Führungsmethode für Komplexität, Agilität und VeränderungZiele aus der Zielklausur für Projektplanung nutzen
Ziele mit Projekten und Aufgaben verknüpfen
Ziele ohne Umsetzungsplanung sind unverbindliche Wünsche. Deshalb müssen Zielklausuren immer nachbereitet werden. Dazu wird zuerst noch einmal das SMART-formulierte Ziel überprüft:
- Ist das Ziel wirklich entsprechend den SMART-Regeln formuliert?
- Beschreibt es das, was wirklich erreicht werden soll, also ein konkretes Ergebnis?
- Enthält das Ziel einen klar definierten Termin, an dem das Ziel erreicht sein soll?
Aus dem so beschriebenen, gewünschten Ergebnis werden im Rahmen der Nachbereitung Projekte, Maßnahmen oder Aufgaben abgeleitet, die dazu führen sollen, das Ziel zu erreichen.
Der Moderator der Zielklausur sendet nach der Zielklausur jedem Teilnehmenden die ihm zugeordneten Ziele aus dem Zielerfassungsblatt, wie es in der Klausur erstellt wurde.
Projekte planen
Fast immer können die in der Zielklausur festgelegten Ziele und Big Points nur erreicht werden, wenn dazu geeignete Maßnahmen in Form eines Projekts umgesetzt werden. Deshalb muss ein Projektplan erstellt werden.
Ein fundiert erstellter Projektplan kostet Zeit, spart aber sehr viel mehr Zeit, Arbeit und Ärger im Prozess der Zielerreichung. Es lohnt sich also gerade bei den Big Points die notwendige Planungszeit zu investieren.
Das „Mehr-Augen-Prinzip“ ist hier hilfreich. Zusammen mit kompetenten Gesprächspartnern können
- alle notwendigen Maßnahmen ermittelt und vom Ablauf her geordnet werden,
- alternative Maßnahmen diskutiert werden, die erfolgversprechender sein könnten,
- der Zeitbedarf und die Voraussetzungen hinterfragt werden,
- Aufgaben auf mehrere Personen verteilt werden.
Die so erstellten Projektpläne werden an den Moderator der Zielklausur gesendet, der sie in das Ziele-Pläne-Tool überträgt. Das Ziele-Pläne-Tool verknüpft Ziele und Projektpläne übersichtlich.
Ziele und Projektplanung verknüpfen
Die Unternehmens- oder Bereichsleitung bekommt mit dem Tool eine Übersicht, welche Ziele als Big Points für das kommende Jahr erreicht werden sollen und wie die Zielverantwortlichen diese Ziele erreichen wollen. Auch hier wirkt wieder das „Mehr Augen-Prinzip“.
Die Leitung kann Veränderungs- oder Verbesserungsvorschläge einbringen und sie bekommt ein gutes Gefühl dafür, ob die Zielerreichung aufgrund des Weges, der beschritten werden soll, wahrscheinlich ist.
Wenn die Unternehmens- oder Bereichsleitung Ziele und Projektplanungen akzeptiert, gilt die Zielvereinbarung als abgeschlossen. Dazu kann auch ein kurzes Gespräch geführt werden.
Zielerreichung in Meilensteingesprächen überwachen und steuern
Die Liste der Ziele aus dem Ziele-Pläne-Tool ist die Grundlage zur Verfolgung des Zielerreichungsprozesses über Meilensteingespräche. In jedem Projektplan können für den Erfolg maßgebliche Zwischentermine festgelegt werden. Sie übertragen sich automatisch auf das Blatt der Liste der Ziele.
So hat die Leitung übersichtlich auf einem Blatt alle Informationen, um die Zielerreichungsprozesse im Griff zu behalten.
Meilensteingespräche führen
Erfahrungen belegen, dass rund 50 Prozent der Zielvereinbarungen nicht zum gewünschten Ergebnis führen, weil keine Meilensteingespräche geführt werden. Mit Meilensteingesprächen wird sichergestellt, dass der im Projektplan beschriebene Zielerreichungsprozess auch wirklich Realität wird.
Der einfachste Weg zu Meilensteingesprächen besteht darin, in der normalen Regelkommunikation – Montagsrunde, Freitagsrunde, Führungsbesprechung … – einen Tagesordnungspunkt einzubauen, in dem es um die Projektpläne geht. Das sollte einmal im Monat durchgeführt werden, insbesondere wenn es sich um Big Points handelt, die für das Unternehmen von existenzieller Bedeutung sind.
Alle Ziele aus der Zielklausur zusammenstellen
Erstellen Sie als Moderator nach der Zielklausur das Zielerfassungsblatt, wenn es nicht schon in der Klausur erstellt ist.
SMART-Formulierung prüfen
Dabei prüfen Sie noch einmal die SMART formulierten Ziele:
- Sind sie wirklich entsprechend den Regeln formuliert?
- Beschreibt sie das, was wirklich erreicht werden soll, also ein konkretes Ergebnis oder eine Sollvorgabe?
- Enthalten die Ziele einen klar definierten Termin, an dem das Ziel erreicht sein soll?
Senden Sie dann allen Teilnehmenden die jeweils zugeordneten Ziele aus dem Zielerfassungsblatt.
Außerdem senden Sie den Teilnehmenden eine Vorlage zum Projektblatt-Zielerreichung.
Projektplan erstellen
Aus den beschriebenen, gewünschten Zielen und Ergebnissen leitet nun jeder für seine Ziele die Maßnahmen und Aufgaben ab, die dazu führen sollen, das Ziel zu erreichen. So erstellt jeder Zielverantwortliche für jedes Ziel einen Projektplan.
Die so erstellten Projektpläne werden an den Moderator, gesendet. Der Moderator prüft die Projektpläne und überträgt sie in das folgende Ziele-Pläne-Tool.
Das Ziele-Pläne-Tool ist eine verlinkte Excel-Tabelle. Wie mit dem Tool gearbeitet wird, wird im Tool erklärt.
Auf das Tabellenblatt ZIELEÜBERSICHT werden aus der Vorlage Ziele in der Zielklausur erfassen alle Informationen zu den vereinbarten Big Points übertragen. Das geschieht durch Kopieren und Einsetzen.
Durch die Verlinkung werden alle Inhalte des Blattes ZIELEÜBERSICHT direkte auf die Formulare der Projektpläne übertragen.
In jedes Formular der Projektpläne übertragen Sie die gelieferten Inhalte zum betreffenden Projektplan.
Wenn sich Inhalte zu „Auftraggeber, Verantwortlich für Zielerreichung, SMART-Ziel, Zielfeld oder Projektplanbezeichnung“ bei der Erarbeitung des Projektblattes Zielerreichung geändert haben, müssen diese Inhalte natürlich auf dem Blatt ZIELEÜBERSICHT des Tools geändert werden. Sie übertragen sich dann automatisch in die Projektblätter.
Besonders im Auge behalten sollte man die Zwischen- und Meilensteintermine, die sich automatisch auf das Zielübersichtsblatt im Tool übertragen.
Die drei folgenden Vorlagen sind so aufeinander abgestimmt, dass die Inhalte aus den blau unterlegten Feldern durch Kopieren übertragen werden können. Dazu werden alle zusammenhängenden blauen Felder aktiviert und entsprechend den Kopierregeln, die bei Excel berücksichtigt werden müssen, in andere Blätter übertragen.
Die Kopierregeln bei Excel
Kopieren Sie niemals eine ganze Zelle, sondern nur Zelleninhalte!
Wenn Sie eine ganze Zelle kopieren, verändern Sie die voreingestellten Bezüge im Tool und Sie erhalten von da an fehlerhafte Bezüge.
Kopieren Sie nur Inhalte und dafür gibt es 2 Wege:
- Zelle 2x anklicken, Inhalt auswählen und kopieren, gewünschte Zelle auswählen, 2x anklicken und einsetzen oder
- Zelle anklicken, rechte Maustaste klicken und KOPIEREN wählen. Dann gewünschte Zelle oder Zellen auswählen und rechte Maustaste klicken, INHALTE EINFÜGEN auswählen, WERTE UND ZAHLENFORMATE auswählen (oder TEXT auswählen) und OK drücken.
Über den zweiten Weg können Sie auch Inhalte von geschützten Feldern kopieren und in anderen Feldern einsetzen. Das spart Zeit.
Erfahrungen zeigen, dass die Ergebnisse einer Zielklausur oft nicht umgesetzt werden, weil die Maßnahmen nach der Zielklausur nicht funktionieren. Diese drei Unterlagen bieten einen einfachen, aber sehr wirkungsvollen Weg, in der Klausur erarbeitete Ziele mit Projektplänen zu verknüpfen und mit einer Unterlage die Umsetzung zu steuern.
Die Pflege dieses Ziele-Pläne-Tools ist eine dauerhafte Aufgabe, die zu erfolgreicher Veränderung, Transformation und Ergebnissteigerung führt.
