Bausteine für das Qualitätsmanagement nach ISO 9001A3-Report erstellen – Probleme lösen und dokumentieren

Was ist ein A3-Report?

Der A3-Report ist ein Instrument zum Lösen von Problemen und geht auf den Wirtschaftsingenieur Joseph M. Juran zurück. Er empfahl, Problemlösungen, Entscheidungsgrundlagen und Strategien aus Gründen der Übersichtlichkeit nur auf einem Blatt Papier darzustellen. Mit dem A3-Report sollen deshalb alle Informationen zu einem Problem und seiner Lösung auf einer DIN-A3-Seite dargestellt sein.

Der A3-Report soll zugleich den Denkprozess bei der Lösung von Problemen widerspiegeln und für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter transparent machen. Ihnen wird sozusagen eine Schablone an die Hand gegeben, welche Analyse- und Handlungsschritte beim Lösen eines Problems zu durchlaufen sind.

Wie ist ein A3-Report aufgebaut?

Der A3-Report wird im Qualitätsmanagement eingesetzt, um Probleme oder Fehler in einem Prozess oder bei einem Produkt zu dokumentieren, zu analysieren, zu lösen oder zu beseitigen. Der Aufbau eines A3-Reports ist weitgehend standardisiert – auch wenn es in den Unternehmen im Einzelnen Abweichungen geben kann.

Das in Abbildung 6 dargestellte Format zeigt eine Variante für den A3-Report.

Inhalte des A3-Reports

Die wesentlichen Inhalte des A3-Reports auf einer Seite sind:

Ziele

• Worum geht es?
• Was soll gelöst, verbessert, behoben, optimiert werden?

Ist-Zustand

• Was kennzeichnet den Ist-Zustand?
• Was haben Sie festgestellt?
• Was lässt sich erkennen?

Rahmenbedingungen:

• Was passiert im Umfeld?
• Welche Rahmenbedingungen müssen beachtet werden?
• Welche Anforderungen gibt es?

Ursachen-Analyse

• Warum ist das Problem aufgetreten?
• Was hat den Fehler ausgelöst?
• Was könnten Ursachen für das Problem oder den Fehler sein?

Plan- oder Soll-Zustand

• Was soll in Zukunft anders sein?
• Was kennzeichnet mögliche Lösungen?
• Welche Situation soll in Zukunft erreicht werden?

Maßnahmenplan

• Was muss im Einzelnen getan und umgesetzt werden, damit der Plan-Zustand erreicht wird?
• Was sind die notwendigen Maßnahmen?
• Wer ist dafür verantwortlich?
• Wo werden die Maßnahmen umgesetzt?
• Wann soll der Plan-Zustand erreicht sein?
• Welcher Aufwand und welche Kosten sind damit verbunden?

Key Performance Indicators

• Welche Kennzahlen zeigen an, ob und wie gut der Plan-Zustand und die Soll-Vorgaben erreicht werden?
• Welche Kennzahlen werden als Key Performance Indicators (KPI) dafür gemessen?
• Was ist der Soll-Wert dieser Kennzahl?

Plan-Ist-Abweichungen

• Inwieweit ist das Ziel (Soll-Wert) erreicht?
• Welche Abweichungen zwischen Soll-Wert und Ist-Wert lässt sich erkennen?
• Wie hoch ist die Abweichung?
• Inwiefern ist diese Abweichung kritisch?
• Was sagt das über den Status und den Fortschritt der Verbesserung?

Prüf- und Freigabe-Vermerk

• Angaben der verantwortlichen Personen über Kenntnisnahme
• Angaben über Prüfung oder Freigabe von Maßnahmen und Budgets.

Anwendung des A3-Reports

Unternehmen erwarten von ihren Lieferanten, dass diese Produkte ohne Fehler und Mängel liefern und dass sie ihre Prozesse im Griff haben. In einige Branchen, zum Beispiel in der Automobilindustrie, machen die Hersteller ihren Zulieferern strenge Vorgaben zum Qualitätsmanagement.

Dazu kann zählen, dass diese bei Problemen oder Fehlern schnell einen A3-Report erstellen und dem Kunden vorlegen müssen. Der Kunde kann in einer einfachen Übersicht erkennen, was der Lieferant tun will, um das Problem zu lösen und den Fehler zu beseitigen.

Dementsprechend kann ein A3-Report innerhalb und außerhalb des Unternehmens folgende Funktionen haben:

• Status-Report: Was ist passiert? Was ist der Fall?
• Problemlösung: Wie sieht die Lösung aus?
• Vorschlag oder Angebot: Was soll passieren? Worum wird gebeten?

Der A3-Report soll den externen Kunden aufzeigen, was das Unternehmen plant und durchführt, um die Probleme zu lösen. Gleichzeitig wird den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vermittelt, wo sie gefordert sind und was sie leisten sollen.

Zudem bekommen Sie eine Übersicht, wie weit sie mit ihrem Team die geplanten Maßnahmen umgesetzt haben und welche Erfolge bereits sichtbar sind – und wo es noch Defizite gibt. Der A3-Report wird deshalb auch als „Storyboard“ für die Problemlösung bezeichnet.

Daraus ergeben sich Lerneffekte zur Prozessverbesserung und zur kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen. Die regelmäßigen Besprechungen zum Stand des A3-Reports sind wichtig, damit sich das Team insgesamt verbessern kann; die Problemlösekompetenz aller Beteiligten kann sich verbessern. Gerade die einfache, klare und konsistente Übersicht im A3-Report trägt dazu bei.

Grundlagen für die Informationen im A3-Report

So einfach und übersichtlich der A3-Report die Informationen darstellt, so schwierig und aufwendig kann es sein, diese Informationen zu ermitteln und zu analysieren. Um die Inhalte und Informationen für den A3-Report zusammenzustellen, müssen Sie deshalb weitere Methoden aus dem Qualitätsmanagement, für die Fehleranalyse und die Problemlösung nutzen. Das sind unter anderem:

• Ishikawa-Diagramm
• Fehler-Möglichkeiten- und Fehler-Einfluss-Analyse (FMEA)
• Kaizen
• Statistische Prozessanalyse
• 5-Why-Frage
• 6W-Fragen
• Turtle-Diagramm