ABC-AnalyseDie XYZ-Analyse im Zusammenspiel mit der ABC-Analyse
Was ist eine XYZ-Analyse?
Die XYZ-Analyse ist eine betriebswirtschaftliche Methode zur Einteilung von Objekten in drei Klassen oder Kategorien: X, Y oder Z. Die Objekte werden für die Einteilung nach der Planbarkeit oder Vorhersagegenauigkeit in Bezug auf eine festgelegte Kenngröße bewertet und einer der drei Klassen zugeordnet.
Meist wird die XYZ-Analyse im Rahmen der Materialwirtschaft eingesetzt. Die relevante Kenngröße ist dann der Bedarf oder Verbrauch an einem Material, Teil oder Produkt.
Wozu benötigt man die XYZ-Analyse?
Für die Beschaffung von Produkten, die Planung von Produktionsmengen und für andere logistische Fragestellungen wird die ABC-Analyse oft mit der XYZ-Analyse verknüpft. Während es bei der ABC-Analyse vor allem um Wert und Bedeutung von Kunden, Produkten, Lieferanten oder Einkaufsteilen geht, wird mit der XYZ-Analyse deren Planbarkeit und die Möglichkeit für Prognosen analysiert.
Die XYZ-Analyse hilft bei Prognosen zu:
- Wie viele Produkte werden pro Monat oder Kalenderwoche verkauft?
- Wie viel wird von einem Material oder Zukaufteil pro Monat oder Kalenderwoche benötigt?
- Wie viel bestellt ein Kunde pro Monat oder Kalenderwoche?
Für die Planung von Lagerbestand, Einkauf oder Produktion wäre eine genaue Vorhersehbarkeit und Zuverlässigkeit der Bestellungen oder Bedarfe wünschenswert. In der Praxis ist das aber oft nicht möglich. Viele Ereignisse sind zufällig und treten im Verlauf eines Jahres mal mehr, mal weniger ein; es handelt sich um sogenannte stochastische Prozesse.
Typisch sind Sonderprodukte, die nur gelegentlich von Kunden gekauft werden, oder saisonale Produkte, die nur zu bestimmten Jahreszeiten oder im Zusammenhang mit besonderen Ereignissen verkauft werden.
Deshalb werden die Produkte, Einkaufteile oder Kunden danach unterschieden, wie planbar oder unplanbar sie sind – um sie dann unterschiedlich zu managen. Dazu wird im Anschluss an die ABC-Analyse eine XYZ-Analyse durchgeführt, indem die Ereignisse und Prozesse einer X-, Y- oder Z-Klasse zugeordnet werden.
Datenströme als stochastische Prozesse
Mit der XYZ-Analyse werden nicht nur materielle und greifbare Güter betrachtet, auch Datenströme unterliegen zufälligen Ereignissen. Beispiele dafür sind Besucherzugriffe auf den Firmen-Webserver und Datenabrufe durch Mitarbeitende aus dem Homeoffice.
Die XYZ-Klassen und die Vorhersage
Die mit der XYZ-Analyse betrachteten Objekte, also Rohstoffe, Materialien, Teile oder Produkte werden nach der Vorhersagegenauigkeit und nach der Planbarkeit des Bedarfs in folgende Klassen eingeteilt:
- X: relativ gleichförmige, geringe Schwankungen beim Verbrauch, hohe Vorhersagegenauigkeit, prognostizierbar, planbar
- Y: unbeständig, fallender oder steigender Trend (Saisongeschäft), mittlere Vorhersagegenauigkeit, bedingt planbar
- Z: absolut unregelmäßig, niedrige Vorhersagegenauigkeit, schlecht planbar, keine Prognosen möglich
Damit die Zuordnung eindeutig erfolgen kann, wird als Kenngröße der Bedarf oder Verbrauch pro Monat, Kalenderwoche oder einer anderen Periode betrachtet und der Variationskoeffizient berechnet. Welche Periodenlänge betrachtet wird, hängt von der Verfügbarkeit der Daten und von der gewünschten Prognosegenauigkeit ab.
Variationskoeffizient für die Einteilung in die XYZ-Klassen
Der Variationskoeffizient für die Kenngröße Bedarf oder Verbrauch eines Objekts wird berechnet aus dem durchschnittlichen Verbrauch in einem betrachteten Zeitraum (zum Beispiel ein Jahr) und der Varianz des Verbrauchs in diesem Zeitraum. Die Berechnung erfolgt mit folgender Formel:
Je nach Objekt und Verbrauch für die unterschiedlichen Objekte werden unterschiedliche Klassengrenzen festgelegt. Orientierungswerte sind:
- X-Objekte: Variationskoeffizient zwischen 0 % und 25 %
- Y-Objekte: Variationskoeffizient zwischen 25 % und 50 %
- Z-Objekte: Variationskoeffizient größer als 50 %
Beispiel für die XYZ-Analyse
Ein Unternehmen verkauft Ersatzteile und Zubehör für Fahrräder an Fachhändler vor Ort. Das Produktspektrum reicht von Fahrradschläuchen unterschiedlichster Größen bis hin zu Fahrradkleidung. Eine zentrale Fragestellung von hoher wirtschaftlicher Bedeutung ist: Welche Artikel sollen nach welcher Bestellpolitik bestellt und in welchen Mengen gelagert werden?
Um diese Frage besser beantworten zu können, analysiert das Unternehmen die Bestellungen der einzelnen Artikel für das vergangene Jahr. Es ermittelt die Anzahl der jeweils bestellten Artikel pro Monat und erhält das folgende Ergebnis:
Daraus werden als Kenngrößen für den einzelnen Artikel berechnet:
- Summe des Verbrauchs im Gesamtjahr
- Mittelwert des Verbrauchs (Durchschnittsverbrauch) pro Monat
- Standardabweichung des Verbrauchs
- Variationskoeffizient
Der Variationskoeffizient ist entscheidend für die Einteilung in die Klassen X, Y oder Z. Bei einem Variationskoeffizienten kleiner oder gleich 25 % wird der Artikel der X-Klasse zugeordnet. Bei einem Variationskoeffizienten größer 50 % wird er der Z-Klasse zugeordnet. Liegt der Variationskoeffizient dazwischen, fällt der Artikel in die Y-Klasse. Daraus ergibt sich folgendes Ergebnis:
Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis in Form eines Diagramms, das den Zusammenhang herstellt zwischen der Anzahl der Produkte in einer Klasse und dem Anteil der Produkte je Klasse am Gesamtverbrauch.
Es wird unter anderem sichtbar: 30 Prozent der Artikel sind Z-Artikel, deren Bedarf nicht planbar ist; sie machen aber nur gut 2 Prozent des gesamten Verbrauchs aus. Vielleicht handelt es sich bei diesen Artikeln um besonders hochwertige Produkte mit hohem Deckungsbeitrag, die für das Unternehmen wichtig und wertvoll sind.
Solche Erkenntnisse gewinnen Sie, wenn Sie die XYZ-Analyse mit der ABC-Analyse kombinieren.
Mögliche Handlungsoptionen auf der Grundlage der ABC- und XYZ-Analyse
Aus den Ergebnissen der ABC-/XYZ-Analyse und der Kategorisierung der Objekte lassen sich unterschiedliche Strategien für deren Planung ableiten. Wenn es beispielsweise um die Beschaffung und die Zusammenarbeit mit Lieferanten geht, können Beschaffungsstrategien und Formen der Zusammenarbeit mit Lieferanten praktikabel und wirtschaftlich sein, wie sie in der folgenden Abbildung dargestellt sind.
Beispiele für unterschiedliche Beschaffungsstrategien nach der XYZ-Analyse
Beispiele für unterschiedliche Beschaffungsstrategien und Formen der Zusammenarbeit mit Lieferanten sind:
Feld A-X
Hier arbeiten Sie mit ein bis drei Lieferanten eng und langfristig zusammen. Dabei kommt es auf die enge logistische Abstimmung (zum Beispiel Just-in-Time-, Just-in-Sequence- oder produktionssynchrone Lieferung) an. Die Prozesse beim Lieferanten und bei Ihnen werden eng aufeinander abgestimmt. Die Produkte werden optimiert bezüglich Qualität und Preis.
Feld B-Z
Hier brauchen Sie mehrere Lieferanten, die schnell und flexibel sind, wenn Sie Produkte bei ihnen bestellen. Sie bestellen die Einkaufteile nur bei Bedarf oder steuern die Bestellung nach Kanban-Prinzipien. Die Lieferanten sollten durch ihre Planungs- und Produktionsverfahren oder durch ihre Lagerpolitik in der Lage sein, Ihren Bedarf in kurzer Zeit zu decken.
Feld C-X
Hier arbeiten Sie mit einem Lieferanten zusammen, bei dem Sie insbesondere auf Liefermengen und Preise achten. Bei Bedarf können Sie einen eigenen Lagerbestand führen, um Lieferengpässe zu vermeiden. Sie bestellen verbrauchsorientiert und füllen zu festgelegten Bestellpunkten Ihr Lager auf. Vordringlich ist hier, die Kosten für das gekaufte Produkt und für die Abwicklung zu minimieren.
Wenn Sie alle Produkte und Dienstleistungen, die Sie selbst anbieten oder von Lieferanten beschaffen, mithilfe der ABC-/XYZ-Analyse betrachten und bewerten, können Sie die optimale Strategie für Beschaffung, Lagerhaltung und Disposition festlegen. So lässt sich Kapitalbindung minimieren und das Working Capital Management optimieren.
XYZ-Analyse durchführen
Prüfen Sie, für welche Objekte Ihres Unternehmens Sie eine XYZ-Analyse durchführen wollen. Betrachten Sie dabei den Verbrauch oder Bedarf an den einzelnen Objekten wie Einkaufteile, Artikel, Teile oder Produkte und ermitteln Sie jeweils den Verbrauchskoeffizienten.
Beachten Sie: Die Einordnung in die XYZ-Klassen bringt nur dann eine Erkenntnis, wenn sich der Verbrauchskoeffizient zwischen den Artikeln erheblich unterscheidet. Die Analyse ist dann hilfreich, wenn Sie sowohl Objekte haben, die einen konstanten Verbrauch haben und dieser weitgehend planbar ist, als auch Objekte, deren Verbrauch sich nicht planen lässt.
Außerdem benötigen Sie ausreichend viele und zuverlässige Daten zur gewählten Kenngröße aus der Vergangenheit, sodass Sie Mittelwert, Standardabweichung und Variationskoeffizient berechnen können.
Klären Sie dann:
- Welche Objekte wollen Sie analysieren?
- Inwiefern ist der Verbrauch oder Bedarf ein relevanter Planungsparameter?
- Wie und wo können Sie die Daten für Verbrauch und Bedarf erfassen?
- Über welchen Zeitraum können Sie diese Daten erfassen?
- Welches Zeitraster wählen Sie?
- Lassen sich für diesen Zeitraum und das Zeitraster ausreichend viele Daten ermitteln, sodass Mittelwert (Durchschnitt) und Standardabweichung zuverlässig berechnet werden können?
- Welche Werte für den Variationskoeffizienten sind sinnvolle Klassengrenzen?
Nutzen Sie für die Auswertung der Daten die folgenden Vorlagen.
Handlungsoptionen und Maßnahmen aus der XYZ-Analyse ableiten
Verbinden Sie Ihre XYZ-Analyse mit der ABC-Analyse der entsprechenden Objekte. Leiten Sie daraus geeignete Strategien ab – je nach Anwendungsbereich und Thema. Leiten Sie beispielsweise unterschiedliche Beschaffungsstrategien und Konzepte für die Lagerhaltung, für die Materialwirtschaft und für die Produktion ab.
Mit der folgenden Vorlage können Sie den Wert eines Objekts, gemessen am kumulierten Umsatz, mit der Menge und der Bedarfs- oder Verbrauchsschwankung in Beziehung setzen. In einem Diagramm können Sie die Unterschiede zwischen den einzelnen Objekten gut erkennen.
Mit der Vorlage können zudem die einzelnen Objekte anhand eines weiteren Kriteriums bewerten und diese Bewertung im Diagramm als Farbe für das jeweilige Objekt sichtbar machen.
Prüfen Sie auf der Grundlage der Datenanalyse:
- Was zeigen die Ergebnisse?
- Welche Schlussfolgerungen, Strategien und Handlungsmöglichkeiten lassen sich daraus ableiten?
