BudgetplanungWorauf es bei der Budgetplanung ankommt

Was ist ein Budget?

Die Begriffe Budget, Budgetvorgabe oder Budgetplan werden in unterschiedlichen Zusammenhängen verwendet. In Unternehmen ist damit meist ein Dokument gemeint, in dem festgelegt ist, wie viele Ressourcen (vor allem Geld) eine Organisationseinheit (Unternehmen, Abteilung, Projektteam) für die Leistungserbringung einsetzen kann oder darf.

Mit dem Budget wird der Einsatz von Ressourcen wie Personal, Maschinen, Material oder Kapital gesteuert. Es ist für eine bestimmte Zeitperiode verbindlich.

Der Kampf um die Budgets gleicht in vielen Unternehmen einem Ritual. Jedes Jahr aufs Neue streiten die verantwortlichen Führungskräfte und Projektleitende um knappe Gelder, die das Unternehmen für ihre Bereiche zur Verfügung stellen soll. Das bindet viele Kräfte, schafft Konflikte und führt oft dazu, dass Ressourcen an den falschen Stellen eingesetzt, ja sogar verschwendet werden, während andere mit viel zu knappen Mitteln nichts zustande bringen.

Was bedeutet Budgetplanung und Budgetierung?

Die Budgetplanung oder Budgetierung ist der Prozess, um Geld und andere Ressourcen im Unternehmen auf Projekte und Abteilungen zu verteilen. Das beinhaltet: Die Höhe des notwendigen Budgets wird berechnet, Budgets werden beantragt, verhandelt und freigegeben.

Budgets werden am Ende des Prozesses zur Verfügung gestellt, damit Personal eingesetzt und Investitionen durchgeführt werden können. Bei der Budgetplanung werden unterschieden:

• Budgets, die sich auf Auszahlungen beziehen, die Mittel werden dann freigegeben, wenn eine Auszahlung geplant ist und ansteht.
• Budgets, die sich auf Kosten oder Aufwendungen beziehen und hohe Erstinvestitionen erst zu einem späteren Zeitpunkt als Abschreibung im Budget auftauchen.

Gegebenenfalls werden bei der Budgetplanung auch Einzahlungen und Erlöse mit betrachtet. Die Budgetplanung ist dann ein Teil der Unternehmensplanung. Aus Sicht des Unternehmens geht es bei der Budgetplanung darum, zu erfahren, welche finanziellen Mittel benötigt werden, damit die Zahlungsfähigkeit bestehen bleibt. Budgetplanung und Finanzplanung sind miteinander verknüpft.

Oft werden die Erfolgsplanung (für das Budget) und die Aktionsplanung miteinander verknüpft. Die Kernfrage für diesen Prozess und die jeweilige Budgeteinheit lautet: Welche Mittel brauchen wir, um Ziele zu erreichen und Aufgaben zu erfüllen? Mit dem Budget werden also auch die Ziele, Aktionen und Aufgaben geplant, für die das Budget eingesetzt werden soll.

Rahmenbedingungen für die Budgetplanung schaffen

Die Budgetplanung ist ein komplexer Prozess im Unternehmen, in dem viele Rahmenbedingungen eine Rolle spielen. Mit der Budgetplanung sollte vorab sichergestellt sein, dass folgende Punkte geklärt oder erfüllt sind:

Budgets sollen zum Unternehmenserfolg beitragen

Die finanziellen und personellen Ressourcen eines Unternehmens sollten dort eingesetzt werden, wo sie die meisten Früchte tragen. Es gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit.

Maßgeblich ist, dass das Budget und die Ressourcen so eingesetzt werden, dass die Unternehmensziele möglichst gut erreicht werden (Effektivität) und dabei keine Ressourcen unnötig verschwendet werden (Effizienz). Vor der Budgetplanung müssen deshalb die Unternehmens- und Bereichsziele klar sein.

Die richtige Verteilung von Budgets ist schwierig

Die Entscheider können nur schwer erkennen und abschätzen, wo sie die verfügbaren Ressourcen am besten einsetzen. Ein Grund: Sie werden nur sehr selektiv informiert. Die Budgetempfänger informieren gerade so, dass ihre Budgetforderungen erfüllt werden.

Der Prozess der Budgetplanung und der Budgetverteilung sollte deshalb transparent ablaufen. Wer ein Budget haben will, muss offen sagen, wofür und warum?

Budgets basieren auf Annahmen zur zukünftigen Entwicklung

Die Budgetplanung ist auf Prognosen zur zukünftigen Entwicklung angewiesen. Auch noch so ausgeklügelte Methoden und Verfahren zur Analyse der Wirtschaftlichkeit basieren auf Annahmen über die Zukunft, die häufig zu optimistisch, manchmal auch zu pessimistisch sind – je nach Interesse der Protagonisten.

Budgets müssen deshalb regelmäßig überprüft und angepasst werden. Budgetplanung ist ein laufender Prozess.

Budgets sind ein Statussymbol

Managerinnen und Manager rangeln in Unternehmen heftig um ein möglichst hohes Budget. Es wird intrigiert, politisiert, schöngerechnet, übertrieben oder schlecht gemacht. Wer in das ausbalancierte Kräfteverhältnis eingreift, schürt Neid, Missgunst und Konflikte. Das führt zu Demotivation oder sogar zur Sabotage.

Allen muss klar sein: Der Kampf um Budgets kann zu Konflikten führen. Die Unternehmensleitung muss sich dafür wappnen und Konflikte lösen.

Was Budgets und Budgetplanung bewirken sollen

Ziel der Entscheidungsträger ist es, die Budgetplanung auf eine möglichst objektive Basis zu stellen und bei den betroffenen Budgetempfängern Akzeptanz und Verbindlichkeit zu gewinnen. Zahlreiche Methoden und Werkzeuge für die Budgetplanung unterstützen dies.

Je nach Größe des Unternehmens, nach Komplexität der Aufgaben und Abläufe und nach dem gewählten Detaillierungsgrad zur Budgetaufschlüsselung sind diese Methoden und Werkzeuge sehr komplex. Es müssen viele Zahlen zusammengetragen, Annahmen getroffen, Ziele formuliert und Berechnungen angestellt werden, um einen Budgetplan und die dazu gehörenden Aktionspläne zu entwickeln.

Wichtig im Prozess der Budgetplanung ist, dass die strategischen Ziele des Unternehmens der Maßstab für die Verteilung der Budgets sind. Diese Ziele sollen durch den Einsatz der Budgets erreicht werden.

Die Budgetplanung muss flexibel und dynamisch sein, sodass sie sich an die jeweilige Situation im Unternehmen anpassen kann – und Geld nicht unnötig verschwendet wird. Die Methoden dafür stammen aus der klassischen Kosten- und Leistungsrechnung und der Liquiditätsplanung. 

Andere, manchmal ungewöhnliche Methoden der Budgetplanung sind das Zero Based Budgeting, Advanced Budgeting oder Kaizen Budgeting.

Machbarkeitsstudien vor der Budgetverteilung durchführen

Bevor das Budget für umfangreiche, weitreichende und teure Projekte freigegeben wird, sollte eine Machbarkeitsstudie durchgeführt werden. Prüfen Sie dabei vor der eigentlichen Budgetplanung und damit vor der Budgetverteilung für diese Projektideen, ob sie realisierbar sind im Hinblick auf:

• rechtlich zulässig
• technisch machbar
• strategisch wertvoll
• organisatorisch umsetzbar
• wirtschaftlich sinnvoll

Wirtschaftlichkeit von Aktivitäten bewerten

Für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit nutzen Sie betriebswirtschaftliche Methoden wie Rentabilitätsrechnungen oder Amortisationsrechnung. Sie müssen dazu mit dem Budgetplan erklären, begründen und durch Zahlen belegen:

• Diese Kosten haben wir und deshalb brauchen wir dieses Budget.
• Damit erreichen wir diese Einsparungen oder diesen zusätzlichen Umsatz für das Unternehmen.

Um die Wirtschaftlichkeit eines Vorhabens zu ermitteln und damit die Budgetfreigabe zu erwirken, können Sie auch einen Business Case zu Ihrem Vorhaben erstellen. Aus dem wird dann das notwendige Budget abgeleitet.