StellenbeschreibungWofür Sie eine Stellenbeschreibung brauchen

Merkmale einer Stelle im Unternehmen

Die Stelle ist die kleinste Einheit einer Organisation. Meistens wird sie gleichgesetzt mit dem Begriff des Arbeitsplatzes. Sie ist dadurch gekennzeichnet, dass ein Stelleninhaber die mit der Stelle verbundenen Aufgaben erledigen muss, für seine Entscheidungen und Handlungen Verantwortung trägt und dafür die notwendigen Kompetenzen, Qualifikation, Wissen, Fähigkeiten oder Fertigkeiten, mitbringt.

Aufgaben, Verantwortung, Befugnisse und Kompetenzen müssen beschrieben und aufeinander abgestimmt sein. Die Stellenbeschreibung oder Arbeitsplatzbeschreibung dokumentiert dies.

Was sind Stellenbeschreibungen?

Stellenbeschreibungen sind ein wichtiges Führungs- und Organisationsinstrument für das Personalmanagement. Mithilfe von Stellenbeschreibungen werden beschrieben und erläutert:

• die Bezeichnung und Charakterisierung einer Stelle in einem Unternehmen
• Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Stelleninhabers
• Kompetenzen, die der Stelleninhaber mitbringen muss
• organisatorische Einbindung im Unternehmen mit Vorgesetzten und Führungsverantwortung

Die Stellenbeschreibung ist ein schriftlich abgefasstes und verbindliches Dokument. Sie ist damit ein Mittel, um Dokumentationspflichten beim Delegieren von Aufgaben nachzukommen und die rechtlichen Pflichten als Führungskraft zu erfüllen. Andere Bezeichnungen sind Arbeitsplatzbeschreibung oder Funktionsbeschreibung.

Warum sind Stellenbeschreibungen nützlich?

Für viele Vorgesetzte ist das Schreiben von Stellenbeschreibungen eine lästige Pflicht; Formalkram, der viel Arbeit macht und dessen Ergebnis in Aktenschränken verschwindet. Aber wenn der Zweck und Nutzen einer Stellenbeschreibung deutlich wird, lässt sich damit Geld sparen und vieles einfacher regeln. Stellenbeschreibungen sind nämlich ein Hilfsmittel für unterschiedliche Aufgaben im Unternehmen. Sie können Grundlage sein für

• Stellenausschreibungen
• Zielgespräche
• Kapazitätsplanung
• Zeugniserstellung
• Reorganisation
• Mitarbeiterqualifizierung

Stellenbeschreibung als Führungsinstrument

Die Stellenbeschreibung hilft Vorgesetzten und Mitarbeitenden bei der Orientierung im Unternehmen und bei der gemeinsamen Abstimmung. Hier ist die Stellenbeschreibung ein wichtiges Führungsinstrument.

Sie dient als Orientierungsrahmen, wenn es darum geht, Prozesse zu gestalten und aufeinander abzustimmen oder Meinungsverschiedenheiten zu klären. Wenn der Vorgesetzte mit einem Mitarbeiter Ziele vereinbaren will, werden sich beide auf die Stellenausschreibung beziehen. Genauso lassen sich aus der Stellenbeschreibung Maßnahmen zur Weiterbildung oder Personalentwicklung ableiten.

Stellenbeschreibung zur Motivation

Wie das Instrument der Stellenbeschreibung eingesetzt wird, hängt von der Organisationskultur und vom Führungsverhalten der Vorgesetzten ab. Im Idealfall kann die Stellenbeschreibung zur Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beitragen.

Denn alle können aus ihr den Sinn und Zweck ihrer Arbeit ableiten. Sie können ihren Arbeitsplatz und ihre Rolle im Team, in der Abteilung und im Unternehmen einordnen. Gerade bei Reorganisationsprozessen, bei denen sich viele Mitarbeitende unsicher fühlen, was ihre Aufgaben und Rolle im Unternehmen angeht, kann die Stellenbeschreibung helfen, Klarheit zu schaffen.

Stellenbeschreibung für Prozessplanung und Zertifizierung

Was genau in der Stellenbeschreibung bezüglich einer Stelle oder eines Arbeitsplatzes dokumentiert wird, leitet sich aus den Organisationszielen ab. Wenn dieses Instrument für die Prozessplanung eingesetzt wird, kann mit dem Abstimmen unterschiedlicher Stellenbeschreibungen klar werden, wer wofür zuständig ist und wer welche Aufgaben übernimmt. Bei der Prozessoptimierung werden Doppelarbeiten oder unnötige Aufgaben durch die Stellenbeschreibung erst sichtbar.

Manchmal ergeben sich aus der Stellenbeschreibung und ihrer Analyse Arbeitserleichterungen oder Verbesserung von Führungsprozessen. Außerdem können die Stelleninhaber ihre Aufgaben zielgerichtet bearbeiten. Der oder die Vorgesetzte kann planen, ob für alle anstehenden Aufgaben ausreichend Personalkapazität vorhanden ist.

Sind die Prozesse richtig definiert und die Stellen und ihre Aufgaben in der Stellenbeschreibung dokumentiert, kann dies als Managementsystem zertifiziert werden.

Wofür braucht es Stellenbeschreibungen?

Mögliche Anwendungsbereiche von Stellenbeschreibungen können sein:

• Stellenausschreibung, Inserat, bei einer offenen Stelle, für die gute Bewerberinnen und Bewerber gesucht werden
• Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Zuordnung zu einer Gehaltsgruppe
• Gehaltsverhandlungen
• Zielvereinbarungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden
• Leistungsbeurteilungen
• Information der Stelleninhaber über Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen
• Abgrenzung der Aufgaben und Zuständigkeiten zwischen mehreren Stellen (wer macht was und ist dafür verantwortlich?)
• Versachlichung der Mitarbeitergespräche
• Planung der Personalentwicklung und der Qualifizierungsmaßnahmen
• Planung der Personalkapazitäten, Erkennen von Personalbedarf oder Überkapazitäten
• Dokumentation im Rahmen eines Managementsystems (zum Beispiel Qualitätsmanagementsystem)
• Zeugniserstellung bei Ausscheiden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten einen Beitrag dazu leisten, dass die Unternehmensziele erreicht werden. Aus diesem Grund sollte auch die Stellenbeschreibung deutlich machen, wie das am einzelnen Arbeitsplatz möglich ist und wie der Mitarbeiter sich in das gesamte Gefüge der Organisation, der Ziele, der Wertschöpfungskette und der Prozesse einpasst.

Besonders hilfreich ist dabei, wenn Stellenbeschreibungen aus Sicht der Kunden (intern und extern) formuliert werden.