Produkthaftung und ProduktsicherheitWie Sie eine Betriebsanleitung schreiben

Was ist der Unterschied zwischen einer Betriebsanleitung und einer Bedienungsanleitung?

In der Praxis werden die Begriffe Betriebsanleitung, Bedienungsanleitung und Gebrauchsanweisung synonym verwendet. Das ist genau genommen nicht korrekt. Die Betriebsanleitung enthält sämtliche Informationen, die zum sicheren sowie bestimmungsgemäßen Betrieb eines Produkts nötig sind.

Die Bedienungsanleitung enthält darüber hinaus Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Bedienkonzepte, um die korrekte Benutzung des Produkts zu erläutern. Eine Gebrauchsanweisung dient demselben Zweck wie die Bedienungsanleitung.

Wer muss eine Betriebsanleitung erstellen?

Das Produktsicherheitsgesetzes (§ 3 Abs. 4 ProdSG) besagt:

Sind bei der Verwendung eines Produkts zur Gewährleistung von Sicherheit und Gesundheit bestimmte Regeln zu beachten, muss eine Gebrauchsanleitung in (deutscher Sprache) mitgeliefert werden.

Wer also ein Produkt zum Kauf anbietet, muss eine aktuelle Gebrauchsanleitung und vor allem Sicherheitshinweise mitliefern. Dies ist auch nach der EU-Produktsicherheitsverordnung 2023/988 notwendig.

Das betrifft den Hersteller genauso wie den Händler, der importierte Produkte anbietet.

Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Betriebsanleitung?

Eine umfassende Betriebsanleitung ist essenzieller Teil der allgemeinen technischen Dokumentation. Sie ermöglicht den sicheren Betrieb von Geräten, Anlagen und Maschinen.

In Deutschland sind Sie als Hersteller verpflichtet, eine vollständige Betriebsanleitung für Ihre Kundinnen und Kunden zur Verfügung zu stellen. Umgekehrt sind Nutzerinnen und Nutzer dazu verpflichtet, die Anleitung zu lesen und Anweisungen umzusetzen sowie Hinweise zu beachten. Nur so kann jede Partei jeweils bei auftretenden Problemen die eigenen Rechte geltend machen.

Durch eine vollständige Betriebsanleitung ermöglichen Sie den korrekten und sachgemäßen Gebrauch Ihrer technischen Produkte.

Eine gute Betriebsanleitung …

• ist leicht verständlich,
• logisch und übersichtlich aufgebaut,
• rechtskonform,
• nutzerfreundlich aufbereitet und
• berücksichtigt alle geltenden Richtlinien, Gesetze und Normen.

Welche Normen und Richtlinien sind wichtig?

Nur wenn Ihr Unternehmen bei der Erstellung der Betriebsanleitung alle für Sie geltenden Normen und Richtlinien einhält, kann eine erfolgreiche Konformitätsbewertung vorgenommen werden. Die Betriebsanleitung wird außerdem für die CE-Kennzeichnung benötigt.

In der Norm DIN EN 82079–1 („Erstellung von Nutzungsinformationen für Produkte“) sind die wichtigsten Anforderungen für eine Betriebsanleitung zusammengefasst.

Welche Normen und Richtlinien zudem beachtet werden müssen, hängt von der Produktart ab. Je nach Beschaffenheit und Zweck sind die folgenden relevant:

• EU-Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit (EU 2023/988)
• Maschinenrichtlinie (für Maschinen, Sicherheitsbauteile …)
• Niederspannungsrichtlinie (für elektrische Geräte, Lasergeräte …)
• IEC/IEEE 82079–1 (allgemeine Nutzungsinformationen)
• ISO 17644 (Medizinprodukte)
• ISO 26511 (Software)

Eine Betriebsanleitung zielgruppengerecht erstellen

Führen Sie eine Zielgruppenanalyse durch, um die Eigenschaften und Erwartungen Ihrer Zielgruppe besser einschätzen zu können. Klären Sie:

• Wie alt sind die Anwenderinnen und Anwender? Ergeben sich daraus besondere Bedürfnisse? (zum Beispiel große Schrift für Senioren, einfache Sprache für Kinder …)
• Müssen soziale oder kulturelle Besonderheiten berücksichtigt werden?
• Auf welchem Wissensstand sind die Nutzerinnen und Nutzer? Kann Vorwissen vorausgesetzt werden? Davon hängt etwa ab, ob Fachbegriffe explizit erklärt werden müssen.
• Wie ist das sprachliche Niveau? Handelt es sich zum Beispiel um Kinder oder Menschen, für die Deutsch eine Fremdsprache ist? Sind die Nutzer Akademiker?
• Müssen besondere Bedingungen während der Benutzung berücksichtigt werden? (zum Beispiel laute, schmutzige oder zugige Umgebung …)
• Zu welchem Zweck nutzt die Zielgruppe die Betriebsanleitung? (zum Nachschlagen, als Schulungsmaterial …)
• Wie ist das erwartungsgemäße Nutzerverhalten? (abzuleiten aus den Erwartungen an das Produkt)

Erstellung der Betriebsanleitung vorbereiten

Wenn Sie die Zielgruppenanalyse durchgeführt haben, unternehmen Sie die folgenden vorbereitenden Schritte:

• Erstellen Sie eine Liste der wichtigen Begriffe (Terminologie), um eine einheitliche, zielgruppengerechte Sprache zu etablieren.
• Legen Sie einen Formulierungsstil fest – je nach Zweck des Textelements: Schritt-für-Schritt-Anleitung, Tipp, Hinweis, Warnung, Zusatzinformation usw.
• Achten Sie bei allen Textarten darauf, dass eine einfache, eindeutige Sprache verwendet wird.
• Bei Bedarf werden Styleguides entwickelt.

• Entscheiden Sie: Werden Grafiken, Fotos und Illustrationen benötigt?
• Wer erstellt diese und welchen qualitativen Ansprüchen müssen sie genügen?
• Wo werden die Illustrationen platziert?
• Legen Sie eine logische, nutzerfreundliche Gliederung fest. Orientieren Sie sich dabei etwa am Lebenszyklus des Produkts.
• Analysieren Sie und entscheiden Sie: Werden Dokumentvarianten der Betriebsanleitung benötigt – gegebenenfalls mit einer anderen Gliederung? Beispiel: Wer eine Maschine bedient, erhält eine andere Anleitung als jemand, der die Maschine instand setzt oder Teile installiert?
• Planen Sie das Vorgehen zur Versionierung und Freigabe der Betriebsanleitung und aller zugehörigen Dokumente.
• Entscheiden Sie: Welche Review-Prozesse wird es geben?
• Legen Sie fest, wer welche Freigabe- und Bearbeitungsrechte erhält.

Wie ist eine Betriebsanleitung aufgebaut?

Typischerweise wird die Betriebsanleitung in eindeutig voneinander getrennte Abschnitte unterteilt:

Einleitender Teil

Die Einleitung beinhaltet mindestens

• den Titel der Anleitung,
• das Inhaltsverzeichnis,
• die Versionsnummer des Dokuments und
• die Kontaktdaten des Herstellers.

In vielen Betriebsanleitungen findet man auch ein Vorwort, das zusätzliche Informationen zum Produkt liefert. Dort erläutern Sie etwa, an welche Zielgruppe sich das Dokument richtet. Im einleitenden Teil können Sie außerdem den Lebenszyklus darstellen.

Sicherheitskapitel

Im Abschnitt zur Sicherheit finden Ihre Kundinnen und Kunden alle Sicherheitshinweise zur Inbetriebnahme und Nutzung des Produkts. Weisen Sie schon ganz am Anfang der Betriebsanleitung darauf hin, dass das Kapitel zur Sicherheit vollständig gelesen und verstanden sein sollte, bevor das Produkt verwendet wird.

Bei Bedarf fügen Sie Informationen hinzu, die als Basis für Sicherheitsunterweisungen im Kundenunternehmen dienen.

Kapitel zur Leistungsbeschreibung

Hier informieren Sie Nutzerinnen und Nutzer über den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Produkts. Sie erläutern die Anforderungen an die Umwelt und geben einen Überblick über die wichtigsten technischen Daten.

Beschreibung des Geräts

Im Abschnitt zur Gerätebeschreibung listen Sie auf, welche Teile im Lieferumfang enthalten sind. Jedes Teil wird kurz vorgestellt und die Funktion erklärt. Optional enthält das Kapitel zur Gerätebeschreibung Informationen zu:

• Lagerung
• Transport
• Verpackung und Versand
• Außerbetriebnahme
• Entsorgung

Tätigkeitsbeschreibung

Dieses Kapitel wird auch „Bedienbeschreibung“ genannt und ist der zentrale Bestandteil einer jeden Anleitung. Sie erklären Bedienelemente, beschreiben Use Cases und leiten Schritt für Schritt durch alle wichtigen Bedienprozesse.

Bei komplexen Produkten enthält dieser Teil der Anleitung außerdem Informationen zu:

• Fehlersuche
• Wartung
• Zusatzelementen
• Schnittstellen

Funktionsweise

Dieser Abschnitt in der Betriebsanleitung ist optional, jedoch je nach Komplexität des Produktes sehr hilfreich. In einigen Fällen müssen Nutzerinnen und Nutzer die Funktionsweise der Anlage, der Maschine oder des Geräts verstehen, um das Produkt sicher und sinnvoll nutzen zu können.

Sie erläutern in diesem Abschnitt die Funktionsweise auf möglichst einfache, verständliche Weise – ohne auf wichtige Details zu verzichten.

Zusätzliche Dokumente

Meistens gehören zur Betriebsanleitung Dokumente, die nicht direkt Teil der Anleitung sind. Hierzu zählen unter anderem:

• Konformitätserklärungen
• Ersatzteillisten
• Elektropläne
• Pneumatikpläne

Diese Liste ist nicht vollständig, sondern nur beispielhaft.

Inhalte für die Betriebsanleitung ordnen und strukturieren

Eine der größten Herausforderungen bei der Erstellung einer Betriebsanleitung ist es, alle benötigten Informationen zu sammeln, um sie dann nachvollziehbar und leicht verständlich in eine Form zu bringen.

Das Ziel: Nutzerinnen und Nutzer sollen den Überblick behalten und alle Informationen oder Hilfestellungen finden, die sofort benötigt werden.

Um zu entscheiden, welche Informationen an welcher Stelle relevant sind, strukturieren Sie diese. Nutzen Sie zum Beispiel Mindmaps, damit Sie Zusammenhänge sofort erkennen und daraus einen logischen Aufbau der Betriebsanleitung ableiten können.

Wenn Sie Ihre Mindmap erstellt haben, übertragen Sie die Inhalts-Elemente in Ihre Betriebsanleitung. Befüllen Sie sukzessiv alle Textsektionen – Kapitel für Kapitel. Gehen Sie am besten chronologisch vor, indem Sie sich am Lebenszyklus des Produkts orientieren.

Alternativ oder ergänzend zur Mindmap-Methode können Sie Information-Mapping anwenden – eine beliebte Methode in der technischen Dokumentation.

Beachten Sie bei der Erstellung folgende Punkte:

• Brechen Sie alle Informationen auf kurze, in sich zusammenhängende Einheiten herunter.
• Analysieren Sie: Umfasst jede Informationseinheit wirklich nur ein Thema?
• Prüfen Sie: Benötige ich das Informations-Element noch an weiteren Stellen? Wenn ja, fügen Sie es an den entsprechenden Stellen hinzu.
• Formulieren Sie Zwischenüberschriften, die den Inhalt und Zweck auf einen Blick erkennbar machen.
  Beispiel: Geht es im Kapitel um die Durchführung notwendiger Softwareupdates, nennen Sie das Kapitel nicht „Software“, sondern treffender „Softwareupdates durchführen“.
• Achten Sie darauf, dass Sie im ganzen Dokument konsistent formulieren, gliedern und formatieren.

Nutzerinnen und Nutzer finden im Dokument sich besser zurecht, wenn Gliederung, Struktur und Aufbau der Kapitel stets gleich und dadurch einfach zu erkennen sind.

Wie Sie die Navigation in der Betriebsanleitung erleichtern

Nutzen Sie gerade bei umfangreichen Dokumenten mindestens eine Navigationshilfe. Wählen Sie zwischen:

• Glossar: alphabetisch geordnete Wortliste mit Erklärungen, vergleichbar mit einem Wörterbuch
• Index: alphabetisch geordnete Liste bestehend aus Namen, Stichwörtern, Produktbestandteilen, Lebenszyklusphasen
  Die Begriffe werden auf alle Seiten referenziert, auf denen sie verwendet wurden. Wichtig: Nehmen Sie auch Synonyme mit auf.

In umfangreichen Anleitungen können Sie zusätzlich zum Glossar einen Index anlegen.

Gestalten Sie die Betriebsanleitung auch optisch so, dass sich Leserinnen und Leser schnell zurechtfinden. Verdeutlichen Sie die Reihenfolge etwa durch Registerkarten oder verschiedene Farben. Arbeiten Sie mit Kontrasten und Schattierungen; nutzen Sie die Fett- und Kursivformatierung.

Inhalte in der Betriebsanleitung grafisch darstellen

Nutzen Sie Screenshots (eher für Software-Anleitungen oder Onlinehilfen), Illustrationen und (seltener) Fotos, wenn nötig. Illustrationen sind zwar aufwendiger zu erstellen, mit ihnen können jedoch Inhalte beliebig abstrahiert werden. Außerdem lässt sich damit jedes noch so kleine Detail zeigen.

Je nach Produkt eignen sich auch Strichzeichnungen, Symbole, Tabellen, Diagramme und Infografiken. Überlegen Sie sich vorher, welchem Zweck das grafische Element dienen soll:

• Sollen Aussagen des Textes unterstützt und verdeutlicht werden?
• Möchten Sie Textabschnitte ersetzen?
• Dient die Grafik zur Ergänzung eines Textes?
• Soll eine chronologische Sequenz oder eine Schrittfolge dargestellt werden?
• Wird eine schematische Darstellung (etwa von einem Bauteil) benötigt?

Je nach Einzelfall benötigen Sie entweder nur eine grobe Darstellung oder eine detaillierte Illustration. Illustrationen müssen je nach Anwendungsfall beschriftet werden.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Illustrationen in sich logisch aufgebaut und sinnvoll in Ihrer Bedienungsanleitung platziert werden. Auch die Illustrations-Sequenz muss logisch aufgebaut sein.

Grafiken in der Betriebsanleitung sinnvoll nutzen

Halten Sie sich beim Einsatz von Grafiken an die folgenden Grundsätze:

• Illustrationen werden so nah wie möglich am zugehörigen Text platziert.
• Nutzen Sie bevorzugt Illustrationen, seltener Fotos; so können Sie einfacher wichtige Details hervorheben und unwichtige Details weglassen.
• Enthalten Illustrationen auch Texte, müssen diese bei international ausgelieferten Produkten genau wie der sonstige Text übersetzt werden; das ist aufwendig und teuer. Gehen Sie daher sparsam mit Text in Illustrationen um.
• Greifen Sie auf erfahrene technische Zeichner oder Grafiker zurück, damit die Illustrationen hochwertig werden.
• Achten Sie auf die Druckerqualität und die Bildschirmauflösung. Empfehlung: Illustrationen sollten mindestens eine Auflösung von 72 dpi aufweisen und für den Druck 300 dpi.
• Jede Grafik erhält eine nummerierte Bildunterschrift, um die Zuordnung und das Verständnis zu erleichtern.