Kennzahlen-DashboardWie Sie Kennzahlen als Cockpit oder Dashboard aufbereiten

Kennzahlen sind das Cockpit des Unternehmens

Kennzahlen werden in allen Bereichen und von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Unternehmen genutzt, um Abläufe zu planen und zu steuern. Sie sind Grundlage für Entscheidungen. Sie zeigen an, wie gut Ziele erreicht werden, und sind Alarmsignal, wenn etwas aus dem Ruder läuft.

Das Problem ist die Fülle von Kennzahlen, die in Unternehmen eingesetzt werden. Um den Überblick zu behalten, werden die wichtigsten Kennzahlen deshalb in einfachen Übersichten zusammengestellt und so aufbereitet, dass man auf einen Blick erkennt, wann eine Aktion erforderlich ist.

Diese Kennzahlen-Übersichten werden auch Kennzahlen-Dashboard oder Kennzahlen-Cockpit genannt.

In diesem Handbuch-Kapitel finden Sie viele unterschiedliche Excel-Vorlagen, aus denen Sie Ihr individuelles Kennzahlen-Dashboard oder Cockpit erstellen können. Sie können damit jede Kennzahl visualisieren, die für Ihren Verantwortungsbereich eine Rolle spielt. Zur Anpassung an Ihre Anforderungen können Sie viele Vorlagen in diesem Kapitel wie einen Kennzahlen-Baukasten nutzen. Im Vorfeld müssen Sie dabei folgende Aspekte klären.

Inhaltliche Bedeutung und Zweck der Kennzahl

Wenn Sie eine Kennzahl erheben, berechnen und regelmäßig auswerten, ist das mit Aufwand verbunden. Dieser Aufwand lohnt sich nur dann, wenn klar ist, dass Sie die Kennzahl wirklich benötigen. Zum Beispiel: um Projekte zu planen, um Abläufe zu verbessern, um einzugreifen, wenn etwas aus dem Ruder läuft, oder um den Fokus der Mitarbeiter auf einen Sachverhalt zu lenken.

Klären Sie deshalb:

• Welches Ziel und welchen Zweck verfolgen Sie, wenn Sie die Kennzahl überwachen und regelmäßig auswerten?
• Welchen Sachverhalt soll die Kennzahl dafür genau ausdrücken und abbilden?
• Was müssen Sie dafür messen und welche Daten müssen Sie erheben oder nutzen?
• Wie wird die Kennzahl aus den Messwerten berechnet?

Art der Kennzahl festlegen

Um die Kennzahl richtig zu berechnen, müssen Sie festlegen, welche Art der Kennzahl am besten geeignet ist, um den Sachverhalt anschaulich darzustellen und Ziel und Zweck zu erreichen. Es lassen sich folgende Arten von Kennzahlen unterscheiden:

Absolute Zahlen:

Mit absoluten Zahlen werden Mengen oder eine Anzahl abgebildet. Die Kennzahl ist eine einzelne Zahl mit einer Einheit, eine Summe, eine Differenz oder ein Mittelwert, Median oder Modus (als statistisch ermittelte Kenngrößen), zum Beispiel Cashflow oder Umsatz: 550.000 Euro.

Gliederungszahlen:

Ein Teil wird in Beziehung zu einem Ganzen gesetzt; zum Beispiel die Anzahl der Auszubildenden zur Anzahl aller Mitarbeiter eines Unternehmens: 8 %. Gliederungszahlen werden in Prozent oder von Hundert (v. H.) angegeben.

Beziehungszahlen:

Eine Kennzahl wird auf eine logisch passende Einheit bezogen; zum Beispiel Reisekosten je Mitarbeiter: 3.150 Euro pro Mitarbeiter.

Indexzahlen:

Sie werden ermittelt aus einer Folge von Zahlen und diese nehmen auf eine Basis (meistens 100) Bezug oder werden auf diese normiert; zum Beispiel die jährlichen Aufwände für Forschung und Entwicklung im Unternehmen; der Aufwand im Jahr 2005 wird gleich 100 (Basis) gesetzt, alle anderen Aufwände werden in Bezug auf 100 berechnet. So ergibt sich eine Zahlenfolge für die Jahre nach 2005.

Zeitlicher Bezug der Kennzahlen

Aus Ziel und Zweck einer Kennzahl leitet sich außerdem ab, in welchen Rhythmus Sie die Kennzahl ermitteln und darstellen sollten. Sie müssen festlegen, ob es notwendig ist, eine Kennzahl täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich oder für einen anderen Zeitraum oder zu einem definierten Zeitpunkt zu ermitteln. Zum einen hängt dies ab vom Aufwand für die Messung der Daten und zum anderen davon, was die Kennzahl mit dem zeitlichen Bezug aussagen kann.

Beispiel: Gastronomie oder Einzelhandel versus Maschinenbau

Für einen Gastronomiebetrieb oder ein Einzelhandelsunternehmen kann es hilfreich sein, wenn der Umsatz täglich ermittelt und ausgewertet wird; etwa um umsatzstarke Wochentage zu erkennen. Für ein Maschinenbauunternehmen wird der Tagesumsatz wenig Aussagekraft haben. Hier wird der Umsatz pro Monat oder pro Jahr als Summe der einzelnen Umsätze ermittelt. Für den Gastronomiebetrieb kann zudem ein Durchschnittswert für den Umsatz an Samstagen berechnet werden.

Je nachdem, was geplant, gesteuert, kontrolliert oder verbessert werden soll, wird festgelegt, für welchen Zeitraum und wie oft eine Kennzahl ermittelt wird.

Vergleichbarkeit und Interpretation von Kennzahlen

Eine Kennzahl sagt für sich genommen meistens wenig aus. Sie kann nur ausgewertet und interpretiert werden, wenn sie verglichen wird. Erst durch den Vergleich wird sichtbar, ob und welche Aktionen oder Maßnahmen notwendig sind. Sie sollten deshalb für Ihre Kennzahlen immer klären:

• Mit welcher Vergleichsgröße können Sie am besten den Zweck der Kennzahl erfüllen?
• Welcher Vergleich liefert Antworten auf Ihre Fragen?

Für einen Vergleich und damit für die Interpretation der Kennzahlen bieten sich folgende Möglichkeiten an:

Plan-Ist-Vergleich:

Es gibt einen Planwert oder einen Sollwert für eine Kennzahl, die ausdrücken, welchen Wert die Kennzahl erreichen soll. Die Sollwerte leiten sich aus den übergeordneten Unternehmenszielen und den Vorgaben ab.

Zeitvergleich:

Über einen angemessenen und längeren Zeitraum wird die Entwicklung und Veränderung der Kennzahl beobachtet. Je nachdem, wie sich eine Kennzahl verändert, ob sie sinkt, steigt oder gleich bleibt, ergeben sich daraus andere Schlussfolgerungen. Meistens spielen dabei Sollvorgaben eine Rolle.

Vergleich mit anderen Bereichen:

Im Unternehmen können mehrere Bereiche oder Sachverhalte miteinander verglichen werden, wenn diese in einer logischen Beziehung stehen. Zum Beispiel können anhand von Kennzahlen mehrere Verkaufsteams miteinander verglichen werden, mehrere Produktgruppen oder unterschiedliche Geschäftsbereiche oder Unternehmen.

Auch in diesem Fall ist maßgeblich, welche Ziele mit der Kennzahl verknüpft sind und welche Aktionen oder Maßnahmen sich ableiten und umsetzen lassen, falls die Auswertung der Kennzahl und ihr Vergleich zeigen: Es muss etwas getan werden!