Lastenheft erstellenWofür braucht es ein Lastenheft?

Zweck eines Lastenhefts: Dem Lieferanten sagen, was man will

Ein Lastenheft ist hilfreich, wenn Sie jemandem anderen mitteilen wollen, welche Leistungen Sie von ihm erwarten. Das betrifft vor allem Unternehmen, die ein anderes Unternehmen mit der Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen beauftragen wollen.

Der Lieferant muss dann wissen, was genau sein Kunde will. Der Kunde schreibt dazu seine Anforderungen im Lastenheft auf. Ohne solche Vorgaben eines Interessenten oder Kunden kann der Lieferant kaum entscheiden, was er dem Kunden anbieten kann und wie er sein Angebot formulieren soll.

Viele Produkte sind standardisiert, normiert oder allen Kunden bekannt. Der Hersteller und Lieferant nennt die Merkmale dieser Produkte in seinem Produktdatenblatt oder anderen technischen Beschreibungen. Der Kunde weiß, was er kauft.

Wenn aber das Produkt oder die Dienstleistung für den Kunden individuell hergestellt oder angepasst werden soll, dann muss der Kunde erst einmal formulieren, was genau er will. Dann ist das Lastenheft des Kunden für den Lieferanten Grundlage dafür, um zu entscheiden, ob er als Anbieter überhaupt ein geeignetes Produkt im Sortiment hat oder ein solches entwickeln und herstellen kann. Erst dann kann er ein individuelles Angebot abgeben.

Das Lastenheft ist also hilfreich und oft notwendig, damit die Abstimmung und Kommunikation zwischen Kunde (Interessent, Auftraggeber) und Lieferant (Anbieter, Auftragnehmer) klar, nachvollziehbar und verständlich funktioniert.

Was unterscheidet das Lastenheft vom Pflichtenheft?

Im Lastenheft sind alle Anforderungen des Kunden oder Auftraggebers sowie die Rahmenbedingungen für die Lieferungen und Leistungen eines Lieferanten als potenzieller Auftragnehmer beschrieben. Das Lastenheft gehört dem Auftraggeber (Kunde) und wird im Rahmen der Lieferantenauswahl den Lieferanten überlassen.

Die Lieferanten müssen ihrerseits erläutern, wie sie die Anforderungen aus dem Lastenheft erfüllen wollen. Das beschreiben die Lieferanten im sogenannten Pflichtenheft. Das Pflichtenheft gehört dem Auftragnehmer (Lieferant).

Wer ein Lastenheft benötigt: Beispiele für Anwender und Nutznießer

Ein Lastenheft wird von einem Auftraggeber erstellt und dem (potenziellen) Auftragnehmer zur Verfügung gestellt. Dabei können unterschiedliche Personen oder Bereiche Auftraggeber und Auftragnehmer sein. Zum Beispiel:

Beschaffung von Bauteilen für ein Produkt

Auftraggeber: Produktentwickler, der ein Bauteil für sein neues Produkt von einem Lieferanten beschaffen will.

Auftragnehmer: Lieferant, der vergleichbare Bauteile im Programm hat oder das notwendige Know-how für die individuelle Entwicklung und Herstellung des Bauteils besitzt.

Entwicklung eines neuen Produkts

Auftraggeber: Produktmanagement, das ein neues Produkt am Markt einführen möchte.

Auftragnehmer: Entwicklungsabteilung im eigenen Unternehmen, die aus den Vorgaben und Ideen des Produktmanagements ein funktionsfähiges und für den Markt taugliches Produkt entwickeln und konstruieren soll.

Entwicklung oder Anpassung einer IT-Lösung

Auftraggeber: Abteilungsleitung eines Fachbereichs im Unternehmen, der ein spezielles EDV-Tool für die Aufgaben der Abteilung beschaffen oder ein bestehendes überarbeiten will.

Auftragnehmer: Externer IT-Anbieter, der ein geeignetes EDV-Tool im Programm hat oder ein spezielles Tool entwickelt; oder die unternehmensinterne IT-Abteilung, die das EDV-Tool im Fachbereich anpasst.

Beratungsdienstleistung

Auftraggeber: Geschäftsleitung, die für die Expansion in Indien einen Beratungspartner vor Ort sucht.

Auftragnehmer: Unternehmensberatung mit Know-how für die Geschäftsgründung in Indien.

Outsourcing

Auftraggeber: Leitung einer Betriebsniederlassung, die das Gebäudemanagement und Catering, die bislang selbst durchgeführt wurden, an ein Serviceunternehmen auslagern will.

Auftragnehmer: Serviceunternehmen für Gebäudemanagement, das Instandhaltung, Reinigung und Catering anbietet.

Vorteile eines Lastenhefts

Es ist aufwendig, ein Lastenheft zu erstellen und zu schreiben. Doch dieser Aufwand bringt einige Vorteile mit sich.

Das Lastenheft ist Grundlage für Projekte

Fast immer sind neue, komplexe oder individuelle Entwicklungen und Vorhaben im Unternehmen Anlass dafür, dass ein Lastenheft erstellt wird. Die Umsetzung der Anforderungen aus dem Lastenheft wird dann meist als Projekt durchgeführt.

Insofern ist das Erarbeiten und Schreiben eines Lastenhefts oft ein Aspekt des Projektmanagements – und entsprechend in der DIN 69901-5 für Projektmanagement unter dem Stichwort „Begriffe“ definiert. Im Lastenheft ist dann beschrieben, was mit dem Projekt entwickelt oder erreicht werden soll.

Damit ist das Lastenheft ein hilfreiches Werkzeug für die Projektplanung und Projektsteuerung.

Es wird klar, was wirklich wichtig ist

Ohne Lastenheft stellen Auftraggeber einfach eine „Wunschliste“ zusammen, in der aufgezählt ist, was eine Lösung alles können und umfassen sollte. Oft sind die meisten Aspekte auf dieser Wunschliste „Nice-to-have-Merkmale“, die eine Lösung sehr teuer machen.

Mit dem Lastenheft wird der Auftraggeber dazu geführt, sich zu überlegen, was er wirklich braucht – die „Must-have-Merkmale“. Das führt dazu, dass eine wirtschaftlichere Lösung gefunden wird.

Die Lösung funktioniert

Mit dem Lastenheft wird ermittelt, was der Anwender braucht und was die Lösung können und leisten muss. Daran können dann die Angebote der Auftragnehmer gemessen werden.

Diese werden mithilfe des Lastenhefts Punkt für Punkt geprüft und bewertet. Ziel ist, darüber den Auftragnehmer zu finden, der die qualitativ und wirtschaftlich beste Lösung anbietet. Während der Realisierung können die Lösungen auch getestet werden. Im Lastenheft sind dazu die Testkriterien benannt.

Die Wahrscheinlichkeit, dass die Lösung am Ende funktioniert, steigt mit der Überprüfung anhand des Lastenhefts.