabe sicher einhalten,
• Sie den Umfang der Aufgabe bewältigen,
• Sie berücksichtigen, dass Ungeplantes dazwischen kommen kann,
• eine Bearbeitung länger dauert als geplant oder
• noch Rücksprachen erfolgen müssen.

Planen Sie mit ausreichend Pufferzeit für Unterbrechungen und ungeplante Aufgaben

Arbeiten Sie immer mit ausreichend Pufferzeiten für alle Aufgaben und Termine, die Sie in Ihrem Kalender eintragen. Pufferzeiten brauchen Sie, weil es immer Ungeplantes, Unterbrechungen oder Störungen geben wird. Sammeln Sie systematisch Erfahrungen, welche Störungen auftreten können und wo Sie Puffer brauchen. Mit der Zeit liegen Sie mit Ihrer Schätzung immer besser und können Ihre Termine mit anderen oder mit sich selbst sowie Ihre Aufgaben immer besser einplanen – und zugesagte Termine einhalten!

Planen Sie die verfügbare Arbeitszeit in Ihrem Kalender also nicht zu knapp und verplanen Sie nicht zu viele Termine zu knapp aufeinanderfolgend. Bedenken Sie neben Unterbrechungen und Störungen auch:

• Planungsfehler (eine Aufgabe braucht doch mehr Zeit als geplant)
• Wegezeiten zu Besprechungen
• Rüstzeiten, um sich in eine neue Aufgabe einzudenken
• Ruhezeiten, in denen Sie eine Pause einlegen und sich regenerieren

Und denken Sie bei der Pflege Ihres Terminkalenders auch an sonstige wichtige Termine wie Geburtstage, Jubiläen, Messetermine, Urlaub etc. – und tragen Sie diese ein. Werden Sie rechtzeitig entsprechend aktiv.