Notfallplanung für UnternehmenWie Sie sich auf den Notfall im Unternehmen vorbereiten

Notfälle lassen sich nicht versichern, aber vorausdenken

In diesem Handbuch-Kapitel geht es nicht um eine Havarie im Maschinenraum oder im Chemikalienlager. Es geht nicht um Notfälle bei einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter und auch nicht um den Zusammenbruch der elektronischen Datenverarbeitung. Hier soll es um das ganze Unternehmen gehen.

Viele Menschen wollen alle möglichen Risiken durch Versicherungen eingrenzen und die Folgen damit abfedern. Doch existenzielle Fragen, die sich nicht schnell mit einem Berater (lies: Versicherungsvertreter) regeln lassen, bleiben oft unbeantwortet: Krankheit, Unfall, Familientrennungen – keiner wünscht sich das, aber die Statistik spricht eine klare Sprache. Zu wenige kümmern sich darum. Und nicht selten endet dieser Mangel in einer unplanmäßigen Unternehmensübergabe oder gar im Untergang des Unternehmens.

Notfälle und Notfallplanung betrifft meist kleine und mittelständische Unternehmen und ihre Eigentümerinnen und Eigentümer oder die geschäftsführenden Gesellschafter. Machen Sie doch einmal die Nagelprobe: Erklären Sie im Unternehmen, dass Sie demnächst für sechs Monate in Urlaub gehen werden. Sie wollen endlich Ihre Weltumseglung machen. Wenn Sie auf alle Fragen Ihrer Familie und Ihrer Mitarbeitenden eine Antwort haben – herzlichen Glückwunsch!

Sie können auch mit der optimistischen Überzeugung kommen, dass derartige Notfälle äußerst selten sind und Sie selbst davon nicht betroffen sein werden. Nochmals herzlichen Glückwunsch! Aber dann sollten Sie auch konsequent sein und bestehende Verträge und insbesondere Ihre Versicherungspolicen zerreißen.

Vier Notfälle im Unternehmen oder das Horrorszenario

Fall 1: Lange Auszeit

Ein einfacher Fall: Ein wichtiger Kollege tritt seinen Urlaub an. Da er eine beträchtliche Zahl von Überstunden angesammelt hat, wird es eine längere Abwesenheit sein. Eine wichtige Kollegin geht in den Mutterschaftsurlaub. Das war rechtzeitig angekündigt, man konnte es auch gar nicht übersehen. Einer ihrer kreativen Entwickler macht ein Sabbatical und wird nun ein ganzes Jahr nicht verfügbar sein. Er wird auch nicht per E-Mail erreichbar sein, weil er sich als Eremit in irgendein Gebirge zurückziehen will. Ihr Chefverkäufer hat sich im Skiurlaub einen komplizierten Bruch zugezogen und ist zwar geistig mit Ihrem Unternehmen weiterhin verbunden, kann aber wirklich zu keinem Kunden fahren. Keine dieser Abwesenheiten wird Ihr Unternehmen in eine Existenzkrise stürzen, aber Aufmerksamkeit und einige zusätzliche Arbeiten sind dann notwendig.

Fall 2: Unfall

Sie sind derjenige, der die Gründungsidee hatte, der durch seinen technischen Verstand und Spürsinn das Unternehmen hochgebracht hat. Und nun sind Sie mit ihrer Neuentwicklung unterwegs zur Messe, stehen aber auf der Autobahn im Stau. Doch bevor Sie im Geist alle Schritte für den Standaufbau noch einmal durchgehen können, kracht ein LKW in das Stauende. Sein Fahrer übermüdet, und Sie nun schrecklich eingequetscht in ihrem Fahrzeug. Als Sie nach ein paar Tagen in der Klinik aufwachen, sind die Ärzte optimistisch, alle Brüche, alle Risse in absehbarer Zeit heilen zu können. Aber Ihr Gehirn will sich auf nichts konzentrieren und die Frage ihres zweiten Geschäftsführers nach den Passwörtern für Ihren Rechner begreifen Sie einfach nicht.

Fall 3: Tod

Es soll kein Horrorkabinett mit zunehmenden Gruselfällen werden. Im Fall 2 ist Ihr Ausfall vorübergehender Natur, im dritten Fall könnte er endgültig sein: Sie könnten dauerhaft handlungsunfähig geworden sein, oder der Tod hat Sie aus allen Ihren Planungen und Aktivitäten gerissen. Haus und Kinder werden Sie überdauern, was aber wird aus Ihrem Unternehmen? Das Rechtssystem kann Ihren Willen selbst nach Ihrem Tod sichern; mit Ihren Verfügungen bleiben Sie eine Rechtsperson, deren Planungen fortwirken und den Fortbestand Ihres Unternehmens sichern können.

Fall 4: Keine Nachfolge möglich

In einem vierten Fall könnten Sie beide, die Sie geschäftsführende Gesellschafter sind, aus dem Leben gerissen werden. Und um der schrecklichen Fantasie noch eine Krone aufzusetzen: Das Unternehmen haben Sie mit Ihrer Frau aufgebaut, mit Ihrer Tochter auf die nächsten Jahre ausgerichtet und nun hat der Flugzeugabsturz Sie alle mit Ihren Plänen für immer gestoppt.

Den Notfall vordenken

Insgeheim wissen Sie längst, dass Sie sich Gedanken machen müssen, sollte ein Notfall der eben skizzierten Dimensionen eintreten. Sie fürchten, dass damit eine Menge zusätzlicher Arbeit auf Sie zukommt. Da haben Sie recht. Aber das Durchdenken Ihrer Betriebsabläufe für den Fall der Fälle ist auch für den Normalfall wichtig und hilfreich. Selbst wenn Sie vom Extremfall 4 ausgehen, so werden Ihre Maßnahmen bereits morgen eine positive Wirkung entfalten. Die wichtigste Wirkung wird sein, dass im Unternehmen die Überzeugung entsteht, dass Ihr Unternehmen wichtiger ist, es fortbestehen wird, Arbeitsplätze gesichert sind, seine Entwicklung garantiert ist – unabhängig davon, was Ihnen oder anderen Mitgliedern der Geschäftsleitung passiert.

Ihre Beschäftigung mit möglichen Notfällen, Ihr Vorausdenken und Ihre Pläne dazu ergeben also Sinn und haben operative und strategische Vorteile. Am Ende wird es nicht einfach einen Aktenordner mehr geben, sondern die Unternehmensabläufe sind erneut durchdacht und vielleicht an der einen und anderen Stelle besser organisiert, und das Bewusstsein für Notfall, Krise und besondere Risiken ist gestärkt. Damit haben Sie beträchtlich vorgesorgt, damit ein Notfall sich nicht zur Katastrophe auswachsen kann. Ihr Unternehmen ist resilienter.

Bevor Sie in sechs Schritten alle Fragen eines denkbaren Notfalls aufrufen und Antworten geben, ist die Ausgangslage zu vergegenwärtigen.

Bestandsaufnahme für den Notfall

Bereiten Sie sich und Ihr Unternehmen auf den Notfall vor; was immer auch passieren kann und wie immer der Notfall eintreten kann. Um für den Notfall gewappnet zu sein, sind eine Reihe von Maßnahmen erforderlich. Diese werden in den folgenden Schritten erläutert.

Schritt 1: Worauf müssen Sie sich vorbereiten?

Mögliche Notfälle

Klären Sie im ersten Schritt, welche Notfälle für Ihr Unternehmen eintreten könnten, wenn eine oder mehrere Personen aus der Geschäftsleitung ausfallen. Folgende Fälle sind möglich:

• Sie als einer von mehreren Geschäftsführenden sind vorübergehend handlungsunfähig; die Dauer Ihres Ausfalls lässt sich abschätzen.
• Sie als einer von mehreren Geschäftsführenden sind vorübergehend handlungsunfähig; die Dauer Ihres Ausfalls lässt sich aber nicht abschätzen.
• Sie sind unwiderruflich handlungsunfähig.
• Die gesamte Geschäftsführung ist vorübergehend handlungsunfähig; die Dauer des Ausfalls lässt sich abschätzen.
• Die gesamte Geschäftsführung ist vorübergehend handlungsunfähig; die Dauer des Ausfalls lässt sich aber nicht abschätzen.
• Die gesamte Geschäftsführung ist unwiderruflich handlungsunfähig.

Notfallordner

Entwickeln Sie für diese Fälle einen sogenannten Notfallordner. Die zentralen Fragen, um die es dabei geht, sind:

• Was soll erreicht werden?
• Welche unternehmerischen Interessen sollen gesichert werden?
• Welche familiären Interessen müssen berücksichtigt werden?

Diese Fragen haben weitreichende Konsequenzen, und die Antworten werden nicht in ein paar Stunden zu geben sein. Es wird entsprechend mehrere Wochen dauern, bis der Notfallordner erstellt ist. Einige Festlegungen sind schnell getroffen, andere benötigen längere Vorbereitungs- und Realisierungszeit. Erfahrungen gehen von vier bis sechs Wochen eigener Zeit aus. Manche Fragen werden größeren Abstimmungsbedarf haben, manche Aktionen werden von der Zuarbeit Dritter abhängen. Sie sollten die Arbeit deshalb in mehreren Stufen in Angriff nehmen und solche Aufgaben zuerst erledigen, die schon länger auf Ihrer Agenda stehen. Dazu zählen zum Beispiel:

• eine komplette Schlüsselliste erstellen
• eine Liste der Zugangscodes Ihres EDV-Systems erstellen

Das ist zu regeln

Welche Aufgaben Sie am Anfang und welche am Ende Ihrer To-do-Liste stehen, immer können Sie mit folgender strukturellen Hilfe vorgehen:

• Zuständigkeiten: Wer ist in dieser Frage zuständig?
• Abläufe: Wie sind die Abläufe im Notfall?
• Vorbereitungsmaßnahmen: Was muss vorbereitend geschehen?
• Informationen: Wo befinden sich die unverzichtbaren Informationen?
• Zugriff: Wer hat Zugriff auf die dafür notwendigen Daten und die Zugangscodes?

Nach diesen Vorüberlegungen können Sie die weiteren Schritte gehen, um Ihren individuellen und sicheren Notfallordner zu erstellen.

Schritt 2: Was muss passieren?

Inhalte im Notfallplan

Mit der folgenden Checkliste erkennen Sie, was Sie mit dem Notfallordner im Einzelnen regeln, klären und festlegen müssen. Sie beschreibt die Aspekte, um die es im Notfallordner gehen muss. Die Checkliste hat es in sich, wenn Sie alle relevanten Details beachten. Prüfen Sie folgende Punkte und beantworten Sie für sich, inwiefern sie vorhanden, geklärt oder erfüllt sind:

• Notfallregelungen liegen vor.
• Im Notfallordner befinden sich alle wichtigen Firmendokumente (in Kopie).
• Ein Krisenstab kann die Arbeit aufnehmen.
• Die Arbeitsabläufe sind geregelt.
• Vertretungsregelungen liegen vor.
• Die Vollmachten sind notariell beglaubigt.
• Es existiert ein Firmen-Testament zum Notfall.
• Haftungsfragen für Vertreter oder Nachfolger sind geklärt.
• Die Firmenregelungen korrespondieren mit den familiären Regelungen.

Wenn bereits der erste Aspekt geregelt ist, würden Sie sich kaum die Mühe machen, dieses Handbuch-Kapitel zu studieren. Andererseits wollen Sie vielleicht prüfen, ob noch eine Position nachgetragen werden soll. Oder Sie sind der Überzeugung, dass ein Notfallordner jedes Jahr auf Aktualität überprüft werden sollte.

Dokumente im Notfallordner

Die wichtigen Firmendokumente, die Ihr Notfallordner in Kopie mindestens enthalten sollte, sind:

• Gesellschaftervertrag
• Satzung
• Handelsregisterauszug
• Gewerbeanmeldung
• Grundbuchauszug
• Miet- und Pachtverträge
• Leasingverträge
• Bank- und Kreditverträge
• Kontokorrent-, Factoring- und Barter-Verträge
• Konzessionsverträge
• Konformitäten, Zertifizierungen
• Genehmigungen (zu Produktion, Ausfuhr, …)
• Kfz-Briefe
• Sponsoring-Verträge
• Beteiligungen
• Firmen-Testament

Krisenstab

Der Krisenstab ist eine Übergangslösung, bevor eine dauerhafte Regelung der Unternehmensführung in Kraft treten kann. Er übernimmt die Führung des Unternehmens und trifft notwendige Entscheidungen. Er sorgt dafür, dass alle Aufgaben bis zur Rückkehr der Geschäftsführung oder bis zur Bestellung einer neuen Geschäftsführung wie gewohnt erledigt werden. Einige Unternehmen besitzen einen Beirat. Er ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, kann aber einfache beratende Funktion haben, grundsätzliche Entscheidungen überwachen oder dem Ausgleich divergierender Interessen im Unternehmen dienen. Im Notfall kann er den Krisenstab bilden.

Arbeitsabläufe und Vertretungsregelungen

Mit den Arbeitsabläufen sollten immer auch Vertretungen geregelt sein. Dabei ist zu beachten, dass es zwar formale Ablaufbeschreibungen und Vertretungsregelungen geben mag; diese können in der Praxis aber ganz anders gehandhabt sein. Wichtiger noch sind Aufgaben oder Entscheidungen, die Sie sich selbst in der Geschäftsleitung vorbehalten haben und die bislang ausschließlich durch Sie erfüllt werden. So kann es ratsam sein, eine Liste Ihrer Tätigkeiten zu haben, die für den Normalfall auf die Entscheidungen von untergeordneten Funktionsträgern und erst recht im Notfall Einfluss haben.

Vollmachten

Die wichtigen Vertretungsregelungen sind mit Vollmachten verknüpft, die der Bekräftigung und der Fehlerfreiheit wegen durch einen Notar beglaubigt sind.

Firmen-Testament

Die Formulierung eines Firmen-Testaments ist die hohe Schule der Vorsorge und Nachfolgeregelung. Hier ist der testamentarische Wille einer Person für den besonderen Fall ihres Unternehmens konkludent abgehandelt.

Haftung

Mit den Regelungen, wer welche Aufgaben übernehmen soll, die bis zu Generalvollmachten gehen können, sollten Haftungsfragen durchdacht sein. Es muss ein Bewusstsein aufseiten der bevollmächtigten Person und des Unternehmens über mögliche Handlungsschäden und ihre Regulierung bestehen.

Erbe

Aus dem Erbrecht ergeben sich einige komplizierte Fragen. Sie müssen mithilfe eines Rechtsanwalts geklärt werden. Maßgeblich ist, dass der Unternehmerwille mit allen Aspekten harmonisiert wird, die sich aus seiner Rolle als Familienmitglied ergeben. Das Erbrecht mit seinen Festlegungen auf sofortige und bare Abgeltung des Erbteils hat schon manches Unternehmen in die Insolvenz getrieben. Hier können Verzichte auf Pflichtteile Abhilfe schaffen.

Beispiel zur Notfallplanung

Das Unternehmen Meier GmbH spielt in der kleinen Stadt in Niedersachsen seit Generationen eine bedeutende Rolle. Es hatte den Krieg überstanden und der jetzige geschäftsführende Gesellschafter hatte mit seinem Ideenreichtum für eine bedeutende Weiterentwicklung gesorgt. Man war sich immer schon einer sozialen Verantwortung bewusst, und die Ehefrau des Eigentümers managt diese soziale Seite hervorragend. Nicht nur wurde sie in den Aufsichtsrat einer Klinik berufen, sondern sie ist auch Präsidentin des örtlichen Fußballvereins. Ihre Rolle als gleichberechtigte Geschäftsführerin tritt allerdings in den Hintergrund.

Es gibt seit geraumer Zeit eine gut funktionierende Arbeitsteilung in der Familie, zu der inzwischen auch die Tochter aus erster Ehe gehört. Sie hat Betriebswirtschaft studiert und sammelt gegenwärtig in den Niederlanden bei einem artverwandten Unternehmen wichtige Erfahrungen. Außerdem gehört dazu der (angeheiratete) Sohn aus zweiter Ehe, der gerade seinen Master an der TU München macht. Das alles ist nirgends schriftlich festgehalten, aber mit allen Beteiligten immer wieder besprochen und einvernehmlich geregelt.

Geregelt und in einem Schriftstück klar festgelegt ist ebenfalls die Installation eines Krisenstabs für den Notfall. Die Idee wurde nach einem Weser-Hochwasser geboren und hat seitdem noch keiner Bewährungsprobe standhalten müssen. Aber sie verschafft allen ein gutes Gefühl. Damals war man davon ausgegangen, dass der Krisenstab dem Unternehmer zuarbeitet. Später wurde der Unternehmer überzeugt, dass der Krisenstab auch ohne ihn arbeitsfähig sein müsse; sei es, dass er gerade im Ausland weile oder in einer Klinik liege.

Jetzt also gibt es ein Schriftstück, das festlegt:

• wer zum Krisenstab gehört
• was die Aufgaben sind
• wie die Entscheidungsfindung vonstattengeht
• wer den Krisenstab leitet

Bei Anwesenheit des Unternehmers leitet er selbst den Krisenstab. Ist er nicht anwesend, so übernehmen der Technische Leiter – ein umsichtiger und tatkräftiger Mann – sowie die Prokuristin – eine entscheidungsfreudige, gleichwohl vorsichtige Frau – gemeinsam die Leitung. Diese etwas ungewöhnliche Doppelführung hat sich im betrieblichen Alltag schon mehrfach bewährt, weil sie alle Aspekte eines Problems glasklar aufdeckt und nach gemeinsamer Entscheidungsfindung immer progressive Lösungen findet.

Zum Krisenstab gehören weiterhin die Qualitätsbeauftragte, eine Frau, von der es im Unternehmen heißt, dass sie die Hosen anhat. Und von außerhalb des Unternehmens wurde ein Freund der Tochter des Unternehmers gewonnen. Weniger aufgrund der Tatsache, dass er mit der Tochter befreundet ist, sondern eher, weil er als Brandführer der ehrenamtlichen Feuerwehr schon mit jungen Jahren krisenerprobt ist.

Soweit ist die Krisenvorbereitung noch nicht gediehen, als dass es Übungssitzungen des Stabes gegeben hätte. Aber man kennt und schätzt sich. Und es gibt eine knappe Anweisung zu folgenden Aspekten:

Beurteilung der Lage

einschließlich Protokollierung der Situation und der getroffenen Entscheidungen: Später ist nicht mehr zu rekonstruieren, warum eine Entscheidung so und nicht anders getroffen wurde. Einige Informationen sind zu Beginn noch gar nicht verfügbar, spielen aber später eine große Rolle; das muss sichtbar werden. Es gibt voraussichtlich Gründe, warum man entgegen dem Augenschein anders entscheidet; diese müssen nachvollziehbar sein. Aspekte, die insbesondere versicherungstechnisch von Bedeutung sind, müssen behandelt werden.

Beurteilung der Handlungsoptionen

unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen: Es muss klar sein, was im Notfall geplant oder getan werden kann – und aufgrund welcher Beschränkungen und knappen Ressourcen ein Teil davon nicht oder nicht vollständig realisiert werden kann.

Beurteilung der Risiken

der verschiedenen Optionen: Es wird beachtet, welche Eintrittswahrscheinlichkeit kritische Entwicklungen haben können und welche Tragweite oder Auswirkungen der mögliche Schaden haben kann.

Entscheidung

Hier ist sich der Krisenstab darüber im Klaren, dass Entscheidungen in einer unsicheren Situation getroffen werden, dass aber weder in das Unternehmen hinein noch nach außen Unsicherheit vermittelt werden darf.

Durchführung

der zutreffenden Maßnahmen, um das angestrebte Ziel zu erreichen.

Kontrolle

ob die gewollten Wirkungen tatsächlich eintreten und bei Bedarf Nachsteuerung der Entscheidungen und der durchgeführten Maßnahmen.

Ein später hinzugefügter lapidarer Satz in diesen Anweisungen macht den Krisenstab für diesen Fall so wichtig: „Der Krisenstab führt das Unternehmen bis die Geschäftsführung wieder handlungsfähig ist oder eine Nachfolgeregelung in Kraft tritt.“