Abteilung aufbauenAufgaben zur Gründung einer neuen Abteilung

Warum gründen Unternehmen eine neue Abteilung?

Unternehmen verändern sich laufend. Sie reagieren auf neue Herausforderungen, stecken sich höhere Ziele oder passen sich anderen Rahmenbedingungen an. Oft sind damit organisatorische Veränderungen verbunden, die sich im Organigramm und der Aufbauorganisation zeigen.

Die Neugründung einer Abteilung wird meist von der Unternehmensleitung veranlasst. Sie sieht für die Zukunft neue Aufgaben, besondere Chancen oder einfach die Notwendigkeit, dass sich ein spezielles Team um etwas kümmert.

Dann werden neue Teams eingerichtet, Abteilungen neu aufgebaut oder es wird ein ganz neuer Unternehmensbereich ins Leben gerufen. Dazu wird eine verantwortliche Person benannt, die das in die Hand nehmen soll. Für diese Person ist das eine komplexe und riskante Aufgabe, aber auch eine besondere Chance.

Beispiele für die Neugründung einer Abteilung

Überall in einem Unternehmen kann es zu Neugründungen oder zur Teilung von Abteilungen und Teams kommen. Wenn eine Abteilung stark gewachsen ist und die Leitungsspanne für die Abteilungsleitung zu groß ist, wird die Abteilung geteilt.

Oft geht es bei einer Neugründung darum, dass sich das neue Team spezialisiert und um besondere Aufgaben kümmert. Beispiele sind:

• Das Unternehmen richtet eine Serviceabteilung ein, die es so bislang nicht gab.
• In der Produktentwicklung wird eine neue Abteilung gegründet, die sich um das Thema Künstliche Intelligenz (KI) und deren Nutzung im Unternehmen und in den Produkten des Unternehmens kümmern soll.
• Der Absatz des Unternehmens in der Türkei ist stark gestiegen. Nun soll sich ein neues Team speziell um türkische Kundinnen und Kunden kümmern.

Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Wichtig an dieser Stelle ist, den Anlass oder den Auslöser für eine anstehende Neugründung eines Teams oder einer Abteilung zu erkennen und zu verstehen.

Aufgaben zur Abteilungsgründung in der Übersicht

Die Gründung einer neuen Abteilung kann – grob – mit der Gründung eines Unternehmens verglichen werden. Deshalb dient die Business Canvas als Vorlage, mit der sich zeigen lässt, was alle geplant, geklärt, organisiert, geprüft und umgesetzt werden muss.

In der folgenden Gründungs-Canvas sind die wichtigen Aufgaben zur Team- oder Abteilungsgründung in einer Übersicht zusammengestellt.

Zweck und Ziele mit der Unternehmensleitung abstimmen

Zu Beginn muss klar sein, wofür die neue Abteilung überhaupt gebraucht wird. Der Zweck und die Bedeutung müssen klar formuliert werden. Das ist Aufgabe der Geschäftsleitung oder des Managements, das die Neugründung initiiert und veranlasst.

Sie muss vorgeben, erläutern und begründen:

• Warum soll es die neue Abteilung geben?
• Was ist die wesentliche Aufgabe der neuen Abteilung?
• Warum ist sie wichtig?
• Was zeichnet sie aus?

Zudem muss die Geschäftsleitung die Ziele vorgeben. Das sind die kurzfristigen Ziele für das erste Jahr, die mittelfristigen für die Jahre danach und idealerweise auch eine langfristige Vision. Die Geschäftsleitung beantwortet damit:

• Was soll bis Ende des Jahres erreicht sein?
• Welche Ziele soll die neue Abteilung danach erreichen?
• Was ist die Vision? Wo steht die neue Abteilung in fünf Jahren?

Organisation und Verantwortung der neuen Abteilung festlegen

Jede neue Abteilung braucht eine „organisatorische Heimat“. Die Unternehmensleitung muss vorgeben, wo die neue Abteilung eingebunden wird. Sie markiert ihre Position im Organigramm. Dazu gehören folgende Aspekte:

• Wo ist die Abteilung organisatorisch eingebunden?
• An wen berichtet die neue Abteilungsleitung?
• Wem gegenüber ist sie verantwortlich?
• Wer ist Ansprechpartner und verantwortlich in der Geschäftsleitung?
• Wie wird die Abteilung geführt: als Profit-Center oder als Cost-Center?

Kunden und Kundenbeziehungen bestimmen

Die neue Abteilung sollte wissen, für wen sie da ist – nämlich für ihre internen oder externen Kunden.

Die internen Kunden sind andere Abteilungen oder Teams im Unternehmen, die auf die Produkte, Leistungen oder Services der neuen Abteilung angewiesen sind oder von ihnen profitieren.

Externe Kunden können die Kunden des Unternehmens selbst sein, aber auch Partner oder Lieferanten. Manchmal hat eine Abteilung mehrere Kunden, denen sie unterschiedliche Leistungen anbietet.

Dementsprechend werden auch die Kundenbeziehungen gestaltet. Dazu muss geklärt werden:

• Wer ist für welche Kunden der zentrale Ansprechpartner?
• Wie kommen Aufträge von den Kunden in die neue Abteilung?
• Was löst Aktivitäten der Abteilung aus?
• Welche technischen oder organisatorischen Schnittstellen müssen dafür eingerichtet werden?

Output der neuen Abteilung definieren

Ist der Zweck der neuen Abteilung festgelegt und geklärt, wer die Kunden sind, ergibt sich daraus: Was genau sollen die Leistungen und der Output der Abteilung sein? Das können Produkte mit festgelegten Merkmalen sein, aber auch Dienstleistungen oder Services, die erbracht werden.

Zunächst wird die Qualität des Outputs festgelegt: Welche Anforderungen und Erwartungen werden mit dem Output erfüllt und welche Merkmale, Funktionen und Eigenschaften muss er deshalb haben? Beispiele sind:

• Die Abteilung beantwortet sämtliche Kundenanfragen und löst die dabei auftauchenden Kundenprobleme.
  Output: gelöste Kundenanfragen
• Die Mitarbeitenden der Abteilung wirken als KI-Experten in Entwicklungsprojekten anderer Abteilungen mit und unterstützen sie durch kompetente Beratung.
  Output: Beratungsstunden in Entwicklungsprojekten
• Alle Bestellungen der Vertriebspartner werden geprüft, in die Produktion eingesteuert, und Versand und Installation beim Kunden werden organisiert.
  Output: erledigte Bestellungen

Mengenplanung für den Output

Gleichzeitig muss die Quantität des Outputs ermittelt oder eingeschätzt werden. Das ist die Mengenplanung. Mit welchen Mengen an Arbeit muss die neue Abteilung pro Jahr rechnen? Und: Fällt der Bedarf an Output regelmäßig übers Jahr verteilt an oder gibt es saisonale Schwankungen?

Dies ergibt sich aus den Zielvorgaben sowie aus einer Marktrecherche. Diese müssen zeigen oder eine Abschätzung zulassen:

• Wie viele Servicefälle gibt es pro Jahr?
• Wie viele Entwicklungs- und Personalstunden pro Jahr fallen im Unternehmen an und welchen Anteil daran hat die KI-Abteilung?
• Wie hoch ist das Auftragsvolumen und die Anzahl an Bestellungen vom Vertrieb und von den Vertriebspartnern pro Jahr – aktuell und in Zukunft? Was sagt der Umsatz-Forecast?

Aufgaben und Prozesse in der neuen Abteilung

Die Planung der Kundenbeziehung und des Outputs, die Ergebnisse der Mengenplanung und die Budgetvorgaben bestimmen die Rahmenbedingungen für die Aufgaben und Prozesse der neuen Abteilung. Mit der Gründung und in der Anlaufphase braucht es dazu einen Aufgabenplan und einen Prozessplan.

Darin wird erklärt:

• Welche Aufgaben muss die Abteilung im Einzelnen erfüllen?
• In welcher Menge fallen diese Aufgaben an?
• In welcher Reihenfolge müssen diese Aufgaben erledigt werden?
• Wo werden die Aufgaben erledigt?
• Wie werden die Aufgaben erledigt?
• Was wird manuell erledigt – was automatisiert?
• Wie ist der zeitliche Ablauf?

Damit verknüpft ist ein Stellenplan. Er zeigt, welche Arbeitsplätze und Stellen eingerichtet werden. Für jede Stelle werden Stellenbeschreibungen erstellt. Der Aufgaben-, Prozess- und der Stellenplan helfen in der Anlaufphase, damit alle im Team wissen, was, wann, von wem zu erledigen ist und wie alles zusammenspielen soll.

Oft zeigt sich bei Aufgaben und Prozessen bereits in einer frühen Phase, dass

• sich einzelne Planvorgaben in der Realität so nicht umsetzen lassen,
• der Plan von falschen Voraussetzungen und Annahmen ausgegangen ist,
• noch wichtige Ressourcen fehlen oder
• alles mehr Zeit braucht, bis die Abläufe eingespielt sind.

Die Pläne werden deshalb immer wieder angepasst. Hilfreich dafür ist das Modell Plan-Do-Check-Act (PDCA-Zyklus).

Partner und Lieferanten auswählen – Ressourcen beschaffen

Damit die neue Abteilung alle Aufgaben erfüllen kann, braucht sie Unterstützung aus dem Unternehmen, den Zugriff auf Ressourcen und gegebenenfalls auch externe Partner. Deshalb muss die Abteilungsleitung klären:

• Mit welchen anderen Abteilungen im Unternehmen arbeiten wir zusammen?
• Mit wem müssen wir uns (eng) abstimmen?
• Wer versorgt uns mit den notwendigen Informationen?
• Welche technische und organisatorische Unterstützung brauchen wir im Unternehmen?

Mit den vorgelagerten und nachgelagerten Abteilungen im Unternehmen müssen Aufgaben und Prozesse genau abgestimmt werden. Bei Beginn der Arbeit müssen diese Abteilungen informiert werden, dass

• sie nun neue Ansprechpartner haben,
• ihren Output an die neue Abteilung liefern müssen oder
• von der neuen Abteilung mit Informationen und Leistungen (Output) versorgt werden.

Wenn die Abteilung Material, Betriebsmittel oder Dienstleistungen von externen Lieferanten und Partnern benötigt, muss geklärt werden:

• Was sind die eigenen Anforderungen?
• Welche Lieferanten und Partner kommen infrage?
• Was sollen diese liefern und leisten?
• Um welche Mengen geht es dabei?
• Wie werden die Lieferanten und Partner ausgewählt?
• Wie wird die Zusammenarbeit gestaltet?

Schließlich muss die neue Abteilungsleitung sicherstellen, dass mit Arbeitsbeginn alle benötigten Ressourcen zur Verfügung stehen. Das sind insbesondere:

• Personal
• Räume und Möbel
• Maschinen, Anlagen, Geräte
• IT-Ausstattung
• Telefone und andere Kommunikationsmittel
• Fahrzeuge

Außerdem gehören dazu Unterstützungsleistungen aus anderen Abteilungen, wie:

• Dokumente, Berichte, Beratung aus anderen Abteilungen,
• Unterstützung der Personalabteilung für Lohnabrechnung und Qualifizierung oder
• Hilfe der IT-Abteilung bei technischen Problemen mit Hard- oder Software.

Immaterielle Ressourcen und Rechte

Klären Sie auch, welche weiteren immateriellen Ressourcen für die Arbeit der neuen Abteilung notwendig oder wichtig sind. Dazu können beispielsweise gehören:

• gesetzliche Anforderungen: Freigaben von Aufsichtsbehörden, technische Prüfungen
• Zertifikate
• Durchführung von Audits
• Lizenzvereinbarungen: Nutzung von Patenten, Einsatz von Software
• Verträge mit Lieferanten und anderen Partnern

Kosten und Budgetplanung für die neue Abteilung

Für die Gründung einer Abteilung und den Aufbau eines neuen Teams braucht es ein Budget für sämtliche Ressourcen, die das Team benötigt, um seine Ziele und Aufgaben zu erfüllen. Welche Ressourcen in welchen Mengen benötigt werden, ergibt sich aus der vorausgegangenen Mengenplanung und Ressourcenplanung (siehe oben).

Die Höhe des Budgets für diese Ressourcen muss berechnet werden. Dazu werden die jeweiligen Kosten ermittelt und zusammengestellt. Die Summe aller Kosten entspricht dem notwendigen Budget.

In der Praxis gibt es zwei unterschiedliche Herangehensweisen an die Budgetplanung:

Planung mit Budgetvorgabe

Die Geschäftsleitung leitet aus der übergeordneten Geschäfts- und Unternehmensplanung ab, wie viel Geld sie in den Aufbau und Betrieb einer neuen Abteilung investieren will. Das ist die Budgetvorgabe.

Die neue Abteilungsleitung muss mit diesem Budget auskommen und dafür sorgen, dass es eingehalten und gleichzeitig alle Aufgaben erfüllt werden. Gegebenenfalls wird deshalb über die genaue Höhe später noch einmal verhandelt.

Planung auf Basis des Budgetbedarfs

Die neue Abteilungsleitung muss zunächst ermitteln, welche Ressourcen sie braucht, um die vorgegebenen Ziele zu erreichen und die Aufgaben zu erfüllen. Sie erstellt dazu einen Kostenplan und leitet aus ihm das benötigte Budget ab.

Diesen Budgetbedarf muss die Abteilungsleitung der Geschäftsleitung vorstellen und begründen, warum er in dieser Höhe notwendig und gerechtfertigt ist. Die Geschäftsleitung entscheidet dann über die Freigabe.

Was mit der Abteilungsgründung außerdem zu planen, zu klären und vorzubereiten ist

Spätestens dann, wenn die neue Abteilung mit der Arbeit beginnt und eine erste Testphase startet, müssen noch eine Vielzahl weiterer Aspekte geplant, geklärt und vorbereitet werden. Diese betreffen die (zukünftige) Zusammenarbeit innerhalb des Teams.

Es empfiehlt sich, mit Arbeitsbeginn im Team zu besprechen und festzulegen:

• Abstimmungen und Besprechungen (Jour fixe) im Team; sie sind vor allem zu Beginn kurzfristig und oft (täglich) notwendig
• Einteilung von Arbeitszeiten, Anwesenheitszeiten, Arbeit im Homeoffice
• Umgang miteinander und Regeln der Zusammenarbeit – wenn Fragen auftauchen, Fehler gemacht werden, Konflikte entstehen
• Maßnahmen zur Teamentwicklung und zur Qualifizierung

Außerdem müssen einige formale Aspekte geregelt werden. Dazu zählen unter anderem:

• Arbeitsschutzbestimmungen und Maßnahmen zum Gesundheitsschutz
• Regelungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit
• Sicherstellung von Gleichbehandlung und Umgang mit Beschwerden
• Aktivitäten für das Controlling, Reporting und die notwendigen Berichte; wer an wen, worüber und in welchen Zeitabständen berichtet
• Hausservice wie Reinigung, Zutrittsberechtigungen oder Nutzung der Kantine

Mit der Personalabteilung wird geregelt und abgestimmt:

• Ausschreibung freier Stellen und Einstellungsprozess
• Eckpunkte der Arbeitsverträge
• Abrechnung von Lohn und Gehalt
• Unterstützung bei Weiterbildung und Personalentwicklung

Und die IT-Abteilung weiß, dass sie auch für die neue Abteilung zuständig ist, wenn dort Hard- und Software eingerichtet werden muss oder wenn etwas nicht funktioniert.

Die neue Abteilungsleitung und die Geschäftsleitung haben gemeinsam abgestimmt, wann der offizielle Start der neuen Abteilung sein soll. Zu diesem Tag werden alle anderen Abteilungen im Unternehmen, Partner und gegebenenfalls Kunden informiert. Dann kann es losgehen.