KündigungWelche Formalien und Fristen Sie bei einer Kündigung beachten müssen

Warum sind Formalitäten und Fristen bei der Kündigung wichtig?

Wenn Sie einem Mitarbeiter kündigen (müssen), haben Sie eine Reihe von Formvorschriften und Fristen zu beachten. Dies sind keine Nebensächlichkeiten, denn die Nichteinhaltung gesetzlicher Formvorschriften und Kündigungsfristen führt dazu, dass die Kündigung als unwirksam einzustufen ist.

Was vor einer Kündigung zu beachten ist

Für eine Kündigung in einem Betrieb mit mehr als 10 Beschäftigten muss es immer einen Grund geben. Dieser Grund muss dokumentiert und belegbar sein. Deshalb sollten Sie vor der Kündigung aufschreiben und festhalten, aus welchem Grund Sie die Kündigung aussprechen wollen oder müssen.

Mögliche Gründe ergeben sich aus:

• der betrieblichen Situation
• persönlichen, nicht änderbaren Merkmalen der zu kündigenden Person
• dem Verhalten der Person
• einem nicht hinnehmbaren Anlass, der eine fristlose Kündigung rechtfertigt

Wenn der Grund am Verhalten der Person liegt, muss im Regelfall vor der Kündigung eine oder zwei Abmahnungen erfolgen. Damit geben Sie dem betroffenen die Möglichkeit, das Verhalten zu ändern.

Ausführliche Erläuterungen zu diesen Voraussetzungen für eine Kündigung erfahren Sie im Ratgeber zu den verschiedenen Kündigungsarten.

Wenn Sie sich aufgrund der dokumentierten Gründe für eine Kündigung entschieden haben, müssen Sie im weiteren Verlauf unbedingt die folgenden Formalitäten und Fristen einhalten. Ansonsten können betroffene Beschäftigte die Kündigung vor dem Arbeitsgericht anfechten und die Kündigung kann für unwirksam erklärt werden.

Kündigung muss schriftlich erfolgen

Kündigungen müssen immer schriftlich erfolgen und mit einer eigenhändigen Unterschrift des Kündigenden versehen sein – egal, um welche Art der Kündigung (ordentlich oder außerordentlich/fristlos) es sich handelt.

Wichtig: Eine Kündigung auf digitalem Weg, per E-Mail oder WhatsApp, genügt den Formerfordernissen nicht. Mündliche Kündigungen sind rechtlich gesehen unbedeutend und somit unwirksam.

Wer im Unternehmen ist zur Kündigung berechtigt?

Voraussetzung für eine rechtmäßige Kündigung ist, dass das Kündigungsschreiben von einer Person unterschrieben wird, die zur Kündigung befugt ist. Grundsätzlich sind zur Kündigung berechtigt:

• das gesetzliche Vertretungsorgan des Unternehmens, zum Beispiel der Geschäftsführer oder die Geschäftsführerin einer GmbH oder der Prokurist;
• Personen, die eine Vollmacht zur Vertretung des Arbeitgebers besitzen.

Zur Kündigung bevollmächtigte Personen müssen

• entweder die Vollmacht dem Kündigungsschreiben beilegen oder
• der Arbeitgeber muss vorher die Mitarbeiter über die Kündigungsvollmacht der jeweiligen Person in Kenntnis gesetzt haben.

Bei Personalleiterinnen oder Personalleitern wird grundsätzlich davon ausgegangen, dass sie eine Vollmacht zum Ausspruch von Kündigungen haben. Hier sollten Arbeitgeber aber dafür sorgen, dass allen Beschäftigten bekannt ist, wer die Position der Personalleitung bekleidet und somit zur Kündigung bevollmächtigt ist.

Wenn ein bevollmächtigter Vertreter das Kündigungsschreiben unterzeichnet, muss er kenntlich machen, dass er als Vertreter des Unternehmens handelt – idealerweise mit dem Kürzel „i. V.“ (in Vertretung).

Zustellung des Kündigungsschreibens

Bei einer Kündigung müssen Sie unbedingt darauf achten, dass das Kündigungsschreiben den Mitarbeiter auch tatsächlich erreicht. Was Sie tun müssen, damit eine Kündigung als zugestellt gilt, lesen Sie in diesem Beitrag: Eine Kündigung rechtssicher zustellen.

Gesetzliche Kündigungsfristen

Eine ordentliche Kündigung, zum Beispiel eine betriebsbedingte Kündigung, darf nicht von einem Tag auf den anderen erfolgen. Arbeitgeber müssen eine bestimmte Kündigungsfrist einhalten und fristgerecht kündigen.

Gemäß § 622 BGB gilt für die ordentliche Kündigung eines Arbeitsverhältnisses eine Frist von 4 Wochen zum 15. oder zum Monatsende, wenn das Arbeitsverhältnis seit weniger als 2 Jahren besteht. Diese 4-wöchige Kündigungsfrist (28 Tage) gilt sowohl bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber als auch bei einer Eigenkündigung des Arbeitnehmers.

Mit fortschreitender Beschäftigungsdauer verlängert sich die gesetzliche Kündigungsfrist, allerdings nur für den Arbeitgeber:

• Bei einer Beschäftigungsdauer ab 2 Jahren beträgt die Kündigungsfrist einen Monat zum Monatsende.
• Bei einer Beschäftigungsdauer ab 5 Jahren beträgt die Kündigungsfrist 2 Monate zum Monatsende.
• Bei einer Beschäftigungsdauer ab 8 Jahren beträgt die Kündigungsfrist 3 Monate zum Monatsende.
• Bei einer Beschäftigungsdauer ab 10 Jahren beträgt die Kündigungsfrist 4 Monate zum Monatsende.
• Bei einer Beschäftigungsdauer ab 12 Jahren beträgt die Kündigungsfrist 5 Monate zum Monatsende.
• Bei einer Beschäftigungsdauer ab 15 Jahren beträgt die Kündigungsfrist 6 Monate zum Monatsende.
• Bei einer Beschäftigungsdauer ab 20 Jahren beträgt die Kündigungsfrist 7 Monate zum Monatsende.

Wichtig: Die gesetzliche Kündigungsfrist für Arbeitnehmer verlängert sich nicht automatisch. Sie beträgt auch bei einem langjährigen Beschäftigungsverhältnis 4 Wochen zum 15. oder zum Monatsende.

Kündigungsfrist im Arbeitsvertrag

Grundsätzlich ist es erlaubt, im Arbeitsvertrag Kündigungsfristen festzulegen, die von den gesetzlichen Kündigungsfristen abweichen. Somit ist es möglich, im Arbeitsvertrag auch für die Kündigung von Arbeitnehmern Kündigungsfristen zu vereinbaren, die sich mit fortschreitender Betriebszugehörigkeit verlängern (so wie es gesetzlich für den Arbeitgeber vorgesehen ist).

Bei einer arbeitsvertraglichen Regelung der Kündigungsfristen ist Folgendes unbedingt zu beachten:

• Die Kündigungsfrist für Arbeitnehmer darf nicht länger sein als die für Arbeitgeber geltende Frist.
• Die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist darf nicht kürzer sein als die gesetzliche Kündigungsfrist. Die gesetzlichen Kündigungsfristen sind somit als Untergrenze zu betrachten, die nicht unterschritten werden darf.

In folgenden Fällen darf ausnahmsweise eine kürzere als die gesetzliche Kündigungsfrist arbeitsvertraglich vereinbart werden:

• bei Aushilfen, die vorübergehend für maximal 3 Monate eingestellt sind
• in Kleinbetrieben mit nicht mehr als 20 Beschäftigten (Auszubildende nicht mitgerechnet), sofern die Kündigungsfrist 4 Wochen nicht unterschreitet.

Gemäß der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts darf die Kündigungsfrist nicht so bemessen sein, dass der Arbeitnehmer dadurch in seinem beruflichen Fortkommen gehindert wird. Die Vereinbarung von zu langen Kündigungsfristen könnte somit im Nachhinein für unwirksam erklärt werden. Eine feste Obergrenze gibt es diesbezüglich aber nicht.

Kündigungsfrist im Tarifvertrag

Tarifvertraglich dürfen auch kürzere als die gesetzlich vorgeschriebenen Kündigungsfristen vereinbart werden.

Enthalten Arbeits- und Tarifvertrag unterschiedlich lange Fristen, gilt für den Arbeitnehmer immer die für ihn günstigere Frist.

Was ist das Günstigkeitsprinzip bei Kündigungsfristen?

Nach dem sogenannten Günstigkeitsprinzip gilt: Treffen verschiedene Regelungen zur Kündigungsfrist aufeinander, gilt für den Arbeitnehmer stets die günstigere Regelung. Dabei wird davon ausgegangen, dass die längere Frist auch die günstigere ist – dies gilt selbst dann, wenn der Mitarbeiter im Einzelfall eine möglichst kurze Kündigungsfrist wünscht.

Kündigung während der Probezeit

Während einer Probezeit von höchstens 6 Monaten können beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – mit einer verkürzten gesetzlichen Frist von 2 Wochen kündigen.

Für eine Kündigung in der Probezeit ist kein spezieller Kündigungsgrund notwendig.

Ab wann läuft die Kündigungsfrist?

Die Kündigungsfrist beginnt am Tag nach dem Zugang der Kündigung beim Empfänger.

Ein Beispiel: Ein Arbeitgeber wirft das Kündigungsschreiben an einem Sonntag in den Hausbriefkasten seines Mitarbeiters. Dann gilt die Kündigung als am Montag zugegangen, weil nicht davon ausgegangen werden kann, dass der Arbeitnehmer sonntags seinen Briefkasten leert. Somit läuft in diesem Fall ab Dienstag die Kündigungsfrist.

Beispiel für die Berechnung der Kündigungsfrist

Ein Mitarbeiter ist zum 1.1.2016 in das Unternehmen eingetreten. Wegen mangelnder Aufträge muss der Arbeitgeber die Abteilung, in welcher der Mitarbeiter beschäftigt ist, im Jahr 2025 stilllegen. Der Arbeitgeber entschließt sich daher zur betriebsbedingten Kündigung.

Im Arbeitsvertrag wurde darauf verwiesen, dass die gesetzlichen Kündigungsfristen gelten. Weil das Arbeitsverhältnis länger als 8 Jahre, aber weniger als 10 Jahre besteht, muss der Arbeitgeber eine Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Monatsende einhalten.

Will der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis zum 31. Juli 2025 beenden, muss die schriftliche und unterschriebene Kündigung spätestens am 30. April 2025 zugestellt sein. Die Frist beginnt dann am 1.5.2025.

Dabei ist sicherzustellen, dass das Kündigungsschreiben zugestellt ist: Entweder durch persönliche Übergabe an den Betroffenen, der die Zustellung schriftlich bestätigt. Oder durch Briefzustellung, wenn sichergestellt ist, dass der Brief spätestens am 30.4. im Briefkasten des Mitarbeiters liegt.

Wann eine fristlose Kündigung möglich ist

Bei einem schwerwiegenden Verhalten eines Mitarbeiters kommt eine außerordentliche (fristlose) Kündigung in Betracht. Eine fristlose Kündigung setzt voraus, dass die Fortsetzung des Beschäftigungsverhältnisses dem Arbeitgeber wegen des Fehlverhaltens des Mitarbeiters unzumutbar ist.

In einem solchen Fall kann der Arbeitgeber den Beschäftigten kurzfristig entlassen, ohne dass er eine gesetzliche oder vertragliche Kündigungsfrist einhalten muss.

Zu beachten ist aber: Eine fristlose Kündigung ist nur dann wirksam, wenn sie innerhalb von 2 Wochen erfolgt, nachdem der Arbeitgeber von dem Grund oder dem Anlass für die fristlose Kündigung erfahren hat.

Kündigungsschutzklage: Welche Fristen gelten?

Wenn der Arbeitgeber einem Mitarbeiter kündigt und dieser mit der Kündigung nicht einverstanden ist, hat er die Möglichkeit, beim Arbeitsgericht eine Kündigungsschutzklage einzureichen.

Dabei ist die Klagefrist von 3 Wochen zu beachten. Das heißt: Spätestens 3 Wochen nach dem Zugang der Kündigung beim Arbeitnehmer muss die Klage beim zuständigen Arbeitsgericht eingehen. Lässt der Arbeitnehmer diese Frist verstreichen, ist die Klage formal unwirksam und hat keine Chance auf Erfolg – selbst, wenn sie inhaltlich begründet wäre.

Nur in Ausnahmefällen lässt das Gericht eine spätere Klageeinreichung zu.

Was nach der Kündigung zu beachten ist

Ist die Kündigung rechtswirksam, müssen Sie als Arbeitgeber noch sicherstellen:

• Der betroffene Mitarbeiter muss während der Kündigungsfrist seinen noch vorhandenen Urlaub nehmen können. Ist das nicht möglich, müssen Sie mit ihm eine Vereinbarung zur Ausbezahlung des Urlaubs treffen.
• Alle Informationen, die der Mitarbeiter für die Meldung bei der Arbeitsagentur benötigt, müssen Sie ihm rasch zur Verfügung stellen, sodass der Mitarbeiter die Meldefristen einhalten kann.
• Der Mitarbeiter hat ein Recht auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Sorgen Sie dafür, dass dieses Zeugnis erstellt wird und dem Mitarbeiter zugeht.
• Falls angebracht: Unterstützen Sie Ihren Mitarbeiter bei der Arbeitssuche; zum Beispiel durch persönliche Empfehlungen.

Der Arbeitnehmer muss sich nach Zugang der Kündigung bei der Arbeitsagentur melden, wenn er Arbeitslosengeld beantragt. Dazu muss diese Arbeitsbescheinigung vom Arbeitgeber ausgefüllt werden.

Außerdem kann es je nach Kündigungsgrund und Situation im Unternehmen wichtig sein, die verbliebenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu informieren, wie es nun ohne den Kollegen weitergeht. Damit schaffen Sie klare Verhältnisse und vermeiden Irritation, Frustration oder Demotivation in der Belegschaft.