Brown-Paper-Methode für ProzessmanagementMakigami – Verschwendung im Prozess erkennen und vermeiden

Was ist Makigami?

Makigami ist eine Methode aus dem Lean-Management-Werkzeugkasten. Sie hat vieles mit der Brown-Paper-Methode und der Wertstromanalyse gemeinsam.

Auch hier treffen sich die Mitarbeitenden, die einen Prozess sehr gut kennen, um den Prozessablauf auf einer langen Rolle Papier zu visualisieren und um Schwachstellen zu erkennen und zu beseitigen.

Der Fokus bei Makigami liegt darauf, Verschwendung im Prozess zu erkennen und zu beseitigen. Das betrifft vor allem den Aspekt Zeitverschwendung durch:

• unnötige Doppelarbeit
• nicht wertschöpfende Tätigkeiten
• langes Warten

Damit passt die Makigami-Methode – wie alle Lean-Werkzeuge – zum wichtigen Prinzip Kaizen, das in jedem schlanken Unternehmen Grundlage für die ständigen Verbesserungen ist.

Wie funktioniert Makigami?

Der Kern der Makigami-Methode ist ein Workshop, bei dem sich alle Personen treffen, die sich mit einem bestimmten Prozess sehr gut auskennen. Sie wissen, wie der Prozess wirklich abläuft. Der Workshop hat meist drei Phasen:

1. Gemeinsam malen die Workshop-Teilnehmenden den Prozess auf eine lange Rolle Papier – so, wie er bislang abläuft. Das ist die Ist-Situation.
2. Dann identifizieren, besprechen und analysieren Sie, wo im Prozess unnötig Zeit oder Ressourcen verschwendet werden.
3. Daraus entwickeln Sie einen besseren Prozessablauf – ohne diese Verschwendung. Das ist der Soll-Prozess.

Damit läuft der Makigami-Workshop sehr ähnlich ab, wie der Brown-Paper-Workshop, der in dieser Anleitung Schritt für Schritt erklärt wird. Das bedeutet, dass der Ablauf ebenso vorbereitet wird wie ein Brown-Paper-Workshop. Der oder die Prozessverantwortliche legt vorab fest:

• welcher Prozess genau besprochen werden soll,
• welche Ziele verfolgt werden oder im Vordergrund stehen,
• welche Informationen die Teilnehmenden mitbringen sollen.

Je nachdem, wie umfangreich der Prozess ist, wie viele Personen am Workshop teilnehmen und wie schwierig die Analyse eingeschätzt wird, sollte ausreichend Zeit für den Makigami-Workshop eingeplant werden.

Grenzen Sie den betrachteten Prozess so ein, dass drei bis sieben Prozessbeteiligte an Ihrem Workshop teilnehmen. Mehr sollten es nicht sein, die Teilnehmenden sollten den Prozess sehr gut kennen und über alle notwendigen Prozessinformationen verfügen.

Planen Sie dann einen Tag für die Durchführung des Workshops mit seinen drei Phasen ein.

1. Phase des Makigami-Workshops: Ist-Situation im Prozess

Die Teilnehmenden stellen den bisherigen Prozessablauf auf einer langen Rolle Papier dar – wie bei der Brown-Paper-Methode. Diese Visualisierung ähnelt einem Swimlane-Diagramm. Dabei ist darauf zu achten, dass alle wichtigen Informationen auf der Papierrolle stehen.

Bei Makigami sind dazu am linken Rand folgende Elemente untereinander aufgeführt:

• die Personen oder Teams, die im Prozessverlauf eine Aktivität oder Tätigkeit ausführen oder sonst wie für den Prozess gebraucht werden
• Daten und Informationsträger, die im Prozess genutzt werden
• Zeitangaben zum Prozess: wann ein Prozess startet, wie lange ein Prozessschritt dauert (Durchlaufzeit), wie lang die Bearbeitungszeit ist, wie lange etwas wartet, ruht oder lagert
• Angaben, welche Zeiten wertschöpfend, welche nicht-wertschöpfend, aber notwendig und welche unnötig sind
• mögliche oder tatsächliche Zeitverluste oder Verschwendung von Ressourcen
• Probleme, die sich im Prozessverlauf ergeben

Die folgende Abbildung ist ein Auszug aus einer Prozessdarstellung nach Makigami. Sie zeigt am linken Rand, welche Informationen im Prozessbild aufgeführt sein sollen.

2. Phase des Makigami-Workshops: Analyse der Ist-Situation

Wenn alle Teilnehmenden den Prozessablauf und die ergänzenden Informationen zu den einzelnen Prozessschritten vor Augen haben, beginnen die Diskussion und die Analyse.

Dazu können die Anwesenden in einem ersten Schritt rote Punkte oder rote Klebezettel dort anbringen, wo sie meinen, hier

• gibt es Mängel, entstehen Fehler oder kommt es zu Qualitätsproblemen,
• muss nachbearbeitet werden,
• muss oft geprüft werden,
• kommt es zu Störungen im Ablauf,
• fehlen wichtige Informationen,
• warten wir auf Daten oder Freigabe aus anderen Abteilungen,
• müssen Formalitäten geprüft werden,
• muss lange gesucht werden,
• gibt es keine passenden Standards oder Routinen,
• müssen wir viel hin und her laufen,
• ist der Ablauf unlogisch,
• wird viel gelagert,
• bilden sich Stapel (Material oder Papier),
• ist die Ablage unlogisch,
• kann es zu Unfällen oder Schäden kommen.

Bei Bedarf erläutern die betroffenen Personen, warum sie den roten Punkt an die entsprechende Stelle geklebt haben, damit alle verstehen, was damit gemeint ist.

Wenn es für die Analyse hilfreich ist, können die einzelnen Prozessschritte auf dem Bild gemeinsam besprochen werden. Dabei werden dann jeweils folgende Punkte verteilt:

🟢 grüner Punkt: der Prozessschritt ist wertschöpfend

🔵 blauer Punkt: der Prozessschritt ist nicht wertschöpfend, aber notwendig

🔴 roter Punkt: der Prozessschritt ist nicht notwendig, hier kommt es zu Verschwendung oder gibt es Probleme

Kleben viele rote Punkte oder Zettel am Prozessbild, wird besprochen, welche Probleme zusammengehören oder welche vordringlich gelöst werden sollten. Weil

• die Probleme schwerwiegende Folgen haben: es geht viel Zeit und Geld verloren,
• die Probleme leicht zu lösen sind: das ist schnell verbessert und erledigt.

3. Phase des Makigami-Workshops: Soll-Prozess beschreiben

Meist wird schon bei der Analyse des Ist-Prozesses klar, was verbessert werden kann. Je nach Umfang kann dazu eine zweite Rolle Papier an die Wand gehängt werden, auf der dann der Soll-Prozess dargestellt wird. Hier werden wieder aufgeführt:

• die Personen oder Teams, die einen Prozessschritt durchführen
• Daten und Informationsträger, die (zukünftig) dafür benötigt werden

Allerdings werden nun die einzelnen Prozessschritte logischer aufeinander abgestimmt, die Tätigkeiten und Aufgaben der Personen und Teams einfacher gestaltet. Alles, was nicht nötig ist, wird weggelassen.

Zudem wird aufgeschrieben, welche bislang fehlenden Daten zukünftig in jedem Fall vorliegen müssen und wie die Informationsträger verbessert werden können. Im Einzelnen können Verbesserungen erfolgen im Hinblick auf:

• Tätigkeiten oder Prozessschritte entfallen
• Abläufe werden beschleunigt durch Standards, bessere Werkzeuge, einfacheres Handling
• Tätigkeiten und Aufgaben werden an einer Stelle zusammengefasst
• Tätigkeiten und Aufgaben werden ausgelagert oder parallel an anderer Stelle durchgeführt
• die Reihenfolge der Abläufe wird umgestellt
• Sonderfälle werden an anderer Stelle behandelt
• Tätigkeiten oder Aufgaben werden automatisiert
• Engpässe werden beseitigt und Kapazitäten an der richtigen Stelle ausgebaut

Eine mögliche Visualisierung des Soll-Prozesses nach der Makigami-Methode sehen Sie in der folgenden Abbildung.

Daraus ergibt sich eine To-do-Liste für die Workshop-Teilnehmenden, die sich im Anschluss darum kümmern, dass die Lösungen zum Soll-Zustand umgesetzt und die Aufgaben erledigt werden.

Alles zielt darauf ab, den Anteil der wertschöpfenden oder notwendigen Bearbeitungszeiten zu erhöhen und alle unnötigen Zeiten zu vermeiden oder zumindest zu reduzieren. Insofern kann auf diesem Soll-Prozess-Bild auch eine Zeitvorgabe aufgeschrieben werden.

Diese Zeitvorgabe ist die Zielmarke, die zukünftig erreicht werden soll. Später kann in einem Meeting besprochen werden, inwieweit diese Vorgabe erreicht wurde – oder was noch offen und weiter verbessert werden muss.

Was passiert nach dem Makigami-Workshop?

Nach dem Workshop machen sich alle an die Umsetzung der Aufgaben aus der To-do-Liste. Manches lässt sich leicht und schnell erledigen. Anderes ist aufwendig und wird länger dauern. Beachten Sie dabei:

• Eventuell müssen andere Abteilungen eingebunden werden, wenn es um technische Anpassungen geht oder wenn die Software-Anwendungen programmiert werden müssen.
• Neue Standards und Routinen müssen aufgeschrieben werden,
• die Betroffenen müssen informiert werden.
• Manchmal braucht es spezielle Schulungen oder Trainings für die Mitarbeitenden.
• Bis sich alles einspielt und beherrscht wird, braucht es Zeit.
• Immer wieder muss geprüft werden, ob sich die erwarteten Verbesserungen in puncto „Verschwendung vermeiden“ einstellen – oder ob der Prozess nachgebessert werden muss.

So ist Makigami ein Baustein zur Kaizen-Philosophie: Prozesse werden immer wieder unter die Lupe genommen, um sie zu verbessern, zu vereinfachen und um Verschwendung zu eliminieren.