Projektmanagement mit ExcelVorbereiten: Von der Projektidee zum Projektantrag
Anlass des Projekts bestimmen
Am Anfang steht eine Idee, ein Problem oder eine für das Unternehmen neuartige Aufgabe. Um sie zu realisieren oder zu lösen, muss ein Projekt so vorbereitet werden, dass die Entscheidungsträger sagen können, ob es das Projekt überhaupt geben soll oder nicht. Das Projekt muss akquiriert werden.
Oft ergibt sich die Projektidee oder die Projektnotwendigkeit aus einer neuen Situation, auf die sich das Unternehmen einstellen muss. Zum Beispiel:
- Gesetzliche Vorgaben müssen eingehalten werden.
- Kunden haben neue Anforderungen an Produkte.
- Prozesse sollen kostengünstiger werden.
Auslöser für ein Projekt können auch Vorläuferprojekte, Vorstudien oder übergeordnete Konzepte sein. Dazu gehören Projekte zur Umsetzung der Unternehmensstrategie, Ausbau der Informationstechnologie, Ergebnisse einer Marktrecherche oder ein Personalentwicklungskonzept.
Bedeutung des Projekts klären
Insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig durchgeführt werden, müssen die knappen Ressourcen im Unternehmen den wirklich wichtigen Projekten zugeordnet werden. Deshalb ist zuerst eine Entscheidung notwendig, ob die Idee oder der Anlass überhaupt in ein Projekt überführt werden müssen oder können.
Dazu müssen diejenigen, die an der Durchführung des Projekts ein Interesse haben, die Wichtigkeit herausarbeiten. Sie müssen den Stellenwert des Projekts im Unternehmen deutlich machen und begründen. Sie müssen erklären, welche Ziele mit dem Projekt verfolgt werden und warum diese für das Unternehmen wichtig sind. Dazu können die Projektinteressierten zeigen, wie sich ihr Projekt im Projektportfolio des Unternehmens verortet und wie es zur Unternehmensstrategie passt.
Alle diese Aspekte werden im Projektantrag zusammengestellt, erläutert, begründet und belegt. Zur Bewertung des Projektantrags wägen die Entscheider mehrere Kriterien ab. Und sie überprüfen das Projekt auf Stimmigkeit mit dem bestehenden Projektportfolio.
Projektantrag erstellen
Sind die Ziele und der Nutzen des Projekts geklärt, muss ein Projektantrag erarbeitet werden. Die Inhalte des Projektantrags ergeben sich aus folgenden Teilaufgaben, die dazu bearbeitet werden müssen:
- Projektidee beschreiben
- Projektcharakter herausstellen
- Projektumfeld analysieren
- Business Case beschreiben: Ziele, Liefergegenstände, Ergebnisse
- Businessplan entwickeln
- Projektmachbarkeit prüfen in Bezug auf Unternehmensziele, Strategie, Organisation, Technik, Compliance
- in das Projektportfolio einordnen
- Projektleiterin oder Projektleiter auswählen
Mit den Ergebnissen aus diesen Arbeitsschritten kann der Projektantrag formuliert werden. Der Antrag wird dem Entscheidungsgremium vorgestellt und erläutert. Dabei kommt es auf die wichtigsten Argumente an, warum das Projekt notwendig ist. Argumente können sich beziehen auf:
- Gesetzliche Anforderungen müssen eingehalten werden.
- Es lassen sich Kosten einsparen.
- Neue Produkte werden entwickelt, die im Wettbewerb wichtig sind.
Jedes Projekt muss also wie ein Kundenauftrag akquiriert werden.
Was im Projektantrag stehen muss
Im Projektantrag müssen folgende Aspekte klar und deutlich herausgestellt werden:
- Sinn und Zweck: Warum brauchen wir das Projekt?
- Kunden: Für wen ist das Projekt von Nutzen?
- Ergebnis: Was soll mit dem Projekt erreicht werden?
- Kriterien: Wie wird der Projekterfolg gemessen? Woran erkennen wir, ob das Projektziel erreicht ist?
Projektleitung auswählen
Der Projekterfolg steht und fällt sehr oft mit der Projektleitung. Kann sie das Projektteam moderieren und sich durchsetzen? Geht sie angemessen mit den Stakeholdern um? Gelingen ihr Planung und Steuerung des Projekts? Beherrscht sie alle wichtigen Projektmanagement-Werkzeuge? Wichtige Kompetenzen für das Projektmanagement sind:
- Teamfähigkeit
- Durchsetzungsvermögen
- Führungsqualität
- Konfliktmanagement
- vernetztes Denken
- Präsentationsfähigkeit
- Moderationsfähigkeit
- unternehmerisches Denken und Handeln
- Krisenmanagement
- Risikomanagement
- Selbstbewusstsein
- Urteilsfähigkeit
Deshalb sollten Sie schon mit dem Projektantrag klären, wer die Projektleitung übernehmen kann und übernehmen will.
Entscheidung für oder gegen das Projekt herbeiführen
Die Geschäftsleitung, befugte Führungskräfte, Projektsponsoren oder ein Gremium müssen schließlich entscheiden, ob eine Idee und ein Projektantrag in ein Projekt überführt werden, ob das Projekt wirklich durchgeführt werden soll. Die Befürworter und Verfechter, die hinter der Projektidee stehen und das Projekt für notwendig erachten, müssen die Entscheider mit Informationen versorgen, damit diese sich ein Bild über Notwendigkeit, Erfolgsaussichten und Risiken machen können.
Das wird im Projektantrag erläutert. Darüber hinaus kann es hilfreich sein, eine Projektmachbarkeitsstudie oder einen internen Business-Plan (Business Case) zu erstellen. Immer ist es wichtig, den Bezug zu den Unternehmenszielen herzustellen und zu zeigen, inwieweit das geplante Projekt zu diesen Zielen beiträgt. Das Instrument dafür ist die Nutzwertanalyse.
Die Vorbereitungsphase endet mit der Abgabe des Projektantrags und mit der Entscheidung:
- Wird der Projektantrag befürwortet, wird (vom Entscheidungsgremium oder einem Vertreter) der Projektauftrag ausgesprochen. Dies sollte in schriftlicher Form erfolgen.
- Wird der Projektantrag abgelehnt, kann er zurückgestellt und zu einem späteren Zeitpunkt erneut geprüft werden.
- Oder er wird endgültig abgelehnt, sodass es kein Projekt geben wird.
- Gegebenenfalls erhalten die Projektantragsteller die Möglichkeit, einen verbesserten oder geänderten Projektantrag erneut einzureichen.
Die folgenden Arbeitsvorlagen und Excel-Tools helfen bei den Aufgaben im Rahmen der Projektvorbereitung.
Projektliste führen
Zu viele Projekte können eine Organisation und ein Unternehmen stark belasten. Viele Mitarbeitenden werden aus ihrer Routinearbeit herausgerissen und vieles bleibt dann in den Fachabteilungen liegen. Deshalb sollte es immer eine Übersicht über alle laufenden Projekte und Teilprojekte geben, die sichtbar macht, wie laufende Projekte durchgeführt werden, wie weit sie fortgeschritten sind und wie die Ziele erreicht werden. Erst dann sollte die Entscheidung fallen, ob ein weiteres Projekt gestartet wird.
Mit der folgenden Excel-Vorlage stellen Sie zusammen, welche Projekte gerade im Unternehmen laufen, wer die Projektleitung verantwortet und wie der Status beurteilt wird. Schaffen Sie so einen Überblick über die laufenden Projekte, die jeweiligen Projektthemen und die Belastung der Organisation und der Mitarbeitenden durch Projekte.
Bedeutung und Wichtigkeit des Projekts klären
Bevor ein neues Projekt initiiert oder freigegeben wird, muss seine strategische Bedeutung geklärt werden. Dazu wird überprüft, in welchem Maße das Projekt zu den Unternehmenszielen und Unternehmensstrategien beiträgt. Das setzt voraus, dass diese Ziele und Strategien bekannt und benannt sind.
Sie werden in die folgende Excel-Vorlage übernommen und gewichtet. Dann lässt sich jedes einzelne Projekt oder jede Projektidee bewerten, inwiefern und in welchem Maße es diese Strategien und Ziele unterstützt.
Die strategische Bedeutung der Projekte kann in einem Portfolio-Diagramm sichtbar gemacht werden. Dabei lassen sich mehrere Kriterien unmittelbar vergleichen. In der folgenden Portfolio-Darstellung sind das
- Wirtschaftlichkeit
- Bedeutung für das Unternehmen
- Größe des Projekts (gemessen an der Ressourcenbindung)
Eine andere Darstellung der laufenden und geplanten Projekte in einem Projekt-Portfolio stellt die Projekte in Abhängigkeit von ihrem Nutzen und ihrer Komplexität für das Unternehmen dar.
Die Beurteilungskriterien für ein Projekt und seine Bedeutung werden in der folgenden Vorlage in Form einer Projektzielscheibe zusammengestellt und zusammengefasst.
Projektleitung festlegen
Um mögliche Kandidaten für die Projektleitung zu identifizieren, können Sie die folgende Auswahlmatrix nutzen. Das Besondere: Nicht in jedem Projekt sind die gleichen Kompetenzen gefordert; deshalb können Sie ihnen unterschiedliche Gewichte zuordnen.
Entscheidung für oder gegen das Projekt herbeiführen
Vor dem Hintergrund der bestehenden Projektlandschaft, der Bedeutung und der Wirtschaftlichkeit des Projekts stellt sich immer die Frage, ob eine Aufgabe in der Form eines Projekts bearbeitet werden muss. Die folgende Checkliste können Sie für Ihre Einschätzung nutzen. Die Checkliste umfasst die Fragen, die vor der „Projektifizierung“ einer Aufgabe in jedem Fall gestellt werden sollten. Damit lassen sich die Meinungen von Mitarbeitenden und Experten einholen und ein Gesamtbild „Projekt – ja oder nein“ entwickeln.
Zielbeitrag des Projekts mit der Nutzwertanalyse aufzeigen
Für eine differenzierte und nachvollziehbare Bewertung einer Projektidee und eines Projektantrags eignet sich die Nutzwertanalyse. Damit stellen Sie alle Aspekte zusammen, die für und gegen ein Projekt sprechen. Mit den Kriterien zur Bewertung beziehen Sie sich auf übergeordnete Unternehmensziele.
Nutzen Sie das folgende Excel-Tool, um das Projekt, seinen Nutzen und die Kosten, zu bewerten. Zeigen Sie durch den Vergleich mit Handlungsalternativen, was das Projekt auszeichnet. Betrachten Sie dabei auch die Möglichkeit, nichts zu tun.
