Mit Fehlern von Kollegen umgehenWas Sie bei Fehlern von Kollegen tun können
Welche Ursachen den Fehlern von Kollegen zugrunde liegen können
Um die Entstehung eines Fehlers wirklich zu verstehen, müssen Sie die Ursachen erkennen, die zu ihm geführt haben. Versuchen Sie im Gespräch mit der Kollegin oder dem Mitarbeiter zu ermitteln, woran die schlechte Qualität der Arbeitsergebnisse lag oder warum der vorgegebene Termin nicht eingehalten wurde. Sie können auch versuchen, die Gründe selbst zu finden. Möglich sind beispielsweise folgende Gründe für die Fehler von Kolleginnen oder Mitarbeitern:
- insgesamt zu viel Arbeit
- persönliche Probleme (mit den Gedanken woanders)
- gesundheitliche Probleme
- unklare oder missverstandene Aufgaben
- falsche Ziele und Prioritäten
- schlechte Arbeit der anderen Kollegen, die zugearbeitet haben
- fehlende Informationen
- mangelndes Wissen oder fehlende Kompetenzen
- zu wenig Erfahrung
- Demotivation
- Konflikte
Manchmal können mehrere Ursachen zusammenspielen. Oder es zeigt sich eine Ursachenkette, der Sie dann nachgehen müssen, um die genauen Gründe und deren Bedeutung zu erfassen. Wichtig dabei: Gehen Sie nicht von der Persönlichkeit der Kollegin oder des Mitarbeiters aus, sondern vom Sachverhalt. Prüfen Sie: Was lässt sich erkennen oder beobachten?
Wie Fehler von Kollegen entstehen können
Sie müssen morgen einen Vortrag beim Vorstand halten, in dem es um die Geschäftsentwicklung in Ihrem Bereich geht. Beim Erstellen der Folien erscheinen Ihnen manche Zahlen, die Ihnen Ihre Kollegin, Frau Meier, zusammengestellt hat, zweifelhaft. Sie prüfen das nach und stoßen auf Rechenfehler. Wenn Sie das nicht schnell korrigieren, blamieren Sie sich bei Ihrem Vortrag. Die Zeit wird knapp. Was können die Gründe für den Fehler von Frau Meier sein?
- Die Mitarbeiterin hat in ihrer Excel-Tabelle falsche Formeln hinterlegt oder hat einen Denkfehler begangen. So stimmen die Ergebnisse nicht.
- Im Gespräch stellt sich heraus, dass Frau Meier Ihren Auftrag falsch verstanden hat; sie hat deshalb die falschen Zahlen zur Grundlage für Ihre Berechnungen genommen.
- Sie hat vom Controlling die notwendigen Daten erhalten und war davon ausgegangen, dass diese stimmten; die Controller machten aber Buchungsfehler.
- Sie hatte von Ihrer Vorgesetzten noch zwei dringende Aufgaben bekommen, die auch fertig gemacht werden mussten. Da Sie ihren Vater pflegt und deshalb einen dringenden Arzttermin hatte, ließ sie es an Sorgfalt bei Ihren Berechnungen fehlen.
- Da sie selbst hoffte, den Vortrag beim Vorstand halten zu dürfen – schließlich ging es um die Erfolge, zu denen Frau Meier maßgeblich beigetragen hat –, war sie demotiviert und frustriert. Das schränkte ihren Arbeitseifer sehr ein und führte zu den Fehlern.
Das Beispiel zeigt, dass nur durch eine genaue Suche nach den tatsächlichen Ursachen und eine differenzierte Analyse mögliche Lösungen für das daraus resultierende Problem gefunden werden können. Denn die Ursachen für die Fehler der Kollegin und damit die Lösungen sehen je nach Ursache ganz unterschiedlich aus.
Kollegen auf Fehler ansprechen
In den meisten Fällen werden die Ursachen erst deutlich, wenn Sie persönlich mit der Kollegin oder dem Mitarbeiter sprechen. Bei dem Gespräch sollten Sie folgende Aspekte ansprechen:
- Nennen Sie den Fehler oder das Problem, das sich beobachten oder erkennen lässt.
- Sagen Sie, welche Folgen der Fehler für Sie persönlich hat.
- Hinterfragen Sie gemeinsam die Ursachen für den aufgetretenen Fehler.
- Finden Sie eine Lösung – und zwar kurzfristig, um die Folgen zu beseitigen oder abzumildern, sowie langfristig, um die Ursachen zu beseitigen.
Wenn Sie mit Ihrer Kollegin oder Ihrem Mitarbeiter sprechen, ist wichtig, dass es sich um ein informelles, persönliches Gespräch handelt. Bei dem Gespräch soll deutlich werden, dass niemand angeklagt wird und keiner bestraft werden soll. Die Wortwahl sollte also freundlich, zumindest sachlich und neutral sein. Dazu ist es wichtig, dass es im Gespräch immer um den Sachverhalt oder um eine bestimmte Verhaltensweise, nicht um die Person geht.
Die Rückmeldung wird von der betreffenden Person vor allem dann akzeptiert, wenn Sie einen konkreten Fehler ansprechen und wenn sie möglichst zeitnah zum Fehler die Rückmeldung geben.
Wie Sie Ihre Kollegen auf Fehler ansprechen
Vermeiden Sie einen Fehler, der bei solchen Feedback-Gesprächen häufig gemacht wird: Man nimmt an, man wisse bereits, was die Ursache für ein falsches Verhalten oder für einen Fehler der Kollegin oder des Mitarbeiters ist – und will nur dieses Vorurteil bestätigt bekommen. Wichtig ist also, dass Sie vom konkreten Sachverhalt ausgehen und dabei bleiben.
Wie Sie ein Gespräch über Fehler von Kollegen führen
Nachdem Sie die falschen Zahlen von Frau Meier entdeckt haben, gehen Sie zu ihr und versuchen, die Ursachen für den Fehler zu erkennen und mögliche Lösungen zu finden.
Sie: „Hallo Frau Meier. Ich bereite gerade die Zahlen für den Vortrag morgen beim Vorstand auf und bin dabei auf Zahlen gestoßen, die aus meiner Sicht nicht stimmen. Oder sehe ich da etwas falsch? Können Sie mir helfen?“
Frau Meier: „…“
Sie: „Ich muss das klären. Denn mit falschen Zahlen kann ich nicht vor dem Vorstand präsentieren. Da blamiere ich die ganze Abteilung. … Wenn ich das richtig sehe, müssen die Zahlen vom letzten Quartal um diese Einflüsse bereinigt werden; das hatte sich bei der letzten Besprechung gezeigt. Hier fehlt das. Was ist da passiert?“
Frau Meier: „...“ Im Gespräch klären Sie die Ursachen auf, ohne Schuldzuweisungen zu machen. Also:
- Nicht: „Das machen Sie jedes Mal falsch.“
- Sondern: „Das scheint ein systematischer Fehler zu sein, dem wir mal grundsätzlich nachgehen müssen.“
- Nicht: „Auf Sie kann ich mich nicht verlassen.“
- Sondern: „Wie können wir sicherstellen, dass das in Zukunft stimmt.“
Am Ende dann ein Lösungsversuch:
Sie: „Können Sie mir bis in einer Stunde die neuen Zahlen, die um diese Faktoren bereinigt sind, zusammenstellen?“ … „Und morgen können wir gemeinsam eine Checkliste erstellen für die nächsten Quartalsberichte, in denen wir mögliche Faktoren festhalten, die Sie dann immer rausrechnen sollten.“
Die genaue Wortwahl bei einem solchen Gespräch hängt von der bisherigen Beziehung und vom Umgang zwischen Ihnen und Ihren Kollegen sowie von der Kultur in Ihrer Abteilung ab. Außerdem gilt wie immer: Der Ton macht die Musik! Und Mimik und Gestik sind genauso wichtig. Sie sollten Fehler und Probleme aber keinesfalls verharmlosen, also nur nett sein wollen. Wichtig bei dieser Form der Kritik sind vielmehr: Offenheit, Sachbezug, Fairness und Respekt.
Bieten Sie Ihren Kollegen Hilfe und Unterstützung an
Je nachdem, welche Ursachen Sie im Gespräch mit der Kollegin oder dem Mitarbeiter erkennen konnten, bieten Sie Hilfe und Unterstützung an. Gerade bei fehlendem Know-how oder mangelnder Erfahrung sollten Sie helfen. Aber auch dann, wenn Informationen fehlen oder wenn die Aufgabe nicht klar war, können Sie unterstützen.
- Entweder direkt bei der besseren Lösung der Aufgabe: „Ich helfe ihnen dabei.“
- Oder indirekt als Berater, Coach oder Promotor: „Ich spreche gleich selbst noch einmal mit Herrn Müller vom Controlling, damit er endlich die korrekten Zahlen rausrückt.“
Wie Sie Ihren Kollegen Hilfe und Unterstützung anbieten
Wenn Sie Ihre unmittelbare Hilfe anbieten und selbst Zeit in die richtige oder bessere Lösung investieren, sollten Sie deutlich machen, dass dies die Ausnahme ist. Sie sollten sich nicht schleichend und dauerhaft die Arbeit selbst aufladen lassen. Denn manche kennen dieses taktische Vorgehen: Ich stelle mich dumm an, dann machen das die anderen in Zukunft selbst.
Außerdem sollten Sie nicht dabei helfen, den Fehler zu vertuschen. Und Sie sollten für Ihre Kollegen auch nicht lügen. Das wird auf lange Sicht nicht nur den Kollegen schaden, sondern auch Ihnen selbst.
Neben einer kurzfristigen Hilfe für eine schnelle Lösung, sollten Sie mit der Kollegin oder dem Mitarbeiter immer überlegen, wie sie gemeinsam Ursachen für Fehler langfristig beseitigen. Letztlich sollte die Fehlerquelle dauerhaft abgestellt werden. Fehlerquellen von Kollegen vermeiden Sie zum Beispiel durch:
- Schulung
- Coaching
- verbindliche Regeln
- Veränderung der Aufgabenzuteilung
- bessere Absprachen
- technische Unterstützung
- anderer Umgang miteinander
- konfliktlösende Gespräche
Wie Sie Fehlerquellen von Kollegen abstellen
Sie: „Haben Sie einen Vorschlag, wie wir diesen Fehler in Zukunft vermeiden? Was meinen Sie, Frau Meier? Ich könnte mir vorstellen, dass ...“
Oder: „Wir könnten doch in Zukunft …“
Sich vor den Folgen der Fehler von Kollegen schützen
Vielleicht machen Kollegen auch mal absichtlich Fehler, um Ihnen zu schaden. Selbst wenn die Erfahrung zeigt, dass das Ausnahmen sind, kann es vorkommen. Darauf sollten Sie vorbereitet sein und sich wappnen. Wenn Sie den Eindruck haben und sich recht sicher sind, dass ein Kollege Ihnen durch sein Verhalten schaden will, dann sollten Sie ihn gezielt darauf ansprechen: „Ich habe den Eindruck, dass Sie diesen Fehler absichtlich machen. Wollen Sie mir schaden?“ Oft fühlen sich die betreffenden Kollegen dann ertappt. Sie stellen Ihr schädigendes Verhalten ein, um selbst keine Nachteile zu bekommen.
Wie Sie sich vor Fehlern anderer schützen
Wenn es nicht funktioniert oder nicht ausreicht, dass Sie Ihre Kollegen auf absichtliche Fehler ansprechen, ist Folgendes wichtig:
- Rücken Sie Ihre Leistungen in den Vordergrund, ohne damit anzugeben. Beispiel: „Auch wenn mir leider nicht alle Zahlen zur Verfügung standen, mache ich mit diesen Informationen die Entwicklung in diesem Bereich sichtbar. Ich habe dazu …“
- Machen Sie deutlich, was Ihre Aufgabe war und was Ihr Kollege hätte tun sollen. Beispiel: „Meine Aufgabe war … Ich musste mich dabei auf die Aussagen von ... verlassen.“
Achten Sie dabei aber wieder auf eine neutrale Wortwahl. Sie sollten Ihren Kollegen und seine Arbeit nicht allgemein schlechtreden, sondern sich immer nur auf den konkreten Fehler beziehen. Denn üble Nachrede kann auch Ihnen schaden. Benennen Sie die Situation, wie sie ist – in neutralen Worten und ohne Schuldzuweisungen. Machen Sie nur deutlich, dass nicht Ihnen dieser Fehler unterlaufen ist.
Wie Sie Ihre Aufgaben und Leistungen betonen
Sie: „Zu meinen Aufgaben zählte … Dazu habe ich Ihnen alle Informationen hier zusammengestellt.“ Und: „Leider kann ich dazu nichts sagen, weil mir die korrekten Zahlen von Herrn Müller nicht vorliegen. Ich werde das aber klären und nachreichen.“
Oder: „Hier muss ich leider passen. Ich hatte bereits vor vier Wochen im Controlling um eine Zusammenstellung der Kennzahlen gebeten, bis heute aber keine Rückmeldung erhalten. Deshalb habe ich folgendes erarbeitet: …“
Welche Ursachen den Fehlern Ihrer Kollegen zugrunde liegen können
Denken Sie an die Fehler in Ihrem Arbeitsbereich und überlegen Sie:
- Was sind häufige Ursachen der Fehler von Kolleginnen oder Mitarbeitern?
- Wie sprechen Sie diese Fehler an?
- Wie gehen Sie bei dem Gespräch vor?
- Gibt es typische Muster bei Fehlern und Ursachen, die auf ein grundsätzliches Problem in der Zusammenarbeit in Ihrer Abteilung verweisen? Welche?
Kollegen auf Fehler ansprechen
Überlegen Sie, wie Sie in Ihrem Fall einen Fehler der Kollegin oder des Mitarbeiters ansprechen:
- Was genau wollen Sie sagen?
- Worauf wollen Sie im Gespräch achten?
Beherzigen Sie für Ihr Gespräch die folgenden 10 Gebote für das Geben von Feedback.
Sich vor den Folgen der Fehler von Kollegen schützen
Reflektieren Sie folgende Fragen:
- Wie können Sie in Ihrem Unternehmen Konflikte lösen, wenn Sie von den Fehlern anderer betroffen sind?
- Wie erkennen Sie die Absichten Ihrer Kolleginnen und Kollegen?
- Welche Möglichkeiten und Gelegenheiten sehen Sie, sich selbst zu schützen, wenn andere Fehler machen?
