Büroorganisation und SelbstorganisationMit Getting Things Done alle Aufgaben planen und erledigen

Getting Things Done – die Grundregeln für die Arbeitsorganisation

Verbessern Sie Ihren typischen Arbeitsprozess mithilfe der Getting-Things-Done-Methode. Die Methode von David Allen gilt als extrem wirkungsvoll und kann hinsichtlich der Umsetzung einfach in die tägliche Routine integriert werden. Damit haben Sie am Ende eines jeden Arbeitstags einen leeren Posteingang.

Posteingang: wichtiges Element der GTD-Methode

Der Posteingang war früher ein Fach auf dem Schreibtisch – heute handelt es sich meistens um das E-Mail-Postfach. Hier landen alle Aufgaben, die an Sie herangetragen werden. Sämtliche Aufgaben im Posteingang sind schriftlich, stichwortartig formuliert.

Gegebenenfalls machen Sie eine Auftragsnotiz, die Sie in den Posteingang legen – zum Beispiel nach einem Zuruf vom Chef oder einem Anruf vom Kunden. Handelt es sich um einen elektronischen Eingangskorb, nutzen Sie gegebenenfalls spezielle Aufgabenverwaltungs-Systeme, die Sie als Posteingang verwenden.

Wichtig: Notieren Sie alle neuen Aufgaben und legen Sie die Notiz in den Posteingang. Bearbeiten Sie diese Aufgabe nicht sofort!

So bearbeiten Sie den Posteingang

Sie prüfen und sortieren einmal bis dreimal täglich, eventuell auch öfter, alle Vorgänge im Posteingang und im E-Mail-Eingang. Dabei gelten folgende Regeln:

• Müssen Sie nur archivieren oder ablegen, behandeln Sie die Aufgaben sofort.
• Nicht mehr Benötigtes werfen Sie sofort weg.
• Können Sie Aufgaben innerhalb von fünf Minuten vollständig abschließen, erledigen Sie diese sofort.
• Müssen Aufgaben länger als fünf Minuten bearbeitet werden, kommen sie in den nächsten Prozessschritt „Aufgaben planen“.

Aufgaben planen

Sie planen die umfangreicheren Aufgaben bzw. Eingangsdokumente nach folgenden Kriterien:

• Routineaufgabe, die ich beim nächsten Routine-Block bearbeiten werde.
• Wichtige und dringliche Aufgabe, die ich heute (oder so schnell wie möglich) im Zeitblock „unplanbare Aufgaben“ bearbeiten werde.
• Nur dringliche Aufgabe, die ich wenn möglich heute im Zeitblock „unplanbare Aufgaben“ bearbeiten werde.
• Projektaufgabe oder nicht dringliche, aber wichtige Aufgabe, die ich bis zum [Datum] bearbeiten werde und die solange auf Wiedervorlage liegt.
• Dokumente oder Informationen, die zu einer bereits geplanten Aufgabe gehören und die dort zugeordnet werden.

Am Ende sind alle(!) Aufgaben zugeordnet und mit einem Termin versehen, zu dem Sie diese Aufgabe bearbeiten werden: der Wiedervorlagetermin. Sie werden entsprechend in Ihrem Aufgabenplan vermerkt. Und: Der Posteingang und der E-Mail-Eingang sind nach diesem Schritt leer!

Aufgaben bearbeiten

Dann machen Sie sich an die Bearbeitung Ihrer Aufgaben. Je nachdem, was Sie als nächstes eingeplant haben, können das Routine-, ungeplante oder Projektaufgaben sein.

Immer gilt folgender Ablauf:

• Sie prüfen, was zu tun ist.
• Sie bearbeiten die Aufgabe entsprechend.
• Kommen Sie nicht weiter, beschaffen Sie sich fehlende Informationen, indem Sie Dritten ein festes Datum für die Beschaffung oder Klärung vorgeben.
• Die Aufgabe kommt auf Wiedervorlage zu diesem Datum, zu dem die Information oder Entscheidung vorliegen soll.
• Sie erstellen das Produkt bzw. das Ergebnis, das im Rahmen dieser Aufgabe von Ihnen erwartet wird.

Aufgaben abschließen

Am Ende geben Sie die relevanten Produkte oder Ergebnisse in Ihren Ausgangskorb oder versenden sie als E-Mail. Die Aufgabe ist dann vollständig bearbeitet und Sie archivieren alle dazugehörenden Dokumente, soweit es eine Aufbewahrungspflicht gibt.

Aufgabe „zur Kenntnis nehmen“ oder „irgendwann lösen“

Eine besondere Behandlung bekommt das, was zur Kategorie „Das will ich irgendwann einmal lesen“ oder „Da will ich mich jetzt nicht gleich entscheiden“ gehört. Richten Sie sich dafür eine Ablage ein und planen Sie regelmäßig Zeiten ein (zum Beispiel auch auf Dienstreisen), zu denen Sie dies lesen und bearbeiten. Setzen Sie sich einen Termin; wenn der erreicht ist und Sie haben diese Information nicht benötigt, schmeißen Sie diese weg.

Wenn Sie interessante Artikel lesen, dann schreiben Sie immer dazu auf:

• Was lerne ich daraus?
• Was bedeutet das konkret für mich?
• Was werde ich sofort ändern?
• Welche Informationen muss ich anfordern?
• In welchem Projekt oder Konzept werde ich diese Information nutzen (dort ablegen)?
• Wem muss ich das weitergeben?
• Was will ich dazu anderen Kollegen, Mitarbeitern oder Vorgesetzten – zum Beispiel bei der nächsten Besprechung – sagen?

Wenn keine dieser Fragen relevant ist, dann schmeißen Sie das Dokument weg!

Dokumentation und Checklisten für die eigene Arbeit erstellen

Dokumentieren Sie Ihre Tätigkeiten und Abläufe in einem Organisationsbuch, einer Betriebsanleitung oder in Checklisten für Ihre Stelle, etwa nach dem Muster:

• Das ist die Aufgabe.
• Diese Tätigkeiten führe ich aus, um die Aufgabe zu erfüllen.
• Das sind die täglichen oder wöchentlichen Routinen.
• Diese Informationen brauche ich dazu.
• So sind die Informationen und Dokumente abgelegt.
• Das sind die wichtigen Ansprechpartner.
• Diese Probleme können auftreten.
• Das muss man wissen (Zugangsdaten, Regelungen).
• So geht das im Detail (Handlungsanleitung, Schritt für Schritt).

So planen Sie Ihre persönlichen Arbeitsabläufe. Der Tag gewinnt an Struktur, Sie kommen zu den für Sie wichtigen Aufgaben. Hektik und Stress nehmen ab. Wahrscheinlich wird es eine Weile dauern, bis Sie die für Sie richtige Mischung und Positionierung von Aufgabentypen und Tätigkeiten im Wochenplan gefunden haben. Probieren Sie einfach aus, was Sie verbessert können und was Ihre Arbeit erleichtert. Wenn Sie den passenden Rhythmus gefunden haben, pflegen und überarbeiten Sie diesen erst dann, wenn sich neue Anforderungen ergeben.