BudgetplanungDie Methode Zero Based Budgeting

Merkmale der guten Budgetplanung

Da viele Unternehmen die besonderen Probleme mit der traditionellen Budgetplanung erkannt haben, machten sie sich auf die Suche nach Alternativen. Die Ziele dabei sind:

• Die Planung muss flexibler sein, mit weniger Details. Stattdessen sollten schnelle Änderungen einfach und ohne großen Aufwand möglich sein, wenn sich neue Sachverhalte einstellen, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern oder anders agiert werden soll.
• Budgets sollten nicht deshalb ausgeschöpft und die Gelder ausgegeben werden, weil sie da sind. Vielmehr sollte nur das ausgegeben werden, was wirklich benötigt wird. Dazu muss der Zielbezug klar sichtbar sein, und der Aktivitätenplan muss überzeugen.

Um diese Ziele zu erreichen, wurden Prozesse und Methoden der traditionellen Budgetplanung angepasst oder ganz über den Haufen geworfen.

Vom Budgetplan zu Beyond Budgeting

Unter dem Begriff „Beyond Budgeting“ wird eine ganz andere Kultur der Unternehmens- und Budgetplanung propagiert. Letztlich sollen durch eine Dezentralisierung und eine weitgehende Autonomie der Bereiche Budgets völlig überflüssig werden.

Die Vertreter dieser Budget-Philosophie führen dazu eine Reihe von Methoden und Werkzeugen an, die vor allem die Eigenverantwortung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der Teams und der einzelnen Bereiche in den Vordergrund stellen. Dazu gehören Wertorientierung, Benchmarking, Balanced Scorecard, Prozessorientierung, Kundenorientierung und rollierende Planung.

Vor diesem Hintergrund haben seit geraumer Zeit andere Konzepte und Methoden der Budgetplanung an Bedeutung gewonnen. Eine alternative Möglichkeit der Budgetierung ist das Zero Based Budgeting.

Was ist Zero Based Budgeting?

Nach der Methode Zero Based Budgeting werden Budgets vom letzten Jahr nicht fortgeschrieben, sondern jedes Mal neu erarbeitet. Ausgangspunkt ist das „Null-Budget“. Es wird davon ausgegangen, dass ein Bereich keine Ressourcen (Geld) benötigt.

Um nun doch ein Budget zu erhalten, muss der Bereich genau erläutern, welche Aktivitäten und Maßnahmen er durchführen will und durchführen muss, um zu den Unternehmenszielen und den relevanten Strategien beizutragen. In diesem Fall wird auch vom sogenannten „Activity Based Budgeting“ gesprochen.

Grundprinzipien des Zero Based Budgeting

• Start bei Null: Jede Abteilung oder jeder Geschäftsbereich beginnt mit einem „leeren Blatt“, und alle Ausgaben müssen von Grund auf gerechtfertigt werden.
• Zielorientierung: Eine Liste mit Aktivitäten und Projekten muss erstellt werden, die erläutert, welche Ziele des Unternehmens damit verfolgt werden.
• Ausgabenzuweisung nach Zielbeitrag: Ressourcen werden auf die Aktivitäten oder Projekte verteilt, die den größten Nutzen bringen.
• Fokus auf Effizienz: Das Erkennen und Eliminieren von unnötigen oder nicht leistungsfördernden Ausgaben steht im Vordergrund; unnötige Budgets werden eingespart.

Einsatzgebiete und Anwendungsbeispiele

Zero Based Budgeting wird in Unternehmen eingesetzt, um die eigene Leistung zu maximieren und unnötige Kosten zu vermeiden. Ein Start-up könnte die Methode zum Beispiel nutzen, um nur in Projekte zu investieren, die direkt zum Umsatzwachstum und zur Skalierung des Geschäftsmodells beitragen.

Außerdem spielt die Methode in der öffentlichen Verwaltung eine Rolle: Dort wird Zero Based Budgeting angewandt, um Budgets transparent zu gestalten und öffentliche Mittel bestmöglich zu nutzen. Eine Behörde könnte zum Beispiel mithilfe von Zero Based Budgeting entscheiden, welche Förderprogramme basierend auf aktuellen Bedürfnissen finanziert oder gekürzt werden.

Auch Non-Profit-Organisationen verwenden Zero Based Budgeting, um sicherzustellen, dass die verfügbaren Mittel optimal eingesetzt werden, um ihre Mission zu erfüllen.

Was müssen die Stellen leisten, die ein Budget beantragen?

Jeder Unternehmensbereich muss nach der Methode des Zero Based Budgeting Folgendes leisten:

• Zielbezug herstellen
• Maßnahmen erarbeiten und beschreiben (Aktionspläne)
• daraus den Ressourcenbedarf ableiten und aufzeigen
• Alternativen dazu vorstellen
• Prioritäten vergeben
• Begründungen für die Wichtigkeit liefern
• aufzeigen, was passieren würde, wenn die Maßnahmen nicht durchgeführt werden
• die mit den Maßnahmen verbundenen Kosten oder Auszahlungen aufzeigen
• die Kosten mit den Leistungen verknüpfen

Das Ergebnis dieser Tätigkeit sind „Entscheidungspakete“, von denen der Entscheider diejenigen auswählt und freigibt, die ihm richtig und zielführend erscheinen. Erst dann weist er dem Bereich für die vorgeschlagenen Maßnahmen das jeweils notwendige Budget zu.

Stärken und Schwächen von Zero Based Budgeting

Wenn die Bereiche sich regelmäßig mit ihren Aktivitäten befassen und diese planen, können sie auch immer wieder ihre Budgets planen und überwachen. So erfolgt eine rollierende Planung. Eine Erweiterung des Gesamtbudgets ist jederzeit möglich und bedeutet nicht, dass neu zugeordnet werden muss.

Allerdings haben die Abteilungen damit auch einen höheren Aufwand. Die Mitarbeitenden sind skeptisch und manchmal frustriert, wenn sie nun immer wieder neu ihren Budgetbedarf nachweisen und begründen müssen.

Schritte zur Implementierung von Zero Based Budgeting

Die folgenden Schritte gewährleisten eine strukturierte und transparente Umsetzung von Zero Based Budgeting, indem jeder Bereich von Grund auf neu bewertet und an den strategischen Unternehmenszielen ausgerichtet wird.

1. Vorbereitung und Schulung
   Durchführung von Mitarbeiterschulungen zur Einführung und Anwendung des Zero-Based-Budgeting-Prozesses, um ein gemeinsames Verständnis und die erforderlichen Kompetenzen zu gewährleisten.
2. Festlegung von Zielen und Prioritäten
   Definition der strategischen Ziele und Prioritäten des Unternehmens oder der Organisation, die als Leitlinie für den Budgetierungsprozess dienen.
3. Datenerfassung und Analyse
   Sammlung relevanter Daten und Kennzahlen zur Unterstützung der Analyse und Entscheidungsfindung im Rahmen der Budgetplanung.
4. Entwicklung von Entscheidungseinheiten
   Detaillierte Aufschlüsselung von Ausgabenbereichen und Aktivitäten in klar definierte Entscheidungseinheiten, um eine präzise Priorisierung und Allokation der Ressourcen zu ermöglichen.
5. Bewertung und Implementierung
   Bewertung der Entscheidungseinheiten und Priorisierungen sowie schrittweise Realisierung des genehmigten Budgets, um die festgelegten Ziele zu erreichen.

Diese Schritte gewährleisten eine strukturierte und transparente Umsetzung von Zero Based Budgeting, indem jeder Bereich von Grund auf neu bewertet und an den strategischen Unternehmenszielen ausgerichtet wird.