Einarbeitung neuer MitarbeiterWie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter abläuft

Was vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters zu tun ist

Bevor die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter die Stelle antritt, können Sie mit einer guten Vorbereitung Unsicherheiten bei allen Betroffenen abbauen. Sowohl die neuen als auch die bestehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen dann, was auf sie zukommt. Durch gezieltes Onboarding neue Teammitglied kann sich besser auf den neuen Job in Ihrem Team vorbereiten.

Formalitäten zum Antritt der neuen Stelle klären

Die Formalitäten, die vor dem ersten Arbeitstag zu erfüllen sind, regelt meist die Personalabteilung. Dazu gehören:

• Arbeitsvertrag erstellen und unterschreiben
• Informationen zu Dienstwagen und sonstigen Besonderheiten (soweit relevant)
• Stammdaten im HR-System anlegen
• Anmeldungen zu Sozialversicherung (Rentenversicherung, Krankenversicherung)
• Anmeldungen beim Finanzamt
• Informationen oder Übernahmen zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV)
• Mitteilung, was der neue Mitarbeiter außerdem zum Einstieg alles mitbringen muss (gerade Berufsanfänger brauchen hier Unterstützung)

Einarbeitung in der Abteilung vorbereiten

Für alle weiteren Einarbeitungsschritte sind die Abteilungs- und Teamleitung sowie die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen zuständig. Für sie sind die wichtigsten Schritte vor dem ersten Arbeitstag:

• Dem neuen Mitarbeiter vorab die wichtigen Informationen zum Start zusenden.
• Die Kolleginnen und Kollegen informieren, bei denen der neue Mitarbeiter beginnt.
• Den Arbeitsplatz vorbereiten.
• Organisatorische Hilfsmittel vorbereiten.
• Andere Abteilungen informieren.
• Den neuen Mitarbeiter in alle relevanten Dokumentationen einpflegen; zum Beispiel Telefonverzeichnis.
• Ansprechpartner oder Helfer für die Einarbeitung bestimmen.
• Kommunizieren, mit welchen Themen und Aufgaben der neue Mitarbeiter zu Beginn betraut sein wird.

Darüber hinaus kann das Unternehmen schon vor dem ersten Arbeitstag weitere Unterstützung für die zukünftige Kollegin und Kollegen anbieten. Beispielsweise bei der Wohnungssuche oder mit Informationen zum neuen Wohn- und Arbeitsort und mit Gutscheinen für Kultureinrichtungen oder Restaurants. Damit zeigt das Unternehmen seine Wertschätzung und motiviert die neuen Mitarbeiter, indem es sich kümmert.

Was am ersten Arbeitstag zu tun ist

Der erste und der zweite Arbeitstag der neuen Kollegin und des neuen Kollegen sollten sehr genau geplant werden. Die Verantwortung für diese ersten Tage liegt bei der oder dem Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters. Die Führungskraft muss ihn erst einmal „an die Hand nehmen“ und alle wichtigen Stationen gemeinsam mit ihm durchgehen. Falls die Führungskraft an den betreffenden Tagen nicht persönlich anwesend ist, muss sie eine Vertreterin oder einen Vertreter dafür bestimmen.

Am ersten Arbeitstag geht es vor allem darum:

• Für eine angenehme Atmosphäre zum Ankommen sorgen.
• Auf das Gefühl der Unsicherheit bei der neuen Kollegin und beim neuen Kollegen eingehen und das Gefühl wegnehmen.
• Die Arbeitsumgebung zeigen.
• Die anwesenden Kolleginnen und Kollegen vorstellen; zumindest die unmittelbar in der Nähe befindlichen und die, mit denen viel zusammengearbeitet wird.
• Einen gemeinsamen Rundgang durch das Unternehmen machen; es hängt von der Position des neuen Mitarbeiters ab, was dabei im Einzelnen gezeigt und wem die Person vorgestellt wird.
• Eine erste Übersicht geben über die Aufgaben und Tätigkeiten zum Einstieg.
• Erläutern, wie und mit wem es nun weitergeht.

Dabei sollten auch die Kolleginnen und Kollegen mitwirken, die Erfahrung und Know-how besitzen zu allem, was zukünftig wichtig und hilfreich ist. Sie vermitteln (in den nächsten Tagen) nicht nur die fachlichen Aufgaben, sondern erklären auch die Ziele, die Prozesse, das Umfeld und vor allem die Organisationskultur – das sind alle formellen und informellen Regeln, Normen und Werte, die für die künftige Zusammenarbeit wichtig sein können.

Abteilung und Unternehmen vorstellen

Die ersten Stunden des ersten Arbeitstages dienen dem Kennenlernen. Die neue Mitarbeiterin und der neue Mitarbeiter sollen ihren zukünftigen Arbeitsplatz und das Arbeitsumfeld kennenlernen – nicht die Details zu ihren Aufgaben. Sie sollen das Unternehmen kennenlernen, die wichtigsten Einrichtungen, Orte, Techniken und allgemeine Abläufe.

Und sie sollen ihre neuen Kolleginnen und Kollegen kennenlernen: Vorgesetzte, Personen, mit denen sie direkt zusammenarbeiten, eventuell die Mitarbeiter, die ihnen unterstellt sind, und einige Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen, die gegebenenfalls wichtig sind. Das sind beispielsweise: Personalstelle, Empfang, Kantine, Hausmeister, Betriebsrat oder EDV-Abteilung.

Ab dem zweiten Arbeitstag geht es an die Arbeit

Je nachdem, wie viel Zeit dieser Willkommensprozess in Anspruch nimmt, kann bereits am ersten Tag, spätestens am zweiten Tag mit der eigentlichen Arbeit begonnen werden. Die Führungskraft bespricht mit der neuen Mitarbeiterin und dem neuen Mitarbeiter die Stellenbeschreibung, das Aufgabengebiet, die Ziele, die Erwartungen an Leistung und Engagement. Im Einzelnen können das sein:

• Erläuterungen der Aufgaben und Tätigkeiten, die der neue Mitarbeiter (zunächst) übernehmen soll;
• die Ergebnisse, die aus der Arbeit und dem Prozess resultieren sollen;
• Erklärungen zu den Hintergründen, den Prozessen und den Zusammenhängen;
• die Ziele, die das Unternehmen und das Team dabei verfolgen; und die wichtigsten Kennzahlen (Key Performance Indicators), die dabei gemessen werden;
• die dabei eingesetzten Arbeitsmittel, Maschinen, Rechner, Software etc. und deren Funktionsweise.

Dazu vergibt die Führungskraft erste Aufträge. Bei Bedarf werden Schulungen für die relevanten Arbeitsmethoden und Arbeitswerkzeuge durchgeführt. Diese Einarbeitung braucht meist einige Zeit. Sie beginnt mit einer Übersicht, mit einfachen Aufgaben und mit Routinen. Nach und nach wird die Einarbeitung spezieller, detaillierter, komplexer und umfangreicher.

Gerade am Anfang muss in vielen Fällen noch häufiger abgestimmt werden, was zu tun ist, wie dabei vorgegangen wird und warum etwas wichtig ist. Die neue Mitarbeiterin und der neue Mitarbeiter müssen immer die Möglichkeit haben, dass ihre Fragen beantwortet werden. Vorgesetzte müssen öfter Rückmeldung oder Feedback geben, wie sie mit der Arbeit des Mitarbeiters zufrieden sind. Dazu gehören Lob, Verbesserungsvorschläge und auch Kritik.

Spätestens vor dem Ende der Probezeit (sechs Monate) sollten die neue Mitarbeiterin und der neue Mitarbeiter mit allen wesentlichen Aufgaben vertraut sein und diese bewältigen. Denn die oder der Vorgesetzte muss diese Leistung und das Verhalten im Team dann beurteilen – und entscheiden, ob die Beschäftigung nach der Probezeit weitergeht. Das kann nur gelingen, wenn die neue Mitarbeiterin und der neue Mitarbeiter bis dahin ausreichend Unterstützung erhalten. Dafür gibt es unterschiedliche Modelle für die Einarbeitung und Unterstützung.

Modelle für das Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Damit eine neue Mitarbeiterin und ein neuer Mitarbeiter gut eingearbeitet werden, brauchen sie neben Arbeitsplatz und Arbeitswerkzeugen vor allem Informationen. Die Informationen beantworten die W-Fragen: was, wann, wo, mit wem, wie viele, warum, wofür, wie – zu den Aufgaben, zu den Arbeitswerkzeugen, zu den Abläufen und zu den Hintergründen. Die Informationen können auf folgende Art und Weise vermittelt werden:

Ein Kollege oder eine Kollegin kümmert sich

Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin aus dem Team kümmert sich die ersten Tage um den Neuen. Sie zeigt ihm alles, erklärt die Aufgaben, beantwortet die W-Fragen, macht bekannt und vermittelt, was formell und informell alles wichtig ist, woran die Leistung gemessen wird, worauf es bei der Arbeitsqualität ankommt und welche Verfahren angewendet werden.

Mehrere Kolleginnen und Kollegen kümmern sich nach einem detaillierten Plan

Der neue Mitarbeiter muss mit mehreren seiner zukünftigen Kolleginnen und Kollegen sprechen. Deshalb gibt es einen Zeitplan, wer wann den Neuen in seinem Büro aufsucht und welches Thema dabei besprochen wird.

Der neue Mitarbeiter kümmert sich selbst mithilfe eines groben Plans

Der neue Mitarbeiter geht selbst zu seinen Kolleginnen und Kollegen, schaut sich deren Arbeitsplatz an und holt sich die Informationen, die er braucht. Auch dafür gibt es einen Zeitplan mit den jeweiligen Gesprächsthemen.

Mentor oder Pate kümmert sich

Der neue Mitarbeiter bekommt einen Mentor oder Paten an die Seite gestellt, der ihn über einen längeren Zeitraum (zum Beispiel in der Probezeit) begleitet und jederzeit als Ansprechpartner für ihn da ist.

Die Führungskraft kümmert sich

Die Führungskraft selbst arbeitet den neuen Mitarbeiter ein. Das hat den Vorteil, dass die Führungskraft den neuen Mitarbeiter kennenlernt mit seinen Ansichten, Ideen und Arbeitsweisen. Und die Führungskraft setzt sich mit den Aufgaben des Mitarbeiters an sich auseinander, was eine Gelegenheit zur Reflexion und Aufgabenüberprüfung durch die Führungskraft bietet („Sind die Aufgaben überhaupt sinnvoll?“). Außerdem kann sie damit selbst entscheiden, was sie dem neuen Mitarbeiter in welcher Form genau erklärt; in den anderen Fällen ist sie darauf angewiesen, dass dies die bestehenden Kollegen richtig tun.

Informationen rund um die Aufgaben und den Arbeitsplatz zur Verfügung stellen

Die notwendigen Informationen für den gesamten Einarbeitungsprozess erhalten die neue Mitarbeiterin und der neue Mitarbeiter aber nicht nur durch persönliche Ansprechpartner und das Gespräch mit ihnen. Darüber hinaus brauchen sie Unterlagen und Dokumente, insbesondere zu:

• Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Verfahrensanweisungen zu den Aufgaben, die erfüllt werden sollen
• Handbücher oder Kurzanleitungen für spezielle Anwendungsprogramme und andere Werkzeuge, die dabei eingesetzt werden
• Systematik und Regeln des Teams, der Abteilung, des Unternehmens für die Ablage von Daten und Informationen auf einem Datei-Server, in der Cloud, im Aktenschrank oder im Intranet
• Regelungen zum Qualitätsmanagement (QM-Handbuch) und zum Umweltschutz (zum Beispiel Entsorgung von Abfällen)
• Regelungen zum Datenschutz
• Aufbewahrungspflichten von Dokumenten und Geschäftspost
• Pläne wie Einsatzpläne, Lagepläne, Urlaubspläne etc.
• Regelungen im Krankheitsfall, Vertretungsregeln
• Arbeitsvorlagen und Formulare, mit denen gearbeitet wird
• Regeln zur Abrechnung von Reisekosten, Spesen oder Bestellungen
• Regeln zum Verhalten, wenn es brennt (Brandschutzbestimmungen)
• Handbuch zum Arbeitsschutz
• Normen, die beachtet werden müssen: Gesetze, Tarifbestimmungen, Betriebsvereinbarungen, schriftlich formulierte Spielregeln im Team
• Angebote zum Gesundheitsmanagement
• Aushänge mit aktuellen Informationen

Nicht alles braucht der Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz. Er muss nur wissen, wo er diese Informationen bei Bedarf findet; zum Beispiel im Intranet, Abteilungsablage oder Schwarzes Brett. Dazu macht er sich entsprechende Notizen und Vermerke, oder er erhält eine Checkliste.

Wichtige Unterweisung für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Mit dem Onboarding müssen der Arbeitgeber und die Vorgesetzten über einige Sachverhalte und Regelungen besondere Unterweisungen geben. Diese leiten sich aus gesetzlichen Vorgaben oder für das Unternehmen besonders wichtigen Bestimmungen ab. Beispiele sind:

• Unterweisung oder Schulung nach den Bestimmungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG)
• Umgang mit personenbezogenen Daten und den Regelungen zum Datenschutz, Einweisung in die Datenschutzbestimmungen und Datenschutzerklärung
• Bestimmungen zum Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz und Brandschutz; zum Beispiel Anmelde- und Prüfpflichten für elektronische Geräte oder Verhalten im Brandfall
• Hygienevorschriften, soweit sie am Arbeitsplatz wichtig sind; Umgang mit entsprechenden Materialien oder Produkten (Lebensmittel), Verhalten aufgrund von Corona (SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregeln)
• Qualitätsmanagement mit Regeln zur Prüfung von Arbeitsergebnissen, notwendige Messungen und Dokumentationen
• Verhaltensregeln zum Umgang mit Kunden; Anrede, Vereinbarungen, Weiterleitung etc.

Darüber hinaus gelten für viele Branchen besondere Regeln, welche Qualifikationen eine Person mitbringen muss, um bestimmte Aufgaben im Unternehmen zu erfüllen. Das reicht vom Führerschein für Flurförderfahrzeuge bis hin zur IHK-Prüfung für Versicherungsvertreterinnen und Vertreter oder Approbation von Ärztinnen und Ärzten. Diese Qualifikationen und Zertifizierungen müssen bereits vor Arbeitsbeginn vorliegen – und sind meist Einstellungskriterium.

Einarbeitungszeit ist Probezeit

Die Einarbeitung einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters kann je nach Schwierigkeit und Komplexität der Tätigkeit mehrere Monate umfassen, also die gesamte Probezeit (und darüber hinaus). In den ersten sechs Monaten werden neuen Mitarbeitern alle Aufgaben übertragen, die gemäß ihrem Stellenplan relevant sind. So können sie sich in alle Aufgaben einarbeiten und sich mit ihnen vertraut machen, bis sie die Leistungen erbringen, die von ihnen erwartet werden.

Die Führungskraft kann sich ein Bild davon machen, ob die Mitarbeiterin und der Mitarbeiter den fachlichen Anforderungen gewachsen sind, ob sie die erwarteten Leistungen erbringen und wie sie sich dabei gegenüber anderen Kollegen, Vorgesetzten, Kunden oder den ihr unterstellten Mitarbeitern verhalten.

Das Ziel der Einarbeitungsphase ist: Die neue Mitarbeiterin und der neue Mitarbeiter

• erfüllen alle übertragenen Aufgaben und helfen mit, die Team- oder Unternehmensziele zu erreichen;
• wissen, woran die eigene Leistung gemessen wird und worauf es ankommt; sie kennen die Key Performance Indicators.
• bringen das eigene Fachwissen ein und entwickeln es regelmäßig weiter;
• machen Verbesserungsvorschläge und setzen diese um;
• tragen die Werte des Teams mit und achten die gemeinsamen Spielregeln;
• sind engagiert und unterstützen andere bei ihrer Arbeit;
• vertreten konstruktiv und lösungsorientiert die eigene Meinung;
• kehren Fehler und Konflikte nicht unter den Teppich, sondern tragen zu einer konstruktiven Lösung bei;
• werden von den Kollegen innerhalb und außerhalb des Teams respektiert;
• fühlen sich im Team und im Unternehmen wohl.