Multiprojektmanagement (MPM)Mit Multiprojektmanagement die Übersicht über alle Projekte haben

Wofür braucht es Multiprojektmanagement?

Die meisten Unternehmen bearbeiten umfangreiche, komplexe und neue Aufgaben in Form eines Projekts. Und fast immer gibt es viele Projekte, die gleichzeitig gemanagt werden müssen. Damit alle diese Projekte und die damit verknüpften Aktivitäten aufeinander abgestimmt sind, in die gleiche Richtung laufen und nicht um knappe Ressourcen streiten, braucht es Multiprojektmanagement.

Multiprojektmanagement (auch Enterprise Project Governance oder Governance of Project Management) bedeutet die Auswahl, Planung, Koordination, Steuerung und Überwachung der gesamten Projektlandschaft eines Unternehmens. Insbesondere werden dabei

• Ziele von Projekten aufeinander abgestimmt,
• Synergien identifiziert und erschlossen und
• notwendige Ressourcen projektübergreifend geplant und gesteuert.

Außerdem sollen Erfahrungen und Projekt-Know-how zusammengeführt und genutzt werden.

Warum welche Projekte durchgeführt werden, bleibt ohne Multiprojektmanagement intransparent. Manche Projekte werden bevorzugt behandelt, andere werden gestoppt. Sogenannte U-Boot-Projekte werden in Abteilungen durchgeführt, ohne dass andere im Unternehmen darüber Bescheid wissen.

So entsteht ohne Multiprojektmanagement eine willkürliche Projektlandschaft, die viel Ressourcen verschlingt und wenig Ergebnisse liefert.

Was macht das Multiprojektmanagement?

Dafür werden alle Projektideen und Projekte im Unternehmen erfasst und anhand ihrer Merkmale bewertet, eingeordnet, geplant und gesteuert. Um dem Management die Bedeutung der einzelnen Projekte sichtbar zu machen, werden diese in einem Projektportfolio zusammengestellt und in einem Diagramm visualisiert.

Wenn ein Unternehmen zahlreiche Projekte gleichzeitig bearbeitet, gibt es für diese Aufgaben eine eigene Organisationseinheit: das Project Management Office. Es sorgt für die Übersicht über alle Projekte und sorgt dafür, dass diese erfolgreich zu den Unternehmenszielen beitragen.

Ohne eine solche übergreifende Planung und Übersicht würden Projekte durchgeführt, die für das Unternehmen gar nicht wichtig sind – und nur einzelnen Abteilungen nützen. Andere würden versanden, obwohl sie eine große strategische Bedeutung haben.

Ziele des Multiprojektmanagements

Multiprojektmanagement soll helfen, dass das Unternehmen seine übergeordneten Ziele mit der Methode „Projekt“ besser erreicht. Es muss vor allem dafür sorgen, dass die Projekte nicht einfach nur (mehr oder weniger erfolgreich) durchgeführt werden, sondern dass sie einem übergeordneten Zweck dienen.

Mit dem Projektmanagement, seinen Methoden und Werkzeugen, geht es darum, ein einzelnes Projekt möglichst wirtschaftlich zum Erfolg zu führen – es richtig durchzuführen. Beim Multiprojektmanagement steht im Vordergrund, die richtigen Projekte durchzuführen und diese gut aufeinander abzustimmen.

Im Einzelnen verfolgen Unternehmen mit Multiprojektmanagement folgende Ziele und Zwecke:

• Strategieplanung im Unternehmen mit Projektmanagement verbinden
• Überblick bekommen und erhalten über alle Projekte in einem Unternehmen
• Synergien und Synergiepotenziale zwischen den Projekten finden und nutzen
• Abhängigkeiten zwischen den Projekten erkennen
• Wettbewerb unter den Projekten vermeiden
• knappe Ressourcen richtig einsetzen
• über das richtige Timing für den Projektstart entscheiden
• projektübergreifende Risiken erkennen und bewältigen
• die Projekte dabei unterstützen, dass sie ihre Projektziele erreichen – durch Methoden und Werkzeuge für das Projektmanagement
• die Projektorganisation und Projektdurchführung im Unternehmen verbessern

Wichtig ist: Es kommt nicht darauf an, viele Projekte gleichzeitig (gut) zu managen, sondern die wichtigen Projekte zu einem schnellen und erfolgreichen Abschluss zu führen (Project Execution).

Projekte durchlaufen ein Unternehmen und nutzen dabei unterschiedliche Ressourcen. Manche Ressourcen, insbesondere einzelne Schlüsselpersonen, Expertinnen und Experten, können überlastet sein, wenn es zu viele Projekte gleichzeitig gibt.

Für die Möglichkeiten eines Unternehmens, Projekte zu bearbeiten, gilt: Es muss gut zu tun haben, darf aber nicht überlastet sein. Ansonsten verstopft die Projektpipeline.

Ziel des Multiprojektmanagements ist es deshalb, die Zahl und die Art der Projekte im Unternehmen so zu managen, dass diese auch erfolgreich abgeschlossen werden – also die erwarteten Ergebnisse und Qualitäten liefern, das Budget nicht überschreiten und im Zeitplan bleiben.

Anwendungsbereiche des Multiprojektmanagements

Projekte werden in Unternehmen in den unterschiedlichsten Bereichen und mit unterschiedlichsten Themen und Aufgabenstellungen durchgeführt. Es lassen sich beispielsweise folgende Projektarten (und Beispiele) unterscheiden:

• Infrastrukturprojekte: interne IT-Systeme, neue Gebäude, neue Montagelinie
• Marketingprojekte: Messen, Roadshows, Marktanalysen
• Organisationsprojekte: Prozessverbesserungen, Personalentwicklung, Talentmanagement, Organisationsentwicklung, Change-Projekte
• Projekte zur Produktplanung: Forschungs- und Entwicklungsprojekte, Konstruktion, Produkttests
• Projekte zur Bearbeitung von Kundenaufträgen: Sondermaschinen, Anlagengeschäft, Wartung von Produkten beim Kunden

Für das Multiprojektmanagement ist es wichtig, zwischen Muss- und Kann-Projekten zu unterscheiden. Denn für Muss-Projekte gibt es keine Alternativen, bei Kann-Projekten durchaus. Beispiele für Muss-Projekte sind:

• Anforderungen aus gesetzlichen Vorgaben umsetzen,
• nicht mehr funktionierende Technik ersetzen,
• Verträge einhalten,
• Konzernvorgaben erfüllen.

Projektportfolio und Projektprogramme in Abgrenzung zu Multiprojektmanagement

Im Zusammenhang mit Multiprojektmanagement werden die Begriffe Projektportfolio und Projektprogramm verwendet. Sie können Teil des Multiprojektmanagements sein, sind aber nicht gleichbedeutend. Denn:

• Das Projektportfolio ist eine Liste oder visuelle Zusammenstellung aller Projekte, um ihre Bedeutung für das Unternehmen besser bewerten zu können und um Entscheidungen zu ihrer Bearbeitung zu treffen.
• Zu einem Projektprogramm gehören mehrere Projekte oder Teilprojekte, die alle das gleiche Thema haben oder ein gemeinsames Ziel anstreben; zum Beispiel alle Digitalisierungsprojekte. Die Projekte sind inhaltlich aufeinander abgestimmt.

Während das Multiprojektmanagement und das Management von Projektportfolios zeitlich nicht befristet ist und im Unternehmen kontinuierlich betrieben wird, wird ein Projektprogramm dann beendet, wenn die damit verbundenen Ziele erreicht und alle Projekte darin beendet sind. Entsprechend beinhaltet das Management von Projektprogrammen auch Aufgaben zum Projektabschluss.

Merkmale und Bestandteile des Multiprojektmanagements

Um mit Multiprojektmanagement die angestrebten Ziele und Zwecke zu erreichen, sind damit unterschiedliche Aufgaben, Abläufe, Methoden und Werkzeuge verknüpft. Für die Koordination mehrerer Projekte werden folgende Methoden und Werkzeuge genutzt:

• Übersichten für Geschäftsleitung, Management und Projektteams
• Projektportfolios und Portfolio-Diagramme erstellen und fortschreiben
• Projektinformations- und Kollaborationssysteme
• Projektbüros und Project Management Offices (PMOs)
• im Projektumfeld zuständige Stabsstellen
• Kommunikations- und Eskalationsregeln für die Projektarbeit
• Verhaltens- und Ethikkodex
• Wissensbasen für die Projektarbeit
• Coaches für die Projektleitung oder Projektteams

Für strategische Aufgaben im Multiprojektmanagement geht es um die Aspekte:

• Gesamtkoordination der Stakeholder
• Management besonders wichtiger Fokusprojekte oder Projektprogramme
• auf die Unternehmensziele und Strategien ausgerichtete Projektauswahl, Priorisierung der Projekte und Ressourcenallokation
• die Weiterentwicklung des Multiprojektmanagementsystems durch Entwicklung oder Akquisition benötigter Fähigkeiten

Das Multiprojektmanagement hat in enger Abstimmung mit dem Management der einzelnen Projekte auch operative Aufgaben. Dazu zählen:

• Timing von Projektstart und Projekt-Meilensteinen
• optimierte Allokation und operative Steuerung von Projektressourcen
• Identifizieren und Erschließen von Synergiepotenzialen in der Projektarbeit
• Vermeiden von redundant entwickelten Lösungen im Projektportfolio
• Projekt-Audit und Projekt-Controlling

Critical-Chain-Methode für das Multiprojektmanagement

Für die Koordination vieler Projekte und für den optimierten Einsatz der dafür benötigten Ressourcen eignet sich die Critical-Chain-Methode. Sie ist wichtig für das operative Multiprojektmanagement.

Bei der Critical-Chain-Methode steht im Vordergrund, dass Projekte möglichst rasch und nach Zeitplan ein Unternehmen durchlaufen. Dabei werden mehrere Projekte und die Reihenfolge ihrer Bearbeitung so geplant, dass Engpass-Ressourcen nicht überlastet sind.

Das soll dazu führen, dass zugesagte Endtermine eingehalten werden und die Bearbeitungsdauer eines Projekts reduziert wird. Maßgeblich ist, dass die Engpass-Ressource identifiziert wird und dann den Takt der Projektbearbeitung vorgibt.

DIN 69909 für das Multiprojektmanagement

Für das Multiprojektmanagement gibt es die DIN 69909. Sie besteht aus vier Teilen:

• DIN 69909-1:2013: Im ersten Teil werden die wichtigen Begriffe erläutert, wesentliche Merkmale, Ziele, Aufgaben und die Bedeutung des Multiprojektmanagements für das Management eines Unternehmens dargestellt.
• DIN 69909-2:2013: Im zweiten Teil wird ein Prozessmodell für das Multiprojektmanagement und für das Management von Projektprogrammen beschrieben. Für beide Prozessmodelle werden die einzelnen Phasen des Prozesses erklärt.
• DIN 69909-3:2015: Im dritten Teil werden Methoden für das Multiprojektmanagement beschrieben; insbesondere für die Analyse von Abhängigkeiten, für Auswahl und Priorisierung, für das Nutzenmanagement und Nutzencontrolling, für das Management von Synergien, Ressourcen und Risiken.
• DIN 69909-4:2015: Im vierten Teil wird ein Rollenmodell für Multiprojektmanagement dargestellt mit den vier Rollen: Sponsor, Experte, Realisierungsverantwortlicher und MPM-Prozessverantwortlicher.

Prozessmodell für Multiprojektmanagement

Das Multiprojektmanagement lässt sich in einem Prozessmodell darstellen. Die Aufgaben und Aktivitäten, die es üblicherweise umfasst, werden dazu in einem zeitlichen Ablauf miteinander verknüpft.

Die Phasen für den Ablauf des Multiprojektmanagements sind:

1. Initiierung und Definition
2. Projektkonzeption und Genehmigung
3. Vorbereitung und Projektplanung
4. Projektstart
5. Durchführung und Steuerung
6. Nachbereitung

Die Aufgaben, die in diesen Projektphasen durchgeführt werden, lassen sich den folgenden Planungsebenen zuordnen:

• Unternehmens- oder Führungsebene
• Strategische Ebene
• Operative Ebene

Jede Planungsebene hat ihre eigenen Aufgaben. Sie werden wiederum den einzelnen Phasen des Multiprojektmanagements zugeordnet. Damit wird deutlich, wie der „Prozess Multiprojektmanagement“ funktioniert.