Roadmap entwickelnWie Sie eine Roadmap erstellen und anwenden – Vorgehen im Projekt

Erstmalige Erstellung einer Roadmap

Unternehmen, die noch keine Roadmaps für ihre langfristige Planung haben, müssen diese zunächst erstmalig erstellen. Dazu sollten folgende Schritte durchlaufen werden:

1. Kernteam einrichten
2. Vorgespräche führen
3. Projektteam einrichten
4. Zeit- und Projektplan entwickeln
5. Teammitglieder informieren
6. Workshops durchführen
7. Reviews durchführen
8. Roadmap erstellen
9. Maßnahmen umsetzen

Diese Schritte und die damit verknüpften Aufgaben sollten wie ein Projekt im Unternehmen organisiert werden. Dabei gelten die allgemeinen Regeln und Methoden des Projektmanagements.

Ist eine Roadmap für einen festgelegten Anwendungszweck erstellt, dann sind die Pflege und Fortschreibung der Roadmap und insbesondere die Ableitung von Maßnahmen eine zentrale Aufgabe des Managements, des Business Development und der strategischen Produkt- und Prozessplanung.

Prozessschritte zur Entwicklung einer Roadmap

Diese neun Prozessschritte umfassen die im Folgenden erläuterten Aufgaben und Vorgehensweisen.

1. Schritt: Kernteam festlegen

Ein Kernteam von zwei bis vier Personen aus dem Unternehmen ist verantwortlich für das Roadmapping. Hilfreich ist, wenn diese Personen aus dem Bereich Business Development, Produktmanagement, Produktentwicklung und strategisches Marketing kommen.

2. Schritt: Vorgespräche führen

Zunächst führt dieses Team Vorgespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus unterschiedlichen Fachbereichen im Unternehmen, um ein Konzept für die Vorgehensweise und zur Abgrenzung der Ziele und Fragestellungen zu erreichen. Insbesondere sollen Einschätzungen, Ziele und Pläne ermittelt werden aus den Bereichen: Geschäftsleitung, Marketing, Vertrieb, Produktentwicklung, Konstruktion, Produktion, Service und Qualitätsmanagement.

Damit verschafft sich das Kernteam einen Überblick über Ziele des Managements und der Personen, die am Ende die Erkenntnisse aus der Roadmap nutzen und Maßnahmen umsetzen sollen.

Ergebnis dieser Vorgespräche zwischen Roadmap-Kernteam einerseits und Fachbereichen und Management andererseits ist eine präzise Darstellung dazu, wofür die Roadmap entwickelt werden soll, welche Ziele damit verfolgt werden, welche Handlungsfelder und welche Zeitperspektive betrachtet werden. Damit verknüpft sind Fragestellungen der Fachbereiche, die möglichst beantwortet werden sollen.

3. Schritt: Projektteam einrichten

Anschließend wird das Kernteam um ausgewählte Personen aus den Fachbereichen und – soweit möglich und notwendig – um externe Fachleute zu einem Projektteam erweitert. In diesem Projektteam sollen die notwendigen Kompetenzen gebündelt werden, die es einerseits braucht, um die Methode Roadmapping anzuwenden, und die andererseits notwendig sind, um die fachliche Expertise einzubringen.

Entscheidend für das Projektteam sind demnach das Know-how und die Erfahrungen, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitbringen. Sie können je nach Fragestellung aus den folgenden Unternehmensbereichen kommen:

• Produktentwicklung
• Produktion
• Marketing
• Vertrieb
• Business Development

4. Schritt: Zeit- und Projektplan entwickeln

Wie im Projektmanagement üblich hat das Projektteam eine Projektleiterin oder einen Projektleiter. Diese Person erstellt einen Projektstrukturplan mit den einzelnen Arbeitspaketen und Arbeitsschritten sowie einen Zeit- und Kostenrahmen für das Projekt „Roadmap XY“. Dies wird mit dem Projektteam und auch mit dem Management und der Geschäftsleitung abgestimmt. Diese können einen Lenkungskreis bilden, der das Projekt begleitet und unterstützt.

5. Schritt: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informieren

Für die Vorbereitung und die Steuerung der Arbeit an den Inhalten einer Roadmap ist es hilfreich, weitere Mitarbeitende im Unternehmen zu informieren. Dazu werden Vorlagen erstellt, die Informationen zur Methode des Roadmapping enthalten, Spielregeln für das Erstellen einer Roadmap benennen und insbesondere Erwartungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter formulieren.

Denn die Mitarbeitenden und externe Personen als Experten liefern die zentralen Informationen, die benötigt werden, um eine Roadmap zu entwickeln. Außerdem kann eine gesonderte Informationsbroschüre erstellt werden, mit der externe Personen und Fachleute angesprochen werden, deren Know-how und Erfahrung für die Inhalte der Roadmap notwendig oder hilfreich sind.

Ziel dabei ist, den beteiligten und betroffenen Mitarbeitenden ein Überblickswissen zu verschaffen, das ihnen zeigt, was Roadmaps sind und was damit erreicht werden soll, wie der Prozess zur Erstellung abläuft und welche Inhalte bereits erarbeitet wurden oder noch erarbeitet werden.

Vorteilhaft ist, wenn damit das Bewusstsein und die Einstellung der betroffenen Personen gefördert wird, in langfristigen Perspektiven zu denken und langfristige Visionen zu entwickeln – genau dies ist oft eines der zentralen Probleme; die befragten Personen denken zu klein, zu eng, zu kurzfristig, zu problembezogen – und nicht potenzialbezogen.

6. Schritt: Workshops durchführen

In den anschließenden Workshops und Reviews werden die Inhalte erarbeitet, die dann in die Roadmap einfließen. Die dabei erarbeiteten Inhalte orientieren sich an den zuvor festgelegten Elementen der Roadmap. Das sind:

• Abgrenzung der Handlungsfelder
• Festlegung der Betrachtungsobjekte in den Bereichen Bedarfe, Produkte, Technologien, Prozesse und ihre jeweilige Entwicklung
• Bestimmung des Zeitraums der Vorausschau (Dimension der Zeitachse)

Sie spannen den Rahmen auf, der nun mit möglichst konkreten Inhalten ausgefüllt werden muss. Die dabei relevanten Themen und Einzelaspekte sowie die damit verbundenen Aufgaben können schrittweise bearbeitet werden. Im Allgemeinen wird das Projektteam eine Vorlage erarbeiten, die dann in mehreren Workshops diskutiert, ergänzt und inhaltlich ausgefüllt wird.

In einem ersten Kick-off-Workshop werden zunächst

• die Ziele erarbeitet, die mit einer Roadmap verfolgt werden,
• strategische Pläne und Fragestellungen des Unternehmens insgesamt dargestellt und in einen Zusammenhang mit der Roadmap gebracht,
• daraus die Handlungsfelder abgeleitet, die den inhaltlichen Rahmen der Roadmap bestimmen,
• die zeitliche Dimension festgelegt, für die eine Vorausschau erfolgen soll.

In weiteren Workshops werden dann die Betrachtungsobjekte identifiziert, analysiert und diskutiert. Das umfasst zum einen die Auswahl der Objekte, die möglichen Zusammenhänge und ihre zukünftige Entwicklung. Besonders wichtig ist es abzuschätzen, welche Objekte erst in der Zukunft bedeutsam werden. Was heute noch keine Rolle spielt, wird sonst oft ausgeblendet.

Dafür bieten sich unterschiedliche Methoden an. Beispiele sind: Szenario-Technik, Delphi-Befragungen, strukturierte Experten-Interviews, Patent-Analysen, Publikations-Analysen, Fortschreibungen, Einflussfaktoren-Analyse oder Lead-User-Analysen.

7. Schritt: Reviews durchführen

Die Workshop-Ergebnisse werden in einem Review-Prozess überprüft und gegebenenfalls angepasst oder ergänzt. Dazu prüft zunächst das Projektteam die Ergebnisse auf Plausibilität, offensichtliche Lücken und Verständlichkeit.

Dann prüft das Management (Unternehmensleitung), inwiefern die Ergebnisse zur strategischen Planung passen und welche Zusammenhänge mit laufenden Projekten, Entwicklungen und Aktivitäten bestehen.

Die überarbeiteten Ergebnisse können auch den Mitwirkenden in den Workshops noch einmal zur Prüfung und Ergänzung vorgelegt werden. Schließlich können (weitere) externe Experten für ein Review herangezogen werden.

8. Schritt: Roadmap erstellen

Im vorletzten Schritt werden alle Ergebnisse in Form einer Roadmap als grafische Übersicht aufbereitet. Die Übersicht sollte durch eine schriftliche Dokumentation mit ausführlichen Erläuterungen, Beispielen, Belegen, Zahlen und Daten ergänzt werden.

In der Roadmap können einzelne Schwerpunkte für die zukünftige Unternehmensentwicklung, für das Produktmanagement oder für die Entwicklung neuer Geschäftsbereiche identifiziert, benannt und markiert werden. Sie werden als Entwicklungspfade hervorgehoben – wie in Abbildung 8 beispielhaft dargestellt.

9. Schritt: Maßnahmen aus der Roadmap ableiten

Aus den Entwicklungspfaden und Handlungsschwerpunkten der Roadmap müssen im letzten Schritt Projekte, Aktivitäten und Maßnahmen abgeleitet werden, die das Unternehmen in nächster Zukunft angehen will und angehen muss. Diese können kurzfristiger oder langfristig angelegt sein.

Beispiele für Roadmap-Projekte sind:

• Kurzfristig wird ein Projekt in der Produktentwicklung definiert, um neue Produktmerkmale und Produktfunktionen zu entwickeln und zu testen.
• Für den Einsatz von innovativen Prozesstechnologien werden Machbarkeitsstudien durchgeführt und Benchmarking- oder Vorreiter-Unternehmen identifiziert und analysiert.
• Langfristig werden Forschungsprojekte definiert, um neue Technologien mit Hochschulen oder Forschungseinrichtungen zu entwickeln und anwendbar zu machen.
• In Arbeitskreisen und Gremien wird an der Normung und an der Formulierung von gesetzlichen Bestimmungen mitgewirkt.

Fortschreibung, Pflege und Arbeit mit der Roadmap

Wenn eine Roadmap erstmalig erstellt wurde, muss die Roadmap mit ihren Erläuterungen regelmäßig überprüft, fortgeschrieben, ergänzt oder korrigiert werden. Dazu kann sie

• kontinuierlich gepflegt werden; das heißt, immer wenn relevante Änderungen erkennbar sind, werden diese in die Roadmap eingestellt
• zyklisch überarbeitet werden; das heißt, zu festen Terminen (halbjährlich, jährlich) erfolgt ein Review-Prozess, um die Roadmap auf den aktuellen Stand zu bringen

In der Praxis bedeutet dies, dass die oben genannten Schritte zur Analyse der Betrachtungsobjekte, der Zusammenhänge und ihre Fortschreibung immer wieder durchgeführt werden. Die entsprechenden Inhalte der Roadmap werden überprüft und aktualisiert. Die Zeitachse wird um den entsprechenden Wert verlängert, sodass sich ein „rollierendes Roadmapping“ ergibt.

Wichtig dabei ist, aus den jeweiligen Ergebnissen aus der Roadmap einen entsprechenden Maßnahmen- oder Aktivitätenplan abzuleiten, der mögliche Projekte, Aktionen und Maßnahmen im Unternehmen beschreibt. So fließen die Erkenntnisse und Ergebnisse aus dem Roadmapping unmittelbar in das Unternehmensgeschehen und in die Unternehmensplanung und andere Fachplanungen ein.

Entsprechende strategische Aktivitäten, die aus der Roadmap abgeleitet werden, können sein:

• Anpassung der strategischen Planung: neue Technologien, neue Märkte, Mergers and Acquisitions, Kooperationen, neue strategische Stoßrichtungen;
• Anpassung der Produktentwicklung: neue Produkte werden konzipiert, Lebenszyklen werden angepasst; Kooperation mit Forschungseinrichtungen werden angestoßen;
• Anpassung der Produktionsplanung: neue Verfahren, veränderte Prozesse;
• Anpassung Marketing und Vertrieb: spezielle Marketingpläne, Preismodelle, Distributionskanäle, Kommunikationsinstrumente.

So ist eine Roadmap schließlich der strategische und langfristige Rahmen für die gesamte Unternehmensplanung und Unternehmensentwicklung. Sie liefert wertvolle Inputs für die einzelnen Fachbereiche und – besonders wichtig – richtet deren Aktivitäten und Projekte auf ein gemeinsames Ziel und gemeinsame Visionen aus.