Texte schreibenStruktur und Gliederung für Texte im Berufsalltag
Wie werden Texte strukturiert?
Insbesondere für kurze Texte wie Memos, E-Mails, Aktennotizen und Management-Zusammenfassungen gilt: Das Wichtigste steht am Anfang. Dann kann die Leserin oder der Leser sofort erkennen, worum es geht und was wichtig ist. Der einfache Textaufbau sieht also folgendermaßen aus:
1. Kernbotschaft
Am Anfang steht die Kernbotschaft und die wichtigste Information, um die es bei diesem Text geht.
2. Informationen
Auf Kernbotschaft und die wichtigste Information am Textanfang folgen zusätzliche Informationen, die die Leserin oder der Leser wissen muss. Hier beantworten Sie die Fragen, die sich der Adressat nach dem Lesen Ihrer Kernbotschaft vermutlich stellt.
Das sind oft die typischen W-Fragen: was, wer, wie viele, wo, wann, wie lange, wie, mit wem, wodurch.
3. Gründe
Erläutern Sie die Gründe, die deutlich machen, warum oder wofür das Thema wichtig ist. Sie erklären, begründen oder belegen damit Ihre Informationen aus Punkt 2.
4. Details
Am Textende stehen weitere Zahlen, Daten, Fakten und Beispiele, die vielleicht noch eine Hilfe für die Leserin oder den Leser sind. Hier überlegen Sie:
- Welche Fragen haben die Adressaten, wenn Sie die Informationen aus Punkt 2 lesen?
- Was macht die Gründe aus Punkt 3 glaubwürdig und was belegt sie?
- Was müssen die Adressaten außerdem noch wissen, damit sie so handeln, wie Sie es erwarten?
Wenn Sie mit Ihrem Text nicht nur informieren, sondern überzeugen wollen, dann kann es besser sein, wenn Sie den Punkt 2 (Informationen) und den Punkt 3 (Gründe) tauschen.
Die Kernbotschaft steht am Textanfang
Die Kernbotschaft und die wichtigste Information sollten beim Lesen Interesse wecken und gleich (im ersten Satz) das Gefühl bei der Leserin oder beim Leser wecken: Ja, das muss ich lesen! Das ist wichtig für mich!
Eine Kernbotschaft fasst zusammen, was Sie mit Ihrem Text sagen wollen – im Hinblick auf das Ziel, das Sie erreichen wollen, oder die Aktivität beim Adressaten, die Sie bewirken wollen. Es kann mit der Kernbotschaft Folgendes ausgedrückt werden:
- ein Problem, das unbedingt gelöst werden muss
- eine Lösung, die Sie favorisieren und umsetzen wollen
- eine besondere Situation, für die Sie um Verständnis bitten
- ein Ziel, das Sie erreichen wollen
Die Kernbotschaft steht am Textanfang
So können Ihre Texte mit der Kernbotschaft beginnen:
Das Bauteil ... für unsere Produktserie ist derzeit am Markt nicht zu beschaffen. Wir müssen deshalb ...
Für unsere Schlüsselkomponenten brauchen wir zukünftig mindestens drei alternative Lieferanten.
In den nächsten zwei Jahren gehen 20 Prozent unserer Kolleginnen und Kollegen in den Ruhestand. Bis dahin wollen wir ...
Wie können wir die Erfahrungen der älteren Beschäftigten nutzen?
Bitte beachtet unbedingt die folgenden drei Regeln für die Speicherung von Kundendaten: ...
Wie werden Texte hierarchisch gegliedert?
Für alle weiteren Textinhalte, für Informationen, Argumente, Belege, Beispiele oder Zahlen ist eine hierarchische Gliederung hilfreich. Das heißt, Sie fassen viele einzelne Aspekte zu einem gemeinsamen Oberpunkt zusammen. Die folgende Abbildung (Tabelle) zeigt, wie Sie Informationen in Gruppen zusammenfassen und damit hierarchisch gliedern.
Sortieren Sie entsprechend alle Aspekte, die Sie für Ihre Zielgruppe darstellen wollen, in einer Mindmap oder in einer Tabelle. Fassen Sie zusammen, was Ihrer Meinung nach zusammengehört.
Diese einzelnen Informationsblöcke können Sie nach dem Prinzip organisieren: das Wichtigste zuerst. Deshalb nennen Sie immer erst den Oberpunkt, dann den Unterpunkt, dann die Details.
Sie schreiben das auf, was die Zielgruppe wissen muss, damit sie entsprechend Ihrem Ziel aktiv wird. Ob kurz und knapp oder mit allen Details, das ergibt sich aus den Anforderungen des Adressaten und der Zielgruppe, aus Ihrer Einschätzung und Erfahrung und aus dem Ziel und Zweck des Textes. Probieren Sie es aus und orientieren Sie sich an guten Beispielen.
Gliederungsschema und Inhalte für Texte
Überlegen Sie sich, zu welchem Thema Sie einen Text schreiben wollen oder sollen:
- Nutzen Sie für Ihren Text das Gliederungsschema der folgenden Vorlage. Sie können dieses Schema als allgemeine Gliederung und Struktur für alle Textarten nutzen, insbesondere für Zusammenfassungen (Management Summary), Entscheidungsvorlagen oder für Berichte und Konzepte, aber auch für kürzere Texte wie E-Mails, Memos oder Aktennotizen.
- Welche Inhalte Sie bei den einzelnen Schritten anführen, hängt vom Thema, von den Erwartungen der Leserinnen und Leser des Textes und vom Ziel ab, das Sie mit dem Text erreichen wollen.
- Klären Sie deshalb immer: Was genau sollen die Adressaten nach dem Lesen des Textes wissen? Was sollen sie tun? Aus der Antwort ergibt sich auch Ihre Kernbotschaft.
Beim Schreiben von Texten kommt es nicht nur darauf an, dass Sie Ihre Informationen an den Leser und die Leserin bringen. Damit die Texte Wirkung erzielen und keinen Schaden anrichten, müssen Sie angemessene Worte wählen, die zur Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Adressaten passt.
