KennzahlensystemeKennzahlensysteme als Grundlage für Kennzahlenmanagement
Geschäftsvorfälle sind Grundlage für Kennzahlen
Jeder Pilot braucht in seinem Cockpit verlässliche Instrumente, die ihm anzeigen, wie schnell und wie hoch er fliegt, in welche Richtung er unterwegs ist, wie viel Treibstoff noch im Tank ist und vieles mehr. Nur so wird er seinen Zielflughafen erreichen. Genauso brauchen Manager Kennzahlen. Sie sollen das Geschehen im Unternehmen auf einfache Weise sichtbar machen, und sie sollen anzeigen, ob alles „auf Kurs“ ist. Das ist notwendig, weil sich jeden Tag in großen und kleinen Unternehmen unzählige Geschäftsvorfälle ereignen. Beispiele sind:
- eine Kundin bezahlt ihre Rechnung,
- ein Mitarbeiter meldet sich krank,
- ein Besucher klickt die Webseite des Unternehmens an,
- die Vorgabezeit im Arbeitsplan wird korrigiert,
- der Vorstand verhandelt mit Partnern über ein Joint Venture in China.
Diese sehr willkürliche Auswahl zeigt das breite Spektrum möglicher Geschäftsvorfälle. Viele sind selbstverständlich und sind Routine; es wird ein mehr oder weniger komplexer Prozess angestoßen, mit dem der Geschäftsvorfall verarbeitet wird. Andere Geschäftsvorfälle haben strategische Bedeutung und entscheiden über den Erfolg des Unternehmens in der Zukunft. Aber nicht immer lässt sich sagen, ob ein Vorfall alltäglich oder strategisch ist. Manchmal haben kleine Dinge eine große Wirkung. Um darauf vorbereitet zu sein, braucht es Kennzahlen.
Kennzahlenmanagement
Das Kennzahlenmanagement im Unternehmen umfasst die Entwicklung und Definition von Kennzahlen sowie die Zusammenführung der Kennzahlen in Kennzahlensystemen. Die Kennzahlen werden ausgewertet und für Planung und Steuerung von Abläufen im Unternehmen genutzt. Die Kennzahlensysteme werden mit dem Kennzahlenmanagement regelmäßig weiterentwickelt und angepasst.
Dabei sind Kennzahlen verdichtete Kenngrößen oder Messwerte, die über einen zahlenmäßig erfassbaren Sachverhalt berichten. Es handelt sich um numerische Informationen, die die Struktur eines Unternehmens oder Teile davon sowie die sich in diesem Unternehmen vollziehenden Prozesse und Entwicklungen beschreiben. Die Kennzahlen sollen ein Bild vermitteln, was in der Realität passiert. Damit kann das Management eingreifen und steuern, wenn es meint, dass das Unternehmen von seinem Weg und Ziel abkommt. Dazu werden Ist-Werte der Kennzahlen mit Sollvorgaben zu diesen Kennzahlen verglichen.
Wenn sich Sachverhalte nicht oder nur sehr eingeschränkt zahlenmäßig erfassen lassen, werden hilfsweise andere Kenngrößen genutzt, um den Sachverhalt zu beschreiben. In diesem Fall spricht man nicht von Kennzahlen, sondern von Indikatoren.
In einem Kennzahlensystem werden die in einem Unternehmen eingesetzten Kennzahlen logisch geordnet oder nach festgelegten Rechenregeln zusammengeführt.
Wie Geschäftsvorfälle mit Kennzahlen gemanagt werden
Um Licht in das Geflecht von Geschäftsvorfällen zu bekommen, überzieht das Management das Unternehmen mit einem mehr oder weniger komplexen Kennzahlensystem. Es will diese vielen Geschäftsvorfälle sichtbar machen und bewerten können. Denn nur dann können die Verantwortlichen eingreifen, wenn es Kursabweichungen gibt. Oder entscheiden, welcher Kurs eingeschlagen werden soll, um Chancen zu nutzen und Gefahren zu meiden.
1. Kenngrößen bilden Geschäftsvorfälle ab
Dazu wird ein Geschäftsvorfall mit einer oder mehreren Kenngrößen verbunden und beschrieben. Die Zahlung einer Rechnung wird beispielsweise durch den Geldbetrag, die Einzahlung und das Datum des Zahlungseingangs abgebildet. Welche Kenngrößen bei einem einzelnen Geschäftsvorfall erfasst werden, hängt davon ab, was rechtlich gefordert ist (Dokumentationspflicht) und was das Management später damit erkennen oder daraus ableiten will. Eine Kenngröße ist das, was gemessen und dokumentiert oder gespeichert werden kann.
2. Kenngrößen werden zu Kennzahlen verdichtet
Aus der Vielzahl der Kenngrößen, die so jeden Tag entstehen, kann kein Mensch etwas erkennen oder ableiten. Deshalb werden diese Kenngrößen mit Kennzahlen oder Indikatoren zusammengefasst. Mit einer Kennzahl muss angegeben werden, welche Kenngrößen dort einfließen und wie die Kennzahl aus den Kenngrößen berechnet wird. Aus der Bezahlung einer Rechnung an einem bestimmten Tag kann dann die Kennzahl „Cashflow aus dem operativen Geschäft“ gebildet werden, indem alle Einzahlungen zu Rechnungen zwischen dem 1.1. und dem 31.12. eines Jahres addiert werden.
3. Kennzahlensysteme ordnen die Kennzahlen
So entstehen Kennzahlen, die wichtige Geschäftsvorfälle oder Sachverhalte in einem Unternehmen so abbilden, dass das Management damit arbeiten kann. Welche Kennzahlen dabei wichtig sind und wie diese zusammenhängen, das wird in einem Kennzahlensystem festgelegt. Dort werden alle Kennzahlen benannt und erläutert. Zudem werden die Zusammenhänge der Kennzahlen dargestellt und erklärt. Meistens werden im Unternehmen mehrere Kennzahlensysteme entwickelt, die dann die Geschäftsvorfälle in einem einzelnen Bereich wie Vertrieb, Marketing, Unternehmensführung, Produktmanagement, Produktion, Einkauf oder Personalwesen abbilden.
4. Kennzahlenmanagement leitet aus Kennzahlen Maßnahmen ab
Mit den so geordneten Kennzahlen kann das Management arbeiten. Es hat diese – wie der Pilot seine Anzeigen im Cockpit – immer im Blick. Einige Kennzahlen sind permanent sichtbar; sie bilden das Geschehen quasi synchron ab, auf dem Computer der Managerin oder auf der Anzeigentafel in der Produktionshalle. Andere Kennzahlen werden in Berichten oder Reports zusammengestellt, aufbereitet und visualisiert. Im Kennzahlenmanagement wird festgelegt, wie die Kennzahlen dargestellt werden sollen und wie sie genutzt werden können. Es ermöglicht dem Management, Abläufe und Geschäftsvorfälle zu steuern, bei Bedarf einzugreifen, langfristig zu planen und Entscheidungen zu treffen.
Der unternehmerische Regelkreis
Der Prozess von einem Geschäftsvorfall zur Planung und Steuerung von Abläufen lässt sich in einem Regelkreis abbilden. Dieser Prozess läuft in unzähligen Varianten permanent im Großen und im Kleinen in jedem Unternehmen ab. Deshalb wird er als Kreislauf dargestellt. In Abbildung 1 ist dieser unternehmerische Regelkreis mit seinen zentralen Elementen dargestellt.
Regelstrecke
Zunächst wird der Bereich festgelegt, der mithilfe von Kennzahlen gemanagt werden soll und für den das Kennzahlensystem gelten soll. Das können das gesamte Unternehmen, ein Fachbereich, ein Team oder ein Prozess sein. Dieser Bereich wird als Regelstrecke bezeichnet. Hier ereignen sich Geschäftsvorfälle.
Störungen
Was in diesem Bereich passieren soll, ist in Aufgabenbeschreibungen, Stellenbeschreibungen, Prozessbeschreibungen, Ablaufdiagrammen, Arbeitsplänen oder Handbüchern dargestellt. Was wirklich passiert, wird von Störungen, Unplanbarem, Fehlverhalten oder anderen Ereignissen beeinflusst. Eine Maschine kann defekt sein, und ein Mitarbeiter krank werden.
Messung von Kenngrößen und Verdichtung in Kennzahlen
Was wirklich passiert, wird durch die definierten Kenngrößen gemessen und in Kennzahlen zusammengeführt. Das Management als Regler des Systems wertet diese Kennzahlen aus und steuert den Ablauf der Regelstrecke, die einzelnen Geschäftsvorfälle und deren Bearbeitung. Es greift in die Regelstrecke aber nur ein, wenn das erforderlich ist.
Soll-Ist-Vergleich zur Steuerung
Damit das Management weiß, ob und was es wie steuern muss, vergleicht es die Kennzahlen aus den gemessenen Kenngrößen (IST) mit Führungsgrößen, Zielen und Vorgaben, die es aus dem übergeordneten Bereich erhalten hat (SOLL).
Das müssen Kennzahlensysteme und Kennzahlenmanagement leisten
Der unternehmerische Regelkreis zeigt auf, was Kennzahlen, Kennzahlensysteme und Kennzahlenmanagement leisten müssen. Kennzahlensysteme müssen nämlich:
- Transparenz schaffen über Geschäftsvorfälle und Störungen,
- Grundlage sein für Argumentationen und Entscheidungen, wenn in der Regelstrecke eingegriffen und gesteuert wird,
- hilfreich sein, wenn es darum geht, Führungsgrößen, Ziele und Sollvorgaben auszuhandeln oder zu ändern,
- Teil von Berichten sein, die sich intern an die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder an Vorgesetzte richten und die zeigen, was geleistet wurde und was (noch) geleistet werden soll,
- externen Interessengruppen wie Anteilseignern, Banken, Behörden (Statistikämter etc.) oder Medien und Öffentlichkeit zeigen, was das Unternehmen insgesamt leistet und was es in Zukunft leisten will.
Ein Problem für viele Unternehmen ist: Viele Kennzahlen werden aufwendig gemessen und erhoben, ohne dass ihre Bedeutung oder ihr Zweck noch erkennbar ist. Sie werden eigentlich nicht (mehr) gebraucht. Deshalb müssen Ziele und Bedarfe an Kennzahlen einerseits und die Erhebung und Aufbereitung von Kennzahlen andererseits immer wieder aufeinander abgestimmt werden, um unnötige Blindleistung zu vermeiden. Auch das ist Aufgabe des Kennzahlenmanagements. Es sorgt dafür, dass das Management mit den notwendigen Kennzahlen versorgt wird und achtet darauf, dass Zahlen, Daten und Kennzahlen nicht unnötig oder falsch erhoben und ermittelt werden.
Kennzahlensysteme für unterschiedliche Zwecke
Es gibt eine Fülle von Kennzahlensystemen. Jedes wurde für einen bestimmten Zweck und für eine bestimmte Anwendergruppe und deren Anforderungen entwickelt. Beispiele für Kennzahlensysteme und ihre Zwecke sind:
- ein Team will seine Leistungen prüfen und verbessern: Es arbeitet deshalb mit Key Performance Indicators (KPI) oder mit der OKR-Methode.
- die Abteilungs- oder Bereichsleitung ist verantwortlich dafür, dass das Unternehmen erfolgreich ist: Sie arbeitet deshalb mit der Kosten-Leistungsrechnung oder mit Prozesskosten und ermittelt die Wirtschaftlichkeit mit Methoden der Investitionsrechnung.
- die Geschäftsleitung will die langfristige Existenz des Unternehmens sichern und den Unternehmenswert steigern: Sie orientiert sich dazu an der Balanced Scorecard (BSC) und ermittelt den Unternehmenswert anhand von Bilanzkennzahlen.
Welche Kennzahlen nutzen Sie in Ihrem Unternehmen und Verantwortungsbereich?
Prüfen Sie für Ihr Unternehmen und Ihren Verantwortungsbereich:
- Welche Kennzahlen nutzen Sie für die Planung und Steuerung?
- Welche Geschäftsvorfälle und Ereignisse bilden diese Kennzahlen ab?
- Welche Ziele verfolgen Sie und welche Sollvorgaben wollen oder sollen Sie erreichen?
- Wie und inwiefern führen Sie einen Soll-Ist-Vergleich durch?
- Welche Schlussfolgerungen ziehen Sie aus den Kennzahlen?
- Wann und wie greifen Sie in Ihre Prozesse ein oder steuern das Geschehen?
Nutzen Sie für die Zusammenstellung Ihrer Kennzahlen die folgenden Vorlagen:
Sie können sich für Ihre Antworten auf diese Fragen am unternehmerischen Regelkreis orientieren.
Kennzahlensystem und Kennzahlenmanagement überprüfen
So können Sie Ihre bislang genutzten Kennzahlen überprüfen. Klären Sie, ob Sie damit Ihre Ziele erreichen und ob die Kennzahlen ihren Zweck erfüllen. Überprüfen Sie auch, ob sich der Aufwand lohnt, sie zu erheben.
Prüfen Sie Ihr Kennzahlenmanagement:
- Was ist aus Ihrer Sicht und vor dem Hintergrund Ihrer Erfahrungen wichtig bei der Auswahl und Definition, bei der Messung und bei der Anwendung von Kennzahlen?
- Welche Kennzahlen sind aus Ihrer Sicht wichtig?
- Welche Kennzahlen wären wichtig, sind aber nicht verfügbar?
- Auf welche bestehenden Kennzahlen können Sie verzichten? Warum?
In den folgenden Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, was Kennzahlen leisten müssen, damit sie ihren Zweck erfüllen. Dazu müssen sie richtig festgelegt und definiert werden. So ergeben sich unterschiedliche Arten von Kennzahlen.
