Führungsmethode für Komplexität, Agilität und VeränderungZielklausur – der Ablauf in neun Phasen
Übersicht und Ablauf einer Zielklausur
Jede Zielklausur ist ein Workshop zur Teamentwicklung. Zielherleitung, Zielvereinbarung, Zielverantwortung, die Konzentration auf Big Points und die SMART-Formulierung von Zielen sind wesentliche Erfolgsfaktoren für Zielklausuren.
Wenn Sie eine Zielklausur durchführen, müssen Sie die folgenden neun Schritte durchlaufen. Entsprechend erstellen Sie vorab eine Tagesordnung mit den Tagesordnungspunkten:
- Begrüßung, Einleitung und Vorstellung des Konzepts der zielorientierten Führung
- Ziele für das abgelaufene Jahr und Zielerreichung: Was kann aus der Zielerreichung gelernt werden?
- Ziele aus der Geschäftsplanung für das kommende Jahr, weitere Ziele aus Sicht der Leitung, der Führungskräfte und der Mitarbeitenden
- Identifikation der Big Points: Woran müssen wir insbesondere arbeiten?
- Zuordnung der Ziele zu Bereichen oder Personen (Zielverantwortliche)
- SMART-Formulierung der Ziele
- Präsentation und Diskussion der einzelnen Ziele mit gemeinsamer Zielvereinbarung
- Notwendige Projekte für die Umsetzung der Ziele (Projektplanung)
- Vereinbarung nächster Schritte
Die Zielklausur dauert 1 bis 1,5 Tage. Hilfreich ist, wenn die Klausur als Workshop angelegt ist und von einer neutralen Person aus dem Personalwesen moderiert wird. Diese sollte mit Moderationstechniken und mit dem Konzept der zielorientierten Führung vertraut sein. An Hilfsmitteln werden benötigt:
- PC und Beamer, um vorbereitete Inhalte und im Workshop erarbeitete Ergebnisse zu zeigen und zu diskutieren
- Pinnwände und Moderationsmaterial, um Informationen auf Karten zu sammeln und schnell und einfach neu zu ordnen
Wenn alle Teilnehmenden einen PC, ein Tablet oder ein Smartphone benutzen, können sie ihre erarbeiteten Inhalte elektronisch an den Moderator weitergeben. Er sammelt alles, kopiert es in vorbereitete Charts und zeigt die Ergebnisse über den Beamer.
Damit sind alle Teilnehmenden immer auf dem aktuellen Stand und können die jeweiligen Punkte diskutieren. Außerdem ist es mit wenig Aufwand möglich, die Ergebnisse der Klausur in ebenfalls vorbereitete Unterlagen zu übertragen, um sie nach der Klausur weiterzuverarbeiten.
Im Folgenden ist für die einzelnen Tagesordnungspunkte erläutert, worauf Sie während der Durchführung außerdem achten sollten und was Sie gegebenenfalls vorbereiten und mitbringen müssen.
1. Begrüßung und Einführung
Wie bei jedem anderen Workshop werden die Teilnehmenden zu Beginn begrüßt und der Moderator oder Workshopleiter erläutert, worum es an diesem Tag gehen soll und welche Ergebnisse erreicht werden sollen. Außerdem wird die Tagesordnung vorgestellt und der Zeitplan wird besprochen.
Insbesondere in der ersten Zielklausur ist es notwendig, die Grundlagen zur zielorientierten Führung und das Konzept insgesamt darzustellen und zu diskutieren.
2. Ziele und Zielerreichung für das abgelaufene Jahr
In diesem Schritt werden die Ziele für das abgelaufene Jahr und deren Zielerreichung präsentiert. Wenn Ziele nicht erreicht wurden, dann geht es nicht um die Suche nach dem Schuldigen, sondern es geht darum, daraus zu lernen.
Ursachen und Gründe für die mangelnde Zielerreichung werden gesammelt und besprochen. Ebenso sollte diskutiert werden, welche Faktoren entscheidend waren, wenn Ziele erreicht wurden.
3. Vorstellung der Unternehmensziele
Dann werden die Zielfelder oder Ziele für das folgende Jahr aus Sicht der Unternehmensleitung präsentiert. Diese sollten sich aus der übergeordneten Geschäftsplanung ergeben.
Die Zielfelder und Ziele können mit einer PowerPoint-Unterlage vorgestellt und begründet werden. Außerdem sollte jedes Zielfeld und Ziel mit wenigen Worten auf jeweils einer Moderationskarte gut lesbar aufgeschrieben werden und auf einer Pinnwand aufgehängt werden.
In der Diskussion können alle Teilnehmenden ihre Ziele ergänzen, die ebenfalls auf Karten festgehalten werden.
4. Big Points identifizieren
Aus dieser Sammlung von Zielfeldern und Zielen der Unternehmensleitung, der Führungskräfte des Bereichs und der Mitarbeitenden werden gemeinsam die Big Points herausgefiltert, die im Folgejahr auf jeden Fall erreicht werden sollen.
Die Big Points werden über einen Bewertungsprozess gefunden: Alle Zielfelder und Ziele werden geprüft, besprochen und im Hinblick auf Wichtigkeit, Nachhaltigkeit, Folgewirkungen und andere Kriterien bewertet.
Daraus ergeben sich Prioritäten für die Zielfelder und Ziele. Im Zweifel hat die Unternehmens- oder Bereichsleitung das letzte Wort.
5. Zuordnung der Ziele zu Bereichen oder Personen
Die Zuordnung der ausgewählten Zielfelder und Ziele zu Bereichen oder Personen kann mit den Moderationskarten an einer Pinnwand vorgenommen werden. Für jedes Ziel gibt es nur einen Zielverantwortlichen.
So wird sofort deutlich, ob die Ziele ausgewogen verteilt sind oder ob einzelne Personen oder Bereiche übermäßig belastet werden. Die Zuordnung der Ziele und die Zielverantwortung sollten diskutiert werden.
6. Ziele SMART formulieren
Zuerst werden Hintergrund und Methodik zur Formulierung SMARTer Ziele diskutiert und vorgestellt. Es geht darum, Zielfelder und Ziele und zu erreichende Ergebnisse möglichst präzise zu beschreiben, um dann die richtigen Aufgaben zu ermitteln, mit denen die Ergebnisse erreicht werden. Zielfelder sind Ziele, die nicht SMART formuliert sind.
Die Grundlagen, Hintergründe und Merkmale von SMARTen Zielen sind in der Vorlage im Praxisteil ausführlich erläutert. Dort erfahren Sie, wie Sie genau vorgehen, um Ihre Ziele während der Zielklausur als SMARTe Ziele zu formulieren.
7. Ziele präsentieren und besprechen mit gemeinsamer Zielvereinbarung
Die SMART-Formulierung der Ziele braucht in der Zielklausur einige Zeit. Es empfiehlt sich, diese Aufgabe an Zweier-Teams zu vergeben.
Eine Person formuliert die eigenen Ziele nach der SMART-Regel; die zweite Person prüft die Formulierung und macht Verbesserungsvorschläge. So sollten die Ziele genau, messbar, anspruchsvoll und relevant formuliert sein und ein Zeitpunkt festgelegt werden, zu dem das Ziel erreicht sein soll.
Diese Ziele werden dann im Anschluss im Plenum vorgestellt und diskutiert.
8. Projekte ableiten
Wenn es sich bei den Zielen um wirkliche Big Points handelt, wird immer ein Projektplan benötigt. Denn diese Ziele lassen sich meist nur durch mehrere Aufgaben und über einen längeren Zeitraum umsetzen und erreichen.
Das bedeutet: Für diese Ziele wird besprochen, worum es im jeweiligen Projekt gehen soll und was der Projektplan beinhalten sollte.
Der eigentliche und detaillierte Projektplan wird nach der Zielklausur erarbeitet. Das Instrument sollte aber in der Klausur schon vorgestellt und erklärt werden.
9. Nächste Schritte und Abschluss
Zum Abschluss der Zielklausur werden die Ergebnisse, aber auch die noch offenen Punkte festgehalten. Die relevanten To-dos werden in einem Maßnahmenplan zusammengestellt. Schließlich dankt der Moderator allen Teilnehmenden für ihre Beiträge und für die wertvollen Ergebnisse.
Bereiten Sie sich auf die Zielklausur vor. Stellen Sie alle relevanten Informationen zusammen, die Sie für die Zielklausur benötigen. Bereiten Sie entsprechende Präsentationen vor.
Konzept der zielorientierten Führung vorstellen
Nutzen Sie für die Präsentation des Konzepts der zielorientierten Führung die folgende Vorlage.
Stellen Sie vor allem die Vorteile heraus, die mit dieser Methode verbunden sind. Betonen Sie:
- Die Mitarbeitenden bekommen ohne großen Aufwand einen Überblick zu dem, was der Bereich erreichen will.
- Gemeinsam kann festgelegt werden, welche Unterstützung von anderen Bereichen erforderlich ist, damit die Ziele schneller, einfacher, besser … erreicht werden können.
- Die Ziele können gemeinsam auf Zielverantwortliche aufgeteilt werden als Grundlage für Zielvereinbarungen.
- Ziele werden als Ergebnisse und SMART formuliert und nicht als Aufgabe oder allgemein formulierte Vorhaben.
- Die Mitarbeitenden können ihr Fachwissen in Entscheidungsprozesse einbringen.
- Die Notwendigkeit, Projektpläne für schwierig zu erreichende Ziele zu erstellen, wird einfacher vermittelbar.
Auf das bisher Erreichte zurückblicken
Stellen Sie die Ziele für das abgelaufene Jahr vor und zeigen Sie, in welchem Maß diese erreicht wurden. Halten Sie in einer Diskussion fest:
- Warum wurde Ziel Y erreicht, Ziel X nicht erreicht?
- Welche Schlussfolgerungen lassen sich daraus ableiten?
- Was hat vor allem dazu beigetragen, dass Ziel Y erreicht wurde?
Vermeiden Sie auf jeden Fall „die Suche nach dem Schuldigen“.
Widmen Sie diesem Tagesordnungspunkt nicht zu viel Zeit.
Geschäftsplan und Unternehmensziele vorstellen und Teamziele ergänzen
Stellen Sie die Zielfelder und Ziele der Geschäftsleitung für das folgende Jahr vor. Übertragen Sie jedes Ziel auf eine Moderationskarte. Sammeln Sie anschließend:
- Welche Ziele sind aus Sicht des Bereichs, der Abteilung, des Teams außerdem wichtig?
- Welche Ziele halten die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter außerdem für wichtig?
Big Points identifizieren
Ermitteln Sie aus dieser Sammlung von Zielfeldern und Zielen, welche die wirklich wichtigen für das aktuelle und für die kommenden Jahre sind: Das sind die Big Points.
Je nach Zahl der gesammelten Ziele müssen Sie hier eine große Zahl aussortieren. Deshalb brauchen Sie ein für alle akzeptables Verfahren für die Auswahl der Big Points. Im Zweifel hat die Unternehmens- oder Bereichsleitung das letzte Wort.
Halten Sie diese Big Points in der folgenden Vorlage fest.
Zielverantwortliche Personen benennen
Ordnen Sie die Zielfelder und Ziele zu betreffenden Bereichen und Personen zu. Für jedes Ziel gibt es nur einen Zielverantwortlichen.
Ergänzen Sie dazu in der Sammlung der Ziele (Pinnwand) die Namen der jeweils verantwortlichen Personen. Die folgende Abbildung zeigt dieses Prinzip. Besprechen Sie, ob diese Zuordnung fachlich und umfangsmäßig angemessen und ausgewogen ist.
Ziele SMART formulieren und Sollvorgaben vereinbaren
Stellen Sie dann die Methode der SMARTen Zielformulierung vor. Dazu können Sie folgende Vorlage nutzen:
Details zur Theorie und Praxis der Zielformulierung finden sich in der folgenden Vorlage mit ausführlichen Erläuterungen zur SMARTen Zielformulierung.
Dann wird die Gruppe geteilt: Bilden Sie Teams zum Beispiel aus zwei Personen, die jeweils eines der für sie selbst ausgewählten Ziele (Big Points) bearbeiten und eine SMARTe Zielformulierung erstellen.
Jede Person formuliert die ihm zugeordneten Zielfelder und Ziele in Einzelarbeit SMART. Danach stellt sie das Ergebnis dem Kollegen vor, der überprüft, ob die Regeln zur Formulierung eingehalten sind. Die Ergebnisse, die SMART formulierten Ziele, werden in das Erfassungsformular übertragen.
Wenn die Vorlagen zur Erfassung der Ziele von allen Teilnehmenden elektronisch an den Moderator gesendet werden, werden alle Vorschläge in einer Unterlage zusammengefasst und mit dem Beamer gezeigt.
Anschließend werden die einzelnen Formulierungen und Sollvorgaben diskutiert und gegebenenfalls verändert.
Diese Unterlage dient auch dazu, die erarbeiteten Ergebnisse durch Copy-and-paste weiterzuverarbeiten. Deshalb darf sie nicht verändert werden.
Wird ohne IT-Unterstützung gearbeitet, werden die jeweilige Karte mit dem Ziel und der Vorschlag zur SMART-Formulierung auf Flipcharts geschrieben. Die besprochenen Ergebnisse werden dann nach der Klausur vom Moderator in das Ziele-Erfassungsblatt übertragen.
Projektplanung besprechen
Der Projektplan wird nach der Klausur erarbeitet. Das Instrument sollte aber in der Klausur schon vorgestellt und erklärt werden.
In der folgenden Vorlage sind alle Aspekte aufgeführt, die zur Projekterfassung und Projektbeschreibung notwendig und hilfreich sind. Stellen Sie in der Zielklausur die Vorlage vor und erarbeiten Sie dann nach der Zielklausur die entsprechenden Projektbeschreibungen mit dieser Vorlage.
In der Zielklausur können bereits Projektideen oder Projektthemen identifiziert und besprochen werden. Dazu werden diese den zugehörenden Zielen oder Big Points zugeordnet. So wird deutlich, warum ein bestimmtes Projekt wichtig ist.
In der Regel reicht dazu aber die Zeit nicht aus. Aus einem SMART-Ziel alle notwendigen Maßnahmen abzuleiten, benötigt Zeit, Fachwissen und die Beteiligung der Betroffenen.
Die Zielerreichung wird gesichert durch die SMART-Formulierung der Ziele, durch Projektpläne und durch Meilensteingespräche.
Mit der Vereinbarung der nächsten Schritte endet die Zielklausur.
Alle Schritte der Zielklausur finden Sie im folgenden Ablaufplan zusammengestellt.
