ZielvereinbarungenWie Sie bei Zielverhandlungen und Zielvereinbarungen vorgehen
Wenig hilfreich: Konflikten bei Zielvereinbarungen aus dem Weg gehen
Manche Führungskräfte machen es sich einfach, wenn es darum geht, Ziele mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auszuhandeln. Sie scheuen den Konflikt und legen die Messlatte niedrig. Ziele sind dann für alle gleich und einfach zu erreichen.
Meistens wird dann aus den Zielvereinbarungen ein Formalismus, den Führungskraft und Mitarbeiter erfüllen und der nur Zeitverschwendung ist. Das trägt nichts zu den Unternehmenszielen oder zur Kompetenzentwicklung bei. Und es motiviert niemanden – schon gar nicht die Leistungsträger im Team.
Wie Sie Ziele für Zielvereinbarungen formulieren
Deshalb sollten die Ziele anspruchsvoll, aber auch realistisch sein. Dann entfalten sie ihre Wirkung: Sie sind Ansporn und Motivation für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wenn zudem nachvollziehbar ist, warum es sich um wichtige und relevante Ziele handelt, tragen sie dazu bei, die übergeordneten Ziele im Unternehmen zu erreichen.
Manchmal werden Ziele in Zielvereinbarungsgesprächen schwammig formuliert, und es wird nicht besprochen und festgelegt, wie geprüft wird, ob das Ziel erreicht ist. Wer das nach einem Jahr versucht, wird schnell Konflikte provozieren. Die Meinungen zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem können weit auseinander liegen.
Besser ist es, klare Messkriterien oder Bedingungen zu benennen, die Auskunft darüber geben, ob oder in welchem Maß ein Ziel erreicht ist. Schwierig wird es, wenn sogenannte qualitative oder „weiche Ziele“ vereinbart werden, die durchaus wichtig und sinnvoll sind. Beispiele für solche Ziele sind: Kundenzufriedenheit steigern oder die Zusammenarbeit mit Kollegen verbessern. Solche Ziele sind nicht einfach messbar.
Gemeinsam können Vorgesetzte und Mitarbeitende überlegen, welche Merkmale oder Kennzahlen hier bei der Messbarkeit helfen. Alternativ können diese Ziele auf einzelne Maßnahmen heruntergebrochen werden, die umgesetzt werden sollen.
Beispiel für eine Zielvereinbarung
Ein Beispiel für die Prüfbarkeit eines allgemein formulierten Ziels ist folgendes:
Ziel: Konzept erstellen für eine Kundenbefragung, Durchführung der Befragung und Präsentation der Ergebnisse.
Ziel ist erreicht, wenn: bis 30.11. ein schriftliches Konzept vorliegt, die Vertriebsleiterin diesem zugestimmt hat, mindestens 100 Kunden befragt und die Ergebnisse dokumentiert sind sowie eine Präsentation darüber vor der Geschäftsleitung und den Vertriebsmitarbeitern stattgefunden hat.
Ziele SMART formulieren
Wie bei allen Zielen ist es auch bei der Formulierung von Mitarbeiterzielen hilfreich, wenn diese nach der sogenannten SMART-Formel vereinbart oder festgelegt werden. Ziele sollen demnach sein:
- spezifisch: die Ziele sind auf die Stelle der betreffenden Person, auf Ihre Aufgaben und Kompetenzen abgestimmt
- messbar: allen Beteiligten ist klar, woran genau erkannt wird, ob das Ziel erreichbar ist
- anspruchsvoll: es bedarf einer Anstrengung, um das vereinbarte Ziel zu erreichen; das gelingt nicht von allein, es kommt auf die Leistungsbereitschaft der betreffenden Person an
- relevant: das Ziel und die Zielerreichung sind auch für das Unternehmen wichtig; sie stehen in Beziehung zu übergeordneten Zielen
- terminiert: es gibt eine Zeitvorgabe, bis wann das Ziel erreicht sein soll
Zielvereinbarungsgespräche führen
Wer als Führungskraft und Vorgesetzter Zielvereinbarungsgespräche durchführen will, gliedert diese am besten in drei Schritte:
- Vorbereitung
- Durchführung
- Überprüfung
Im Einzelnen müssen in diesen drei Schritten folgende Dinge geklärt oder getan werden:
- Strategie und Ziele des Unternehmens, des Bereichs und des Teams
- die Art von Zielen, die vereinbart werden soll
- Dinge, die seit dem letzten Zielgespräch beim betreffenden Mitarbeiter aufgefallen sind (Liste erstellen)
- Vereinbarungen und Leistungsbeurteilungen aus der Vergangenheit
- Informationen und Statistiken, die von Bedeutung sein können (zum Beispiel Verkaufszahlen oder Messwerte für Key Performance Indicators)
- die persönlichen Zielvorstellungen als Führungskraft
- Zielvorgaben der eigenen Vorgesetzten
- Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für die Zielerreichung (zum Beispiel Qualifikationen, Technik, Befugnisse etc.)
- Mitarbeiterin oder Mitarbeiter rechtzeitig zum Zielgespräch einladen und darauf hinweisen, wie sie sich vorbereiten können oder sollten
- bei Bedarf Betriebsrat oder andere Personen informieren
- Räumlichkeit einplanen
- für ein störungsfreies Gespräch sorgen
- ausreichend Zeit einplanen
Zielvereinbarungen sind nur ein Managementinstrument. Sie ersetzen nicht alle anderen. Auch wenn die Ziele klar sind: Führungskräfte sollten sich regelmäßig mit ihren Mitarbeitern austauschen, über ihre Arbeit und ihre Leistung sprechen und ehrliche Rückmeldung geben.
Zielvereinbarungen planen
Klären Sie, ob und wann Sie Zielvereinbarungsgespräche mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern führen wollen oder sollen. Im Allgemeinen ist dies in Betriebsvereinbarungen geregelt oder es gibt entsprechende Vorgaben von der Geschäftsleitung oder Personalabteilung.
Wenn Zielvereinbarungsgespräche geführt werden, können Sie als Führungskraft dazu beitragen, dass diese einen möglichst großen Nutzen für das Unternehmen, für Sie als Führungskraft und für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben.
Stellen Sie folgende Voraussetzungen und Rahmenbedingungen sicher:
- Ziele vereinbaren, die für das Unternehmen und für Ihren Verantwortungsbereich wichtig sind
- Ziele vereinbaren, die auch zu Ihren Zielen beitragen
- Ziele vereinbaren, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren
- klarmachen, welche Ziele vorgegeben werden müssen und welche verhandelt werden können
- Unterstützung bei der Zielerreichung bieten
- Gesprächszeit nutzen, um gegenseitige Erwartungen und Leistungen zu besprechen
Wie Sie solche Zielvereinbarungsgespräche gut vorbereiten und durchführen, ist in der folgenden Vorlage ausführlich beschrieben. Nutzen Sie diese für die Planung Ihrer Zielvereinbarungen.
Zielvereinbarung aus Vorgesetztensicht
In der folgenden Vorlage finden Sie weitere Fragen, die Sie als Vorgesetzte oder Vorgesetzter klären sollten, bevor Sie mit Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter ein Zielvereinbarungsgespräch führen.
Zielvereinbarungen aus Mitarbeitersicht
Als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter sollten Sie sich in gleicher Weise auf das Personal- oder Mitarbeitergespräch vorbereiten wie Ihr Vorgesetzter und Ihre Vorgesetzte. In der folgenden Vorlage finden Sie dazu Fragen, die Sie vorab für und mit sich selbst klären sollten. Dann wissen Sie, was aus Ihrer Sicht im Zielvereinbarungsgespräch behandelt werden sollte und welche Ziele Sie vereinbaren können und wollen.
Zielvereinbarung dokumentieren
Mit dem folgenden Formular halten Sie die mit dem Mitarbeiter vereinbarten Ziele schriftlich fest. Diese Dokumentation ist wichtig, um später (nach einem halben oder einem Jahr) zu prüfen, inwieweit diese Ziele erreicht sind.
Nicht immer ist es sinnvoll, Ziele mit einzelnen Personen zu besprechen und zu vereinbaren. In vielen Bereichen eines Unternehmens kommt es vielmehr auf die gesamte Teamleistung an, weil nur durch gut koordinierte Zusammenarbeit und durch ein kollegiales Verhältnis die relevanten Ziele erreicht werden. Dann sollten Ziele im Team besprochen und vereinbart werden.
Die beste Methode dafür ist die Zielklausur. Wie diese funktioniert, lesen Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.
