MitarbeiterbindungWissen ausscheidender Mitarbeiter sichern

Wissen der Mitarbeiter regelmäßig festhalten

Auch wenn Sie viele Maßnahmen ergreifen, um wichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden, so lässt sich doch nicht immer verhindern, dass einzelne Beschäftigte einen Jobwechsel planen. Damit sind für Ihr Unternehmen Kosten und Aufwand verbunden. Aber wenn die Trennung gut geplant und durchgeführt wird, lassen sich weitere negative Folgen vermeiden, wenn ein Mitarbeiter Ihr Team verlässt.

Voraussetzung dafür ist, dass Sie so viel wie möglich vom Wissen, vom Know-how und von der Erfahrung des Mitarbeiters sichern, bewahren und an die verbleibenden oder an neue Mitarbeitende weitergeben.

Unternehmen erhalten das Wissen ausscheidender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn sie präventiv vorgehen. Dazu können sie folgende Instrumente aus dem Wissensmanagement nutzen:

• regelmäßige Debriefings, also Berichte zu Erfahrungen und neuen Erkenntnissen
• systematische Erfahrungsberichte zu abgeschlossenen Projekten
• virtuelle Communitys oder Foren, in denen Experten des Unternehmens wichtiges Wissen kommunizieren und teilen
• Wikis und Abteilungshandbücher, in denen die Experten ihr Wissen und ihre Erfahrungen festhalten

In jedem Fall sollten Sie rechtzeitig vor dem letzten Arbeitstag des betreffenden Mitarbeiters ein Abschlussgespräch führen.

Abschlussgespräch oder Übergabegespräch führen

Im Abschlussgespräch oder Übergabegespräch sollen alle Informationen zusammengestellt werden, die beschreiben, wie und warum der Mitarbeiter seine Aufgaben in einer bestimmten Art und Weise erfolgreich erledigt. Außerdem besprechen Sie und halten fest, was er an Wissen und Erfahrungen gesammelt hat.

Das muss insbesondere für Nachfolgende und Kollegen angemessen dokumentiert werden. Diese Vorgehensweise wird auch unter dem sogenannten Experten-Debriefing zusammengefasst. Dabei sollten diese Aspekte besonders berücksichtigt werden:

• Es ist Aufgabe des Vorgesetzten, für Übergabe und Dokumentation des Wissens und der Erfahrungen des Mitarbeiters zu sorgen.
• Das Debriefing sollte rechtzeitig vorbereitet und durchgeführt werden. Sobald bekannt ist, dass der Mitarbeiter seine Abteilung oder das Unternehmen verlässt, sollte die Übergabe geplant werden.
• Für die Durchführung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Wie viel Zeit im Einzelnen benötigt wird, hängt vom Aufgabenspektrum des Mitarbeiters und von der Größe seines Erfahrungsschatzes ab.
• Die Übergabe sollte systematisch, mithilfe von Checklisten oder Fragelisten, erfolgen: Es müssen fachbezogene und aufgabenbezogene Themen besprochen, die richtigen Fragen gestellt und alle Informationen dokumentiert werden.

Kündigungsgespräch oder Trennungsgespräch

Manchmal trennen sich Unternehmen und Mitarbeiter im Unfrieden. Entweder das Unternehmen will dem Mitarbeiter kündigen oder der Mitarbeiter ist mit seiner Situation im Unternehmen besonders unzufrieden.

Auch in einer solchen konfliktträchtigen Situation sollte die Trennung vonseiten des Unternehmens fair gestaltet werden; unter anderem, weil die im Unternehmen zurückbleibenden Beschäftigten von der Kündigungen ihrer Kollegen betroffen sind und so erfahren, wie Unternehmen mit ihren Angestellten umgehen. Dies ist ebenfalls ein wichtiger Faktor für die Bindung und Loyalität der verbleibenden Mitarbeiter.

Professionelles Trennungsmanagement, die Umsetzung einer beschlossenen Kündigung, bedeutet:

• bei der Kommunikation der Kündigung und beim Ausscheiden das Selbstwertgefühl des zu kündigenden Mitarbeiters zu wahren,
• die verbleibenden Mitarbeiter nicht unnötig zu demotivieren und
• einen möglichen Schaden für die Firma abzuwenden.

Trennungskultur etablieren

Ein professionelles Trennungsmanagement setzt eine sorgfältige Vorbereitung voraus, die Unternehmen am besten mit einer Trennungskultur gelingt. Dazu eignen sich folgende Fragen:

• Nach welchen Kriterien wird entschieden, wer entlassen wird?
• Zu welchem Zeitpunkt erfolgt die Kündigung?
• Wann und wie wird die Kündigung ausgesprochen?
• Wer führt die Kündigungs- und Trennungsgespräche?
• Wie werden die verbleibenden Mitarbeitenden über die Kündigungen informiert?
• Wie werden sie gegenüber den zu kündigenden und den verbleibenden Mitarbeitenden begründet?
• Wie wird der Trennungsprozess gestaltet?

Trennungsgespräch vorbereiten

Im Rahmen der Vorbereitung des Trennungsgesprächs schauen Sie in die Personalakte des Mitarbeiters. Außerdem erfolgt eine Rücksprache des Falls mit der Personalabteilung und gegebenenfalls mit dem Betriebsrat.

Bedenken Sie im Vorfeld des Kündigungsgesprächs auch die zu erwartenden Reaktionen und Anliegen des Gekündigten. Wie gehen Sie vor, wenn es zu besonderen Emotionen oder Angriffen kommt?

Es sollte eine interne Absprache über vertragliche Regelungen, Trennungskonditionen und Aspekte der finanziellen und materiellen Absicherung erfolgen.

Für den Trennungsprozess zu beachten

Der oder die unmittelbare Vorgesetzte sollte die betroffene Person über die Kündigung unter vier Augen informieren und dabei nach einer kurzen Einleitung zur Sache kommen. Es gilt, Verständnis für die Emotionen der betroffenen Person zu zeigen und trotzdem klar hinter der Entscheidung „Kündigung“ zu stehen.

Die Begründung der Kündigung sollte gut überlegt und sprachlich nicht verletzend sein. Die Erklärung sollte nicht zur Diskussion stehen. Wichtig ist, die Zeit bis zum Ausscheiden zu regeln. Oft ist eine bezahlte Freistellung für beide Seiten die beste Lösung.