MitarbeiterbindungWas muss beim Austrittsgespräch mit Mitarbeitern beachtet werden

Anlässe für ein Austrittsgespräch

Das Austrittsgespräch wird mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt, die das Unternehmen von sich aus verlassen. Sie verlassen das Unternehmen also, weil sie selbst gekündigt haben oder weil ein befristetes Arbeitsverhältnis endet.

Im Austrittsgespräch erfahren Personalverantwortliche die Gründe für das Ausscheiden. Lassen sich die Gründe vom Unternehmen beeinflussen, können daraus Maßnahmen zur Personalbindung abgeleitet werden.

Der Zeitpunkt des Austrittsgesprächs

Ein guter Zeitpunkt für das Austrittsgespräch ist kurz nach oder bei Vergabe des Arbeitszeugnisses. Wer das Unternehmen verlässt, kann sich dann eher ungezwungen äußern, da er oder sie keine negativen Konsequenzen befürchten muss. Das Arbeitszeugnis wurde ja bereits verfasst.

Handelt es sich um eine für das Unternehmen besonders wertvolle Mitarbeiterin oder einen besonders wertvollen Mitarbeiter, sollte das Austrittsgespräch möglichst rasch nach der Kündigung stattfinden. Das Austrittsgespräch dient dann hauptsächlich dazu, die betreffende Person umzustimmen.

Mit dem Wissen um die Gründe für den Weggang, kann der betreffenden Person ein passgenaues attraktives Angebot gemacht werden, um sie zum Bleiben zu bewegen. Im Rahmen eines Gesprächs sollten die Bedingungen und Möglichkeiten dazu ausgelotet und besprochen werden. Gegebenenfalls wird damit auch die Grundlage dafür gelegt, dass diese Person zurückkehrt, wenn sie mit dem neuen Job nicht zufrieden ist.

Voraussetzungen für das Austrittsgespräch

Folgende Aspekte sind notwendige Voraussetzungen für ein Austrittsgespräch:

• Eine offene und ehrliche Atmosphäre während des Austrittsgesprächs.
• Eine neutrale Person aus der Personalabteilung führt das Austrittsgespräch.
• Für das Austrittsgespräch wird genügend Zeit eingeplant.
• Verschwiegenheit wird zugesichert.

Austrittsgespräche sollten grundsätzlich geführt werden und in der Firmenkultur verankert sein. Damit erhält der Arbeitgeber einerseits wichtige Informationen und hinterlässt andererseits einen guten Eindruck beim Austretenden.

Mit dem Austrittsgespräch signalisiert der Arbeitgeber nämlich Kritikfähigkeit, Offenheit und Interesse an der Meinung seiner Beschäftigten. Die Beschäftigten, die das Unternehmen verlassen, sollten außerdem die Gelegenheit bekommen, ihre Erfahrungen zu reflektieren und sich ihrer Stärken und Schwächen bewusst zu werden – was dann auch den betreffenden Mitarbeiter zu einem Austrittsgespräch motiviert.

Fragebogen und Interviewleitfaden als Hilfsmittel für das Austrittsgespräch

Als Hilfsmittel für das Austrittsgespräch eignet sich ein standardisierter Fragebogen, um möglichst viele und die für das Unternehmen relevanten Themen abzudecken. Der Fragebogen kann vor, nach oder statt eines Gesprächs eingesetzt werden. Für das persönliche Austrittsgespräch ist ein standardisierter Interviewleitfaden (mit offenen Fragen) hilfreich.

Wird der Fragebogen vor einem Austrittsgespräch ausgefüllt, kann der Personalverantwortliche später gezielt auf bestimmte Aspekte eingehen. Bei einem nach Austritt zugesandten Fragebogen kann die ausgeschiedene Person ihre Bewertung mit einem zeitlichen Abstand vornehmen und so ein möglichst objektives Urteil fällen. Allerdings ist die Rücklaufquote in diesem Fall eher niedrig.

Themen im Austrittsfragebogen

Der Austrittsfragebogen sollte standardisierte Fragen mit skalierten Antworten enthalten (zum Beispiel: trifft völlig zu, trifft teilweise zu, trifft eher nicht zu, trifft gar nicht zu). So können Sie objektiv vergleichen und bewerten.

Durch zusätzliche offene Fragen ermöglicht der Fragebogen die Präzisierungen durch die Antwortenden; zum Beispiel auf Fragen wie: Welche Freiheit hatten Sie bei der Arbeitsgestaltung? Können Sie Beispiele nennen? Der Fragebogen kann außerdem Fragen zu folgenden Themen beinhalten:

Persönliche Gründe

• Studium, Aus- und Weiterbildung
• Heirat, Kinder, Wegzug
• Neue Perspektiven
• Alter oder Pensionierung
• Arbeitsweg

Betriebliche Gründe

• Lohnattraktivität
• Übereinstimmung mit der Stellenbeschreibung
• Entwicklungsmöglichkeiten
• Innovationsbereitschaft
• Qualität der Arbeit

Arbeitsbedingungen

• Arbeitsplatz und Arbeitshilfsmittel
• Arbeitszeiten und Arbeitsklima
• Informationspolitik
• Freiräume

Verhältnis zu Vorgesetzten

• Anerkennung
• Führungsstil
• Selbstständigkeit
• Persönliche Übereinstimmung
• Vorgesetztenwechsel

Den Austrittsfragebogen auswerten

Personalverantwortliche sollten bei der Auswertung der gewonnenen Informationen aus dem Austrittsfragebogen folgende Aspekte besonders fokussieren, um Maßnahmen der Mitarbeiterbindung daraus abzuleiten:

• Zusammenhänge zwischen Unternehmensbedingungen und Kündigungen
• Faktoren, die Kündigungen entgegenwirken
• häufig genannte Gründe für die Kündigung
• Aspekte, die weitere Kündigungen nach sich ziehen
• hauptsächlich betroffene Mitarbeitergruppen

Nach der Auswertung ist zudem auch die Rückkopplung der Informationen an die Verantwortlichen wichtig. Zum Beispiel ist die Geschäftsleitung in Fragen der Lohnpolitik, die direkte Führungskraft bei Kritik zum Führungsverhalten oder ein IT-Verantwortlicher bei mangelhaften PC-Arbeitshilfsmitteln gefragt.

Außerdem sollten Geschäftsleitung und Führungskräfte regelmäßig über die Resultate von Austrittsgesprächen und daraus erfolgte Maßnahmen informiert werden, um die notwendige Sensibilisierung für festgestellte Probleme und Rückendeckung für Maßnahmen sicherzustellen.