InventurInventurbericht schreiben

Wofür Sie einen Inventurbericht erstellen

Im Inventurbericht stellen Sie alle Ergebnisse Ihrer Inventur zusammen und bewerten diese. So kann sich die Geschäftsleitung eine Übersicht über die Bestände aus dem Anlage- und Umlaufvermögen verschaffen. Insbesondere kann sie daraus Maßnahmen ableiten, um die Bestandswerte zu sichern oder zu optimieren.

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, einen Inventurbericht zu erstellen. Im Allgemeinen genügen Inventurlisten oder Inventarlisten. Deshalb sollten Sie klären, wofür Sie den Inventurbericht ergänzend erstellen und schreiben.

Stimmen Sie sich dazu mit der Geschäftsleitung und Ihren Vorgesetzten ab:

• Für wen erstellen Sie den Inventurbericht?
• Worüber will dieser Personenkreis informiert werden?
• Welche Handlungsempfehlungen können sich für diesen Personenkreis aus den Inventurergebnissen ergeben?

Neben der Geschäftsleitung kann der Inventurbericht auch externe Adressaten haben. Beispiel: Banken oder Investoren wollen erläutert bekommen, woraus genau sich das Anlage- und das Umlaufvermögen zusammensetzen, dessen Wert sie aus der Bilanz nur summarisch ablesen.

Auch bei der Unternehmensbewertung, beim Verkauf oder beim Zusammenschluss von Unternehmen kann ein Inventurbericht hilfreich sein für Entscheidungsgremien, um Bestandswerte besser beurteilen zu können.

Wurde in den vergangenen Jahren immer ein Inventurbericht erstellt, sollten Sie klären, ob dieser noch gebraucht wird und wer ihn nutzt. Gegebenenfalls erübrigt sich dann das Erstellen des Berichts.

Wie Sie einen Inventurbericht erstellen

Der Inventurbericht fasst die Ergebnisse der Inventur zusammen. Er basiert auf den Daten und Zahlen der Inventurliste, die Sie im Rahmen Ihrer Inventur erstellt haben.

Sie ergänzen im Inventurbericht allerdings weitere Informationen, um die Angaben in der Inventurliste zu erklären und zu erläutern. Damit soll eine Bewertung der Zahlen besser möglich sein.

Die Schwerpunkte des Inventurberichts liegen deshalb auf:

• Methode und Vorgehen bei der Inventur
• Erläuterungen zu Soll-Ist-Abweichungen
• Bewertungen der Bestände
• Maßnahmen und Handlungsempfehlungen zur Bestandspflege

Um einen Inventurbericht zu erstellen, müssen Sie also vor allem bewerten und beschreiben. Beachten Sie dabei den Zweck und die Adressaten des Inventurberichts. Sie legen fest, wie umfangreich Ihre Beschreibung sein sollte.

Abgesehen von der Auflistung der Bestände – die mit der Inventurliste vorliegt – hat ein Inventurbericht nur wenige Seiten.

Was der Inventurbericht beinhaltet

Die folgende Aufzählung benennt, was ein Inventurbericht enthalten kann:

1. Hintergründe zur Inventur

• Zweck der Inventur: Warum die Inventur durchgeführt wurde.
• Inventurdatum: Datum oder Zeitraum der Inventur.

2. Methodik der Inventur

• Zuständige Personen: Liste aller Personen oder der Teams, die an der Inventur beteiligt waren.
• Inventurart: Zum Beispiel Stichtagsinventur, permanente Inventur oder Stichprobeninventur.
• Inventurverfahren: Wie die Inventur durchgeführt wurde (manuelle Zählung, Scannen der Barcodes, eingesetzte Software).
• Statistische Methoden: Bei einer Stichprobeninventur Angaben zur Ziehung der Stichprobe und zur Hochrechnung.

3. Bestandserfassung

• Anlagevermögen: Auflistung der Gegenstände des Anlagevermögens, ihres Werts und der Nutzungsdauer (gegebenenfalls als vollständige Inventarliste im Anhang des Inventurberichts).
• Umlaufvermögen: Auflistung des Bestands an Vorräten, Rohstoffen und weiteren Gütern, die gemessen, gezählt, gewogen werden können und ihres Werts (gegebenenfalls als vollständige Inventarliste im Anhang des Inventurberichts).

Bei der Auflistung des Anlagevermögens und des Umlaufvermögens empfiehlt es sich, sich an der Gliederung in der Bilanz zu orientieren. Unten finden Sie dazu drei Beispiele aus drei unterschiedlichen Branchen.

4. Auswertung der Ergebnisse

• Bestandsbewertung: Besonderheiten beim Bestand von Anlage- und Umlaufvermögen, die bei der Inventur aufgefallen sind.
• Abweichungen: Differenzen von Soll- und Ist-Bestand mit möglichen Gründen.

5. Handlungsempfehlungen und Maßnahmen

• Wartung und Pflege des Anlagevermögens: Gegebenenfalls Hinweise auf notwendige Wartungsmaßnahmen oder Ersatzbeschaffungen.
• Bestandsanpassungen: Gegebenenfalls Maßnahmen, um den Bestand an Umlaufvermögen zu optimieren.

6. Unterschriften und Anhang

• Freigabe und Unterschriften: Prüfung und Unterschriften der verantwortlichen Personen im Unternehmen (Inventurleitung, Geschäftsleitung).
• Anhang: Belege sowie alle während der Inventur ermittelten Daten in Form von Tabellen oder Diagrammen. Gegebenenfalls weitergehende Angaben zum Vorgehen und zur Methodik der Inventur.

Beispiele für den Inventurbericht in unterschiedlichen Branchen

Was im Einzelnen im Inventurbericht steht, hängt natürlich von den jeweiligen Ergebnissen Ihrer Inventur ab. Zudem unterscheiden sich Inventurberichte aufgrund des Typs und der Branche, in der ein Unternehmen aktiv ist.

Das betrifft insbesondere Punkt 3 der Bestandserfassung (siehe oben). Deshalb sind hier drei Beispiele aufgeführt, die zeigen, was unter Bestandserfassung im Einzelnen aufgezählt sein kann. Die jeweiligen Beispiele zu den einzelnen Positionen sind nicht vollständig; sie sollen zeigen, um welche Art von Beständen es jeweils gehen kann.

Beispiel Produktionsunternehmen

Anlagevermögen

• Grundstücke und Gebäude: Produktionshallen, Bürogebäude, Lagerhallen
• Technische Anlagen und Maschinen: Fertigungsmaschinen, Schweißroboter, Förderbänder, Montageanlagen, Lagereinrichtungen
• Betriebs- und Geschäftsausstattung: Büromöbel, Werkzeuge, Computer und IT-Ausstattung, Kleidung für die Beschäftigten
• Fahrzeuge: Gabelstapler, Firmenwagen, Transportfahrzeuge

Umlaufvermögen

• Rohstoffe: Stahl, Holz, Kunststoffgranulat
• Hilfsstoffe: Schmiermittel, Klebstoffe, Schrauben
• Betriebsstoffe: Energiequellen (zum Beispiel Gasflaschen), Reinigungsmittel
• Unfertige Erzeugnisse: Halbfertige Baugruppen, Produkte im Produktionsprozess
• Fertige Erzeugnisse und Waren: Fertigprodukte zur Auslieferung, Handelswaren

Beispiel Einzelhandel

Anlagevermögen

• Software für Kassensysteme oder Warenwirtschaft
• Grundstücke und Gebäude: Verkaufsräume, Lagerflächen
• Ladeneinrichtung: Regale, Verkaufstheken, Schaufensterausstattung
• Technische Anlagen: Kassensysteme und Scanner, Überwachungskameras, Klimaanlagen und Heizsysteme
• Betriebs- und Geschäftsausstattung: Büromöbel für das Backoffice, IT-Ausstattung (Computer, Drucker), Lagertechnik (zum Beispiel Rollwagen, Palettenheber)
• Fahrzeuge: Lieferfahrzeuge, Transporter für den Warennachschub

Umlaufvermögen

• Handelswaren: Produkte im Verkaufsraum (zum Beispiel Kleidung, Elektronik, Lebensmittel), saisonale Artikel (zum Beispiel Weihnachtsdekoration, Sommerartikel)
• Lagerbestände: Reserven im Lager (zum Beispiel Kleidung, Schuhe in unterschiedlichen Größen, Standardprodukte, nicht ausgepackte Ware)

Beispiel Bauunternehmung

Anlagevermögen

• Grundstücke und Gebäude: Bebaute und unbebaute Grundstücke, Betriebsgebäude, Lagerhallen
• Baumaschinen und -geräte: Bagger, Kräne, Planierraupen, Walzen, Mischmaschinen
• Bauwerkzeuge und -ausrüstungen: Betonmischer, Bohrmaschinen, Trennschleifer, kleinere Werkzeuge
• Fahrzeuge: Lkw, Transporter, Baufahrzeuge (Muldenkipper, Gabelstapler)
• Büroausstattung und -geräte: Büroeinrichtung, Computer, Drucker, Telefone
• IT-Infrastruktur: Server, Netzwerktechnik, Software-Lizenzen für Projekt- und Baumanagement
• Einrichtungen für Baustellen: Container, Baubuden, Bauzäune, mobile Sanitäranlagen
• Mess- und Prüfgeräte: Vermessungsgeräte, Nivelliergeräte, Lasertechnik
• Fuhrpark: Zusätzliche Fahrzeuge für das Management oder kleinere Transportfahrzeuge
• Werkstatt- und Lagerausstattung: Werkbänke, Regalsysteme, Lagereinrichtungen für Material und Werkzeuge

Umlaufvermögen

• Baumaterialien: Beton, Stahl, Ziegel, Sand, Kies, Dämmstoffe
• Bauhilfsstoffe und -materialien: Nägel, Schrauben, Kabel, Rohre, kleinere Installationsmaterialien
• Ersatzteile für Maschinen und Geräte: Ersatzteile für Baumaschinen, Verschleißteile für Werkzeuge
• Betriebsstoffe: Treibstoffe (Diesel, Benzin), Schmierstoffe, Reinigungsmittel

Soll-Ist-Abweichungen bewerten

Nachdem Sie die Ergebnisse der Inventur in den ersten Teilen des Inventurberichts aufführen, erläutern Sie abschließend Ihre Schlussfolgerungen und Erkenntnisse. Diese richten sich an die Adressaten und Leserinnen und Leser des Inventurberichts – beantworten also deren Fragen und helfen ihnen bei ihren weiteren Entscheidungen.

Grundlage der Bewertung sind zunächst die Soll-Ist-Abweichungen bei den Beständen.

Im Verlauf des jährlichen Geschäftsbetriebs erfolgen täglich Buchungen im Warenwirtschaftssystem und in der Buchhaltung, mit denen Sie Zugänge und Abgänge im Anlage- und Umlaufvermögen verbuchen. Zur Inventur prüfen Sie die Angaben aus dem Warenwirtschafts- und dem Buchhaltungssystem; das ist der Sollbestand.

Ihre Ergebnisse aus der Zählung, der Messung und dem Wiegen der Bestände, wie sie in der Inventurliste erfasst sind, entsprechen dem Istbestand. Nun vergleichen Sie im Inventurbericht die beiden Angaben und geben – wenn möglich – Gründe für die Abweichungen und Inventurdifferenzen an. Das können sein:

• Fehler bei der Buchung und Datenerfassung beim einzelnen Geschäftsvorfall
• Diebstähle durch Kunden oder Personal
• Bruch, Schwund oder Verderben von Waren
• Fehler bei der Einnahme von Bargeld
• Fehler beim Scannen der Preise
• Fehler bei der Inventur selbst

Erläutern Sie im Inventurbericht, welche Gründe Sie ermittelt haben oder welche Sie vermuten (mit Begründung).

Handlungsempfehlungen und Maßnahmen

Je nach Höhe der Abweichungen und nach den ermittelten Gründen können Sie abschließend Handlungsempfehlungen und Maßnahmen im Inventurbericht benennen:

• Welche Bestände sind besonders von Soll-Ist-Abweichungen betroffen?
• Was sollte aus Ihrer Sicht zukünftig unternommen oder verbessert werden, um hohe Abweichungen zu verhindern?
• Welche Verfahren, Methoden oder Systeme sollten verbessert werden?

Sind einzelne Bestände beim Umlaufvermögen besonders hoch (im Vergleich zu den Vorjahren), können Sie Empfehlungen aussprechen, wie diese verringert und wie damit die Kapitalbindung reduziert werden kann. Zum Beispiel: Bestand verringern bei Waren, die leicht verderben.

Da Sie bei der Inventur die Bestände des Anlagevermögens ermittelt und begutachtet haben, konnten Sie gegebenenfalls erkennen, welche Gegenstände veraltet, besonders verschlissen oder einer hohen Belastung ausgesetzt sind. Hier können Sie besondere Wartungsarbeiten oder Ersatz empfehlen.