Präsentationsfolien erstellen und gestaltenWie Sie wirksame Präsentationsfolien entwickeln
Worauf es bei Präsentationsfolien ankommt
Wie Sie mit Ihrem Vortrag und Ihrer Präsentation beim Publikum ankommen, hängt von vielen Faktoren ab – die Präsentationsfolien sind ein wichtiger Faktor. Wichtig ist dabei, was auf Ihren Folien zu sehen und zu lesen ist und wie die einzelnen Elemente gestaltet sind.
Es genügt aber nicht, die Folien „irgendwie schick“ zu machen. Sie müssen von Anfang an sehr gut bedacht und überlegt entwickelt werden. Nur dann können Sie die gewünschte Wirkung entfalten.
Wenn Sie PowerPoint-Folien begleitend zu Ihrem Vortrag als Hilfsmittel der Präsentation einsetzen, dann sind die Personen im Publikum trotzdem vor allem Ihre Zuhörer; sie sollen also Ihren Worten folgen.
Erst in zweiter Linie sind die Anwesenden Zuschauer; sie können zum besseren Verständnis Ihrer Worte wichtige Dinge auf der Präsentationsfolie sehen, einfacher erfassen und besser verstehen.
Das wichtigste Ziel bei der Gestaltung von Präsentationsfolien ist, dass diese Ihren Vortrag perfekt ergänzen (nicht ersetzen), dass sie das Gesagte verständlich machen und die Botschaften hervorheben, die Sie an Ihr Publikum weitergeben wollen. Zudem sollen Sie mit Ihren Folien bei Ihrem Publikum insgesamt einen guten Eindruck hinterlassen.
Wodurch wird Ihre Botschaft verstanden und ein guter Eindruck erzeugt?
Einflussfaktoren auf Präsentationsfolien beachten
Maßgeblich für die Inhalte eines Vortrags und die Gestaltung der Präsentations- oder PowerPoint-Folien sind die Erwartungen des Publikums. Meist haben die Anwesenden eine Vorstellung davon, was sie erwarten und was die Präsentation leisten soll – mal diffus und unterbewusst, mal sehr klar und konkret.
Bevor Sie Ihren Vortrag entwickeln und die Folien dazu gestalten, sollten Sie deshalb immer folgende Aspekte bedenken:
Publikum
Welche Zuhörerinnen und Zuhörer werden beim Vortrag anwesend sein? Wer wird die Präsentationsfolien beim Vortrag oder später sehen?
Sie müssen zunächst klären, was das Publikum mit dem Thema verbindet und was es dazu erwartet. Zudem müssen Sie wissen, welche Vorkenntnisse die Anwesenden mitbringen und welche Einstellungen sie zu dem Thema haben könnten. Außerdem sollten Sie einschätzen können, wie das Publikum zu Ihrer Person steht und was Sie von Ihnen persönlich erwarten.
Inhalte des Vortrags
Das Thema und die Inhalte des Vortrags ergeben sich meist aus einem konkreten Anlass oder einem Grund, warum Sie das Thema überhaupt in dieser Form vorstellen. Zu einem Meilensteintreffen mit dem Projektlenkungskreis müssen Sie beispielsweise über den Stand Ihres Projekts berichten.
Was genau Sie bei Ihrem Vortrag erzählen und zeigen, hängt dann wiederum von der Zusammensetzung des Publikums, den Erwartungen der Anwesenden und von Ihren Zielen als Vortragender ab. Geht es beispielsweise um den Informationsaustausch unter Experten oder darum, Laien von etwas zu überzeugen.
Präsentationsmedien
Die Folien und möglicherweise anderen Präsentationsmedien, die Sie bei Ihrem Vortrag ergänzend einsetzen, sind ein weiterer Einflussfaktor. Es kommt darauf an, dass Ihre Folien und Ihre eingesetzten Medien
- nachvollziehbar strukturiert und gestaltet sind,
- die Verständlichkeit beim Publikum unterstützen,
- die Inhalte veranschaulichen und
- helfen, das Gesagte einfacher zu erfassen, zu verstehen und emotional zu akzeptieren.
Rahmenbedingungen
Die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen während der Präsentation haben ebenfalls einen Einfluss darauf, was das Publikum wahrnimmt. Dazu zählen beispielsweise die Tageszeit, der Raum, die Technik, die Luft, die Temperatur, die Stimmung der anwesenden Personen untereinander – allgemein das Wohlbefinden der Anwesenden.
Persönlichkeit
Ihr persönliches Auftreten, die äußere Erscheinung, die Gestik, die Mimik, die Sprache, die Sie einsetzen, ob Sie das Publikum anschauen und anlächeln, ob Sie offen oder verschlossen wirken – alle diese persönlichen Merkmale sind ein weiterer, wichtiger Einflussfaktor.
Mit dem Vortrag und den Präsentationsfolien ein stimmiges Gesamtbild abgeben
Die genannten Aspekte sind wichtig, wenn es darum geht, wirksame und vielleicht sogar beeindruckende Präsentationsfolien zu entwickeln und zu gestalten. Mit den Folien muss das gesamte Bild stimmig sein, das Sie mit Ihrem Vortrag und Ihrer Präsentation abgeben.
Stimmigkeit wird vor allem dadurch erzeugt, dass das, was Sie bieten, zueinander passt, bei den gegebenen Rahmenbedingungen funktioniert und zu dem passt, was das Publikum erwartet.
Deshalb müssen Sie sich bei der Entwicklung und Gestaltung Ihrer Folien vorab immer klarmachen und aufschreiben:
- Was erwartet mein Publikum?
- Warum ist es bei meiner Präsentation anwesend?
- Was erwartet es von mir als Person?
- Welche Ziele will ich mit der Präsentation erreichen?
- Was kann, was will, was muss ich dafür bieten?
- Was muss ich sagen?
- Wie muss ich es sagen?
- Wie kann ich es wirksam illustrieren, also durch Text, Bild oder andere visuelle Elemente unterstützen?
Vortrag und Folien auf Ziele und Zielgruppe abstimmen
Sie müssen die Zielgruppe sowie die anwesenden Zuhörerinnen und Zuhörer einerseits und Ihre eigenen Ziele andererseits in Einklang bringen. Bedenken Sie dazu, was Sie bewirken oder erreichen wollen – unabhängig vom Thema und anderen Einflussfaktoren.
Es gibt verschiedene übergeordnete Ziele, die Sie mit Ihrem Vortrag verfolgen können. Möglich ist:
- Sie wollen Ihr Publikum nur informieren.
- Sie wollen, dass das Publikum Ihr Thema würdigt und um dessen Bedeutung weiß.
- Sie wollen ein Thema vermitteln oder lehren; das Publikum soll etwas verstehen, nutzen oder anwenden können.
- Sie wollen dem Publikum etwas verkaufen, ein Produkt oder eine Dienstleistung.
- Sie wollen Ihr Publikum überzeugen, es soll Ihr Thema zu dem eigenen machen und Sie zum Beispiel unterstützen.
- Sie wollen das Publikum umstimmen, Vorbehalte ausräumen, Kritiker für sich gewinnen oder eine getroffene Entscheidung rückgängig machen.
Ob und mit welchen Mitteln Sie Ihr Ziel erreichen, hängt von Ihrem Publikum und von Ihrer Zielgruppe ab. Hier können Sie mit Blick auf Ihre Präsentation unterscheiden:
- Laie: hat vom Thema noch so gut wie nichts gehört, kann nicht beurteilen, ob das Thema für ihn interessant ist
- Interessierter: bringt ein Eigeninteresse für das Thema mit und will etwas erfahren
- Informierter: hat Vorkenntnisse und Grundwissen, kann das Thema einordnen und seine Bedeutung erkennen
- Experte: kennt sich mit dem Thema gut aus
- Spezialist: kennt sich mit dem Thema perfekt aus, vielleicht besser als Sie
Die folgende Abbildung zeigt, worauf es ankommt, wenn Sie Ihr jeweiliges Ziel mit dem anwesenden Publikum verknüpfen wollen und was Sie bei der inhaltlichen und gestalterischen Ausgestaltung des Vortrags und der Präsentationsfolien beachten sollten.
Wenn Sie beispielsweise einen Laien überzeugen wollen, müssen Sie sachliche Informationen und emotionale Elemente miteinander kombinieren. Wenn Sie ihn überzeugen wollen, brauchen Sie viel mehr emotionale als sachliche Inhalte auf Ihren Folien; also Geschichten, Bilder, Menschen.
Bei einem Experten genügen Sachinformationen, wenn Sie ihm diese nur vermitteln wollen. Wenn es darum geht, ihn zu überzeugen oder gar umzustimmen, müssen Sie auch diesen Personenkreis an den richtigen Stellen emotional ansprechen.
Die Zuhörerinnen und Zuhörer individuell ansprechen
Die Abbildung zeigt, wie Sie die Schwerpunkte Ihres Vortrags wählen können – in Abhängigkeit von Ihren Zielen und den Erwartungen des Publikums. Es lassen sich zwei „Strategien“ für die inhaltliche Schwerpunktsetzung unterscheiden:
Emotionale Inhalte und Schwerpunkte
Hier sprechen Sie die Meinungen, Einstellungen, Werte, Glaubenssätze, Überzeugungen, Motive des Publikums an. Sie wollen diese bekräftigen, unterstützen, verändern oder das Publikum sogar umstimmen.
Das gelingt durch gute Argumente, Gründe und Belege, die Sie in Ihrem Vortrag anführen. Wirksam sind Geschichten, Schicksale, Anekdoten, Erlebnisse und Beispiele von anderen.
Sachliche Inhalte und Schwerpunkte
Hier wollen Sie das Publikum sachlich informieren. Sie vermitteln insbesondere Daten, Fakten und Erfahrungen. Sie zeigen Zusammenhänge und Abläufe. Die Inhalte sind logisch hergeleitet. Sie ziehen sachliche Schlussfolgerungen.
Diese inhaltliche Ausrichtung Ihrer Präsentation ist allerdings schwierig, wenn Ihnen Personen zuhören, die ganz unterschiedliche Ziele mit Ihrem Thema und Ihrem Vortrag verbinden und einen anderen Kenntnisstand haben; zum Beispiel will die Geschäftsführerin andere Dinge wissen als Ihre Fachkollegen.
Wenn Sie vor zwei Teilgruppen gleichzeitig vortragen, müssen Sie deren Unterschiede beachten. Dann kommt es auf eine gute Mischung in Ihrem Vortrag an. Sie können dieses Problem dadurch lösen, dass Sie Inhalte trennen.
Beispiel: „Hier (Folie 1) zunächst eine Übersicht und die wichtigsten Punkte für alle zum Verständnis … Jetzt (Folie 2) einige Detailinformationen für diejenigen, die es betrifft …“.
Situation und Erwartungen des Publikums mit den eigenen Zielen für Präsentationen abgleichen
Klären Sie vor jedem Vortrag und jeder Präsentation für sich die folgenden Fragen. Die Antworten helfen bei der Vorbereitung und bei der Aufbereitung der Folien, ihrer Struktur und den relevanten Inhalten.
Zunächst aus Sicht des Publikums:
- Was verbindet das Publikum mit dem Vortragsthema?
- Was will das Publikum wissen, erleben, erkennen, verstehen, erfahren, nutzen, empfinden, mitnehmen, erreichen …?
Dann aus Ihrer Sicht als vortragende Person:
- Welche Botschaft wollen Sie mit Ihrem Vortrag vermitteln?
- Was soll das Publikum in jedem Fall wissen, erfahren, lernen oder im Anschluss meinen oder tun?
Idealerweise passen die Erwartungen des Publikums und Ihre Ziele zusammen. Das muss aber nicht so sein. Dann müssen Sie klären, welchen Überschneidungsbereich es gibt, den Sie für Ihren Vortrag nutzen können. Etwa in der Art: „Sie interessiert … ich erzähle …“; „Sie wollen … ich habe dabei …“.
Notieren Sie die Erwartungen des Publikums und Ihre Vortragsziele in der folgenden Vorlage. Erstellen Sie eine Liste, mit der Sie erkennen, wo die Gemeinsamkeiten liegen.
Nutzen Sie dazu das folgende Schema, um zu erkennen, welchen Anteil sachliche und welchen Anteil emotionale Inhalte und Elemente haben sollten.
Um die einzelnen Personen im Publikum noch gezielter und wirksamer anzusprechen, können Sie die Erkenntnisse der Gehirnforschung und der Psychologie nutzen. Dazu unterscheiden Sie vier Zuhörer- oder Präsentationstypen, für die Sie jeweils spezielle Inhalte und Formen der Gestaltung zu Ihrem Vortrag mitbringen.
