ProjektmanagementWie Projekte gemanagt werden

Merkmale von Projekten

Der Begriff „Projekt“ ist weit verbreitet. Es werden sehr viele Aufgaben als „Projekte“ bezeichnet, die noch vor einigen Jahren unter dem Begriff „Sonderaufgaben“ oder „Linienaufgaben“ abgewickelt wurden. Dies liegt zum einen daran, dass in verschiedenen Branchen ganz verschiedenartige Projekte vorkommen; zum anderen liegt es daran, dass alle den Begriff „Projekt“ so definieren, wie sie ihn eben verstanden wissen möchten

Folgende Merkmale sollten erfüllt sein, um eine Aufgabe zum Projekt zu machen:

• Es sind klare Ziele vorgegeben.
• Die Aufgabe ist zeitlich begrenzt.
• Es existieren finanzielle oder andere Begrenzungen.
• Die Aufgabe ist vergleichsweise komplex.
• Die Aufgabe ist für das Unternehmen relativ neu.

Viele Aufgabenstellungen können heute nur noch fach- und bereichsübergreifend, vor allem aber nur durch einen gewissen Weitblick gelöst werden. Daher werden zum Beispiel größere Entwicklungsvorhaben von Unternehmen fast immer in Form von Projekten geplant und realisiert. Diese Projekte werden mithilfe der Methoden und Vorgehensweisen des Projektmanagements bearbeitet.

Wo besonders oft Projekte gemanagt werden

Das Know-how einzelner Spezialisten und Zulieferer wird bei der Produktentwicklung oder bei der Einführung einer neuen Technologie zusammengeführt und gebündelt. Die unzähligen Arbeitsaufträge und Problemstellungen werden nicht mehr hintereinander (sequenziell), sondern soweit möglich parallel (simultan) und in direkter Kommunikation ausgeführt und bearbeitet.

Einige Branchen sind davon gekennzeichnet, dass (fast) alle Kernaufgaben als Projekt behandelt und durchgeführt werden. Denn die Produkte und Leistungen, die diese Unternehmen herstellen und erbringen, sind sehr unterschiedlich. Beispiele dafür sind Unternehmensberatungen, Anlagenbau oder die Bauwirtschaft. Hier gehören die Methoden und Regeln des Projektmanagements zum täglichen Geschäft.

Anforderungen an das Projektmanagement

Projekte sollen so geführt werden, dass

• vorgegebene Ziele und Ergebnisse erreicht,
• geforderte Fertigstellungstermine nicht überschritten,
• kalkulierte Kosten eingehalten werden.

Projektmanagement setzt unter dieser Prämisse eine Fülle von Führungsaufgaben, Führungstechniken und Führungsmittel voraus, damit Projekte gelingen. Dabei müssen die Führungskräfte beachten, dass Projekte in der Regel

• einmaligen, oft auch erstmaligen oder neuartigen Charakter haben,
• eine eindeutige Ergebnisorientierung auszeichnet,
• eine interdisziplinäre Zusammenarbeit erfordern,
• außerhalb der bestehenden Organisationsstruktur, oft ohne direkte Weisungsbefugnis durchgeführt werden,
• oft hierarchieübergreifend gemanagt werden müssen.

Die größte Herausforderung von Projektmanagement liegt in der Integration und Steuerung der Vorgaben hinsichtlich der

• Sachziele: Was soll erreicht werden?
• Kostenziele: Wie viel darf das Projekt insgesamt kosten?
• Terminziele: Bis wann soll dies erreicht sein?

Alle drei Zielgrößen bilden konkurrierende Beziehungen, das „magisches Dreieck“ im Projektmanagement. Werden in einem Projekt zum Beispiel zusätzliche Anforderungen und weitergehende Lösungen formuliert, steigt die Messlatte für das Sachziel. Das führt aber in der Regel zu längeren Bearbeitungszeiten und dementsprechend auch höheren Kosten.

Projektmanagement-Modelle, Standards und Zertifizierungen

Die Vorgehensweise im Projektmanagement ist von unterschiedlichen Organisationen und Unternehmen beschrieben und standardisiert oder normiert worden. Dementsprechend gibt es mehrere Projektmanagement-Modelle mit ihren jeweiligen Richtlinien, die in entsprechenden Schriftwerken (Büchern) dokumentiert sind. Beispiele sind:

• PMBOK Guide des Project Management Institute (PMI)
• Project Excellence Baseline (PEB) und Individual Competence Baseline (ICB) der International Project Management Association (IPMA)
• das britische PM-System PRINCE2 der Axelos Ltd.
• ISO 21500 Guidance on Project Management
• DIN 69900 und DIN 69901

Auf diesen Standards bauen Ausbildungen zum Projektmanagement auf. Wer diese Ausbildungen erfolgreich durchläuft, kann ein entsprechendes Zertifikat als Nachweis der Projektmanagement-Kompetenz erwerben.

Der Vorteil solcher Standards ist, dass alle Projektbeteiligten ein gemeinsames Verständnis von Projekten und eine einheitliche Herangehensweise haben. Das macht Projekte besser vergleichbar und hilft bei der Koordination und Abstimmung. Nachteil ist, dass gerade kleinere Projekte durch solche Standards und Normen bürokratisch überfordert sind.

Projektmanagement nach Scrum

In den letzten Jahren hat das agile Projektmanagement als eine weitere, besondere Methode für Projektmanagement an Bedeutung gewonnen. Dabei geht es darum, dass sich das Projektteam täglich und intensiv über den Projektverlauf abstimmt. Dadurch entfällt ein großer Teil der Projektplanung und des übergeordneten formalen Projektmanagements. Der intensive Austausch erfolgt in einem täglichen, kurzen Meeting, dem sogenannten Scrum.

In einem „Scrum-Projekt“ sollen wenige und einfache Regeln gelten, die maßgeblich dafür sind, dass das Projektteam die gemeinsamen Ziele erreicht. Entscheidend ist, dass ein Team beim agilen Projektmanagement sich selbst organisieren kann und auch darf und dass es interdisziplinär zusammengesetzt ist, sodass unterschiedliche Kompetenzen zusammenkommen.