Machbarkeitsstudie erstellenWie Sie eine Machbarkeitsstudie erstellen

Wann braucht es eine Machbarkeitsstudie?

Am Anfang einer Machbarkeitsstudie steht immer eine Idee oder ein Vorhaben. Sie vermuten dabei, dass die Verwirklichung der Idee und die Umsetzung des Vorhabens schwierig, komplex, anspruchsvoll oder aufwendig werden. Deshalb bedenken und prüfen Sie einige Aspekte vorab und erstellen eine Machbarkeitsstudie.

Für manche Vorhaben kann schon die Planung aufwendig sein. Bevor Sie also mit der Planung beginnen, sollten einige Überlegungen angestellt werden.

Eine Machbarkeitsstudie erstellt man zum Beispiel für:

• große Bauprojekte
• umfangreiche IT-Projekte in Unternehmen
• große Veranstaltungen
• Entwicklung neuer Produkte
• Einstieg in neue Märkte

Wenn sich erst im Laufe der mit solchen Vorhaben verbundenen Planung, bei der anschließenden Umsetzung oder beim Betrieb besondere Schwierigkeiten zeigen, wird es teuer. Je später die Schwierigkeiten auftreten, desto teurer wird es, weil bis dahin viel Geld investiert wurde.

Nicht selten heißt es dann: „Das hätten wir auch vorher wissen können.“ Mit der Machbarkeitsstudie soll dieses Wissen zusammengestellt werden.

In diesem Zusammenhang wird auch gesprochen von: Feasibility Study, Durchführbarkeitsstudie, Machbarkeitsanalyse, Machbarkeitsbetrachtung oder Machbarkeitsnachweis (Proof of Concept).

Machbarkeitsstudie im Projektmanagement

Im Projektmanagement, insbesondere in der DIN 69901-2, ist „das Prüfen der Machbarkeit“ eine dem Projektstart vorgelagerte Aufgabe. In der DIN-Norm ist sie deshalb im Prozessmodell als Prozess D.8.3 „Machbarkeit bewerten“ genannt und wird als Mindeststandard bezeichnet.

Warum braucht man eine Machbarkeitsstudie?

Mit einer Machbarkeitsstudie will man Geld sparen. Allerdings kostet das Erstellen der Studie ebenfalls Geld – je nach Vorhaben, Umfang und überprüften Aspekten kann das sogar sehr viel Geld sein.

Der wesentliche Zweck der Machbarkeitsstudie: Man ermittelt, ob eine Idee erfolgreich umsetzbar oder ein Vorhaben wirtschaftlich durchführbar ist. Im Einzelnen soll die Machbarkeitsstudie zeigen, welche:

• Rahmenbedingungen beachtet werden müssen,
• Voraussetzungen für die Umsetzung und Durchführung gegeben sein müssen,
• Risiken bei Planung, Umsetzung und Betrieb bestehen,
• Erfolgsfaktoren das Gelingen beeinflussen,
• Indikatoren man im Blick haben sollte, um über den Abbruch zu entscheiden.

Das Ergebnis der Machbarkeitsstudie kann sein: Das Vorhaben kann nicht realisiert werden. Dann haben Sie zwar Geld in die Studie investiert, aber mehr Geld gespart, das Sie ansonsten für ein nicht machbares Vorhaben ausgegeben hätten.

Worauf müssen Sie achten?

Aufwand für die Machbarkeitsstudie planen

Eine Machbarkeitsstudie wird dann erstellt, wenn man vermutet, dass sie weniger Geld kosten wird, als man verliert, falls das Vorhaben später scheitert. Dazu wägen Sie ab:

• Was kostet die Machbarkeitsstudie, die sorgfältig erstellt wird und verlässlich ist?
• Wie viel Geld verlieren wir, wenn wir in der Planungsphase, bei der Umsetzung oder nach Inbetriebnahme erkennen, dass es nicht funktioniert?

Machbarkeitsstudien werden meist (nur) dann erstellt, wenn bereits bekannt oder klar ist, dass der Planungsaufwand deutlich höher ist als der Aufwand für die Machbarkeitsstudie.

Sorgfältig vorgehen

Voraussetzung ist, dass die Studie sorgfältig erstellt wird. Wenn Sie die Machbarkeit einer Idee nur oberflächlich prüfen und beurteilen, kann es passieren, dass Sie entscheidende Risiken übersehen – und mit dem Vorhaben beginnen, obwohl „man das Risiko hätte kommen sehen.“

Werden die Risiken im Rahmen der Studie als zu groß eingeschätzt – und das Vorhaben deshalb nicht umgesetzt – entgehen Ihnen vielleicht besondere Chancen. Die Folge ist, Sie machen so weiter wie bisher, mit allen Risiken, die das mit sich bringt.

Expertise nutzen

Für eine Machbarkeitsstudie braucht es meist besonderes Expertenwissen und Erfahrung. Viele zu prüfende Aspekte haben einen starken Fachbezug: zum Recht, zur Technik, zur Investitionsrechnung oder zur Finanzierung.

Gleichzeitig braucht es für Schätzungen und Bewertungen Erfahrungswissen von Personen, die sich im Bereich des Vorhabens bereits auskennen, die vergleichbare Vorhaben bereits realisiert haben oder Märkte und Entwicklungen einschätzen können.

Aus den Ergebnissen lernen

Was auch immer die Ergebnisse der Machbarkeitsstudie sind – sie bieten eine hervorragende Möglichkeit zum Lernen. Sie erfahren, worauf Sie bei Planung, Umsetzung und Betrieb Ihres Vorhabens achten müssen.

Sie wissen, welche Risiken bestehen und wie Sie diese bewältigen können. Sie können das Risikomanagement für Ihren Projektplan verbessern. Und Sie wissen, wann es Zeit ist, ein Projekt abzubrechen. Auch für diesen Fall gilt: Lernen Sie daraus!

Schrittweise Machbarkeit prüfen und planen

Da sowohl die Machbarkeitsstudie als auch Planung und Umsetzung mit vielen Unwägbarkeiten zu tun haben, werden sie gelegentlich miteinander verknüpft. Dann lernen Sie Schritt für Schritt:

1. Sie prüfen zunächst grob die Machbarkeit, wenn nur eine Idee, aber keine genauen Anforderungen an das Vorhaben vorliegt.
2. Dann beginnen Sie mit der Planung: Die Idee wird ausgearbeitet und es wird deutlich, worum es geht, welche rechtlichen, technischen und organisatorischen Aspekte betroffen sind.
3. Damit erkennen Sie, welche Aspekte der Machbarkeit Sie (genauer) prüfen müssen. Entsprechend erweitern Sie Ihre Machbarkeitsstudie.
4. Zeigen sich Schwierigkeiten oder Einschränkungen, hat dies Auswirkungen auf die weitere Planung des Vorhabens; Anforderungen müssen angepasst und Lösungen anders ausgestaltet sein.
5. Tauchen neue Fragen im Rahmen des Planungsprozesses auf, erfolgen weitere (Teil-) Analysen zur Machbarkeit.
6. So gehen Sie in einem Lernprozess iterativ voran – oder brechen das Vorhaben ab.