Geschäftsplanung mit ExcelMit Geschäftsplanung Umsatz, Kosten und Erfolge im Blick haben
Wofür Unternehmensplanung, Geschäftsplanung und Finanzplanung notwendig sind
Umsatz, Kosten und Erfolg (Gewinn) planen ist eine Kernaufgabe im Management. Denn Sie müssen die Liquidität sicherstellen und wollen wissen, ob Ihr Unternehmen und einzelne Geschäftsbereiche rentabel sind.
Gerade weil niemand exakt vorhersehen kann, was in einer dynamischen und unwägbaren Zukunft passiert, ist es entscheidend, sich auf mögliche Entwicklungen einzustellen. Grundlage dafür sind die bisherige Entwicklung der Geschäftsbereiche und Annahmen darüber, wie sie sich in Zukunft weiterentwickeln können oder sollen.
Deshalb ist Planung sinnvoll und wichtig. Sie muss mindestens für das Unternehmen insgesamt durchgeführt werden, das rechtlich selbstständig ist und deshalb gegenüber Eigentümern und anderen Stakeholdern Rechenschaft über den wirtschaftlichen Erfolg ablegen muss. Zudem muss es seinen steuerlichen und anderen rechtlichen Pflichten zur Rechnungslegung und zum Erfolgsnachweis nachkommen.
Die Geschäftsleitung eines Unternehmens will aber genauer erkennen, was in welcher Form zum wirtschaftlichen Erfolg beiträgt. Deshalb werden Umsätze und Kosten nicht pauschal betrachtet, sondern aufgeteilt und analysiert. Je nach Branche, Art des Unternehmens, seiner Größe und seinen Leistungen werden dabei unterschiedliche Sachverhalte im Rahmen der Planung betrachtet.
Welche Geschäftseinheiten und Planungseinheiten gibt es
Für welche Sachverhalte und Bereiche Sie die Umsätze, Kosten, Einzahlungen, Auszahlungen und Gewinne planen, hängt von Ihrem Verantwortungsbereich und Ihren Aufgaben ab. Was können und müssen Sie planen, gestalten, ändern, verbessern, managen? Dazu folgende Beispiele für mögliche Planungseinheiten:
Produkte und Dienstleistungen
Das Unternehmen bietet unterschiedliche Produkte und Dienstleistungen an. Die Geschäftsleitung will wissen, welche Leistungen rentabel sind und welche nicht, um einzelne Angebote einzustellen und andere auszubauen.
Niederlassungen
Das Unternehmen hat mehrere Niederlassungen. Die Geschäftsleitung will wissen, wie erfolgreich die einzelnen Niederlassungen sind, wo investiert werden muss, welche optimiert und welche geschlossen werden müssen.
Geschäftsbereiche, Business Units und Profit Center
Ein großes Unternehmen hat mehrere Geschäftsbereiche, Business Units oder Profit Center. Die Geschäftsleitung will deren Erfolge erkennen, um daraus Ziele und Strategien des Unternehmens abzuleiten.
Für eine differenzierte, aber überschaubare Planung für Ihr Unternehmen und einzelne Produktgruppen, Niederlassungen oder Geschäftsbereiche können Sie das in diesem Beitrag vorgestellte Excel-Tool nutzen. Aufbau und Funktionsweise werden Schritt für Schritt erklärt, sodass Sie direkt in die Planung einsteigen können.
Excel-Tool mit Menü und Übersicht zu den Teilplänen
Mit dem Excel-Tool werden für ein Unternehmen, seine Produktgruppen, Niederlassungen oder Geschäftsbereiche zunächst die folgenden Planungsbereiche oder Teilpläne unterschieden:
- Umsatz
- Kosten
- Liquidität
- Betriebsergebnis (Gewinn)
Sie können für bis zu zwölf unterschiedliche Planungseinheiten den Umsatz und die direkten Materialkosten, als zuweisbare Einzelkosten, planen. Planungseinheiten können sein:
- einzelne Produkte oder Dienstleistungen
- Produktgruppen oder Produktsegmente
- Niederlassungen oder Geschäftsbereiche
Im Excel-Tool (und in den folgenden Erläuterungen und Abbildungen) sind diese Planungseinheiten als Produktgruppen bezeichnet.
Aus dem Umsatz und den Materialkosten wird der Rohertrag für jede einzelne Planungseinheit berechnet.
Für das Unternehmen insgesamt werden alle weiteren Kosten berücksichtigt und geplant. Das sind Personalkosten, Versicherungen, Fuhrparkkosten, Betriebskosten, Finanzierungskosten und sonstige Kosten, die übergreifend anfallen können.
Aus den Umsätzen und Roherträgen für die einzelnen Planungseinheiten und aus den übergreifenden Kosten ergibt sich dann die Erfolgsplanung. Sie umfasst die Liquiditätsplanung; damit wird zum einen die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens überwacht und zum anderen der notwendige Kapitalbedarf ermittelt für die Budgetplanung.
Außerdem wird das Betriebsergebnis, der Gewinn des Unternehmens, in der Gewinn- und Ergebnisplanung ermittelt. Dabei werden weitere, sonstige Kosten sowie Abschreibungen und Steuern einbezogen.
Die folgende Abbildung zeigt den Aufbau des Excel-Tools im Überblick. Von dieser Menü-Tabelle werden die einzelnen Eingabe-, Planungs- und Berechnungstabellen für die entsprechende Teilplanung direkt durch Anklicken erreicht.
Betrachteter Planungszeitraum und Zeitraster
Das Excel-Tool ist für einen Zeitraum von sechs Jahren angelegt. Ausgangspunkt ist das Planungsdatum, das Sie in der Menü-Übersicht eintragen. Das kann das aktuelle Jahr sein. Der Planungszeitraum ist folgendermaßen strukturiert:
Bisherige Entwicklung
Für die vergangenen drei Jahre werden die Ist-Werte für Umsatz, Kosten etc. pro Monat erfasst. Ausgangspunkt ist das im Tabellenblatt MENÜ eingetragene Datum. Von dem Jahr des Datums wird die bisherige Entwicklung (Ist-Daten) drei Jahre zurück betrachtet: t-3, t-2, t-1.
Aktueller Basiswert
Aus diesen Ist-Werten der vergangenen drei Jahre wird jeweils der Mittelwert berechnet und für t0 angezeigt. Dieser Mittelwert für Umsatz, Kosten etc. ist die Basis für die zukünftige Planung.
Zukünftige Entwicklung (Plan und Soll)
Auf der Grundlage des aktuellen Basiswerts wird die zukünftige Entwicklung geplant. Die Planwerte ergeben sich aus Ihren Annahmen oder Vorgaben (Soll-Werte), wie sich Umsätze und Kosten entwickeln (können oder sollen). Die Planungseinheiten für die zukünftigen drei Jahre sind:
- für das aktuelle Planungsjahr (t+1): Monate
- für das kommende Planungsjahr (t+2): Quartale
- für das darauffolgende Planungsjahr (t+3): Gesamtjahr
Sie können in jedem der zwölf Tabellenblätter PRODUKTGRUPPE 1 bis PRODUKTGRUPPE 12 für die einzelnen Produktgruppen zum entsprechenden Jahr springen mithilfe der Funktionen, die in der folgenden Abbildung dargestellt sind.
Planungseinheit festlegen
Den Umsatz und die Materialkosten als direkt zurechenbare Einzelkosten erfassen und planen Sie für bis zu zwölf einzelne Planungseinheiten. Sie geben in den jeweiligen Tabellen ein, wie diese in Ihrem Unternehmen benannt werden. In der Excel-Vorlage ist das die „Produktgruppe (1 bis 12)“ (siehe folgende Abbildung).
Nutzen Sie eines der beiden folgenden Excel-Tools für die Planung von Umsatz, Kosten, Liquidität und Ergebnissen als operativen Geschäftsplan für Ihren Verantwortungsbereich. Legen Sie dazu fest, wofür Sie diesen Geschäftsplan erstellen: Produkte, Niederlassungen, Geschäftseinheiten oder andere Sachverhalte.
- Im ersten Excel-Tool erfassen Sie auf der Ebene der einzelnen Planungseinheiten nur die Materialkosten als Einzelkosten und berechnen dort den Rohertrag.
- Im zweiten Excel-Tool können Sie auf der Ebene der einzelnen Planungseinheiten weitere Kostenarten erfassen; zum Beispiel Personalkosten, Betriebskosten oder Abschreibungen, soweit sie als Einzelkosten zurechenbar sind. Außerdem werden in dieser Variante des Excel-Tools alle Kennzahlen zusätzlich als Diagramm (Säule oder Linie) dargestellt.
Prüfen Sie, inwieweit die Ist-Werte für die letzten drei Geschäftsjahre vorliegen und wie Sie diese Daten erfassen und übertragen können.
Im folgenden Beitrag lesen Sie, wie die Ist-Werte in diesem Excel-Tool erfasst und dargestellt werden.
Ergänzen Sie den Geschäftsplan mit den Planzahlen um eine schriftliche Übersicht zu den geplanten Zielen und Maßnahmen. Fassen Sie dies in einem Geschäftsplanbericht zusammen.
Dazu nutzen Sie die folgende Vorlage mit einer fertigen Gliederung und allen relevanten Inhalten, die in einem Geschäftsplan beschrieben sein sollten.
