Urlaubsplanung im BetriebUrlaub und Arbeitsrecht – was Sie wissen sollten

Wie viele Urlaubstage muss es geben?

„Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub“, schreibt § 1 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) vor. Der jährliche Mindesturlaubsanspruch beträgt 24 Werktage (§ 3 BUrlG), wobei Werktage in diesem Sinne alle Tage außer Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen sind.

Das Gesetz, dessen Ursprungsfassung im Jahr 1963 in Kraft getreten ist, geht noch von einer 6-Tage-Arbeitswoche aus (Montag bis Samstag). Umgerechnet beträgt der Mindesturlaub also 4 Wochen. Bei einer 5-Tage-Arbeitswoche (Montag bis Freitag) beträgt der Mindesturlaubsanspruch 20 Arbeitstage, was ebenfalls 4 Wochen entspricht.

In Österreich haben Arbeitnehmer gemäß dem dort geltenden Urlaubsgesetz (UrlaubsG) einen gesetzlichen Urlaubsanspruch von fünf Wochen pro Jahr. Ab einer Beschäftigungsdauer von 25 Jahren bei demselben Arbeitgeber erhöht sich der Urlaubsanspruch in Österreich auf sechs Wochen.

In der Schweiz beträgt der Mindestferienanspruch vier Wochen pro Jahr, bis zum vollendeten 20. Lebensjahr bekommen Arbeitnehmer in der Schweiz fünf Wochen Ferien. Geregelt ist dies in Art. 329a Obligationenrecht.

Wer ist für die betriebliche Urlaubsplanung verantwortlich?

Der Arbeitgeber oder ein von ihm dafür vorgesehener Vertreter (zum Beispiel der jeweilige Abteilungs- oder Teamleiter) ist verantwortlich für die Urlaubsplanung. Das heißt: Sie legen fest, welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt Urlaub haben. Sie müssen dabei aber die Urlaubswünsche der Beschäftigten berücksichtigen.

In der Praxis planen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Urlaub selbst und stimmen sich dabei mit den Kolleginnen und Kollegen sowie mit der Vorgesetzten ab. Sie haben dabei keinen Anspruch darauf, ihren Wunschurlaubstermin immer durchgesetzt zu bekommen. Wenn es Konflikte bei der Urlaubsplanung gibt, braucht es Regeln für deren Lösung. Dann werden einzelne Wünsche bevorzugt behandelt.

Im Betriebsalltag ergibt sich eine bevorzugte Behandlung oft aus der Tatsache, dass jemand seinen Urlaubsantrag früher gestellt hat als ein Kollege oder eine Kollegin. Frei nach dem Motto „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Rein rechtlich betrachtet muss ein früher gestellter Urlaubsantrag allerdings nicht automatisch bevorzugt behandelt werden.

Urlaubsantrag darf nicht willkürlich abgelehnt werden

Wichtig ist: Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin darf nicht daran gehindert werden, den eigenen Jahresurlaub zu nehmen. Der Arbeitgeber darf einen Urlaubsantrag auch nicht willkürlich ablehnen, sondern höchstens dann,

• wenn dringende betriebliche Belange wie zum Beispiel ein Großauftrag, bei dem der jeweilige Mitarbeiter unbedingt gebraucht wird, oder
• die Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang haben, entgegenstehen.

Wenn sich Urlaubswünsche zeitlich überschneiden

Grundsätzlich gilt: Bei der Genehmigung von Urlaubsanträgen müssen Vorgesetzte betriebliche und soziale Belange sowie die Urlaubswünsche aller Arbeitnehmer gegeneinander abwägen. Wenn sich der gewünschte Urlaubszeitraum von mehreren Beschäftigten überschneidet, dürfen die Vorgesetzten bei der Urlaubsplanung nach sozialen Kriterien entscheiden.

Das heißt: Sie dürfen zum Beispiel Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern hinsichtlich eines Urlaubs während der Schulferien bevorzugen. Bei der Vergabe von Urlaub ist außerdem zu berücksichtigen, ob der Mitarbeiter in dem jeweiligen Kalenderjahr schon einmal Urlaub hatte oder nicht.

Genehmigung widerrufen – nur in Ausnahmefällen erlaubt

Ab dem Zeitpunkt, an dem der Urlaubswunsch vom Arbeitgeber genehmigt wurde, darf sich der Mitarbeiter darauf verlassen, dass er seinen Urlaub zum genehmigten Zeitpunkt antreten darf. Der Arbeitgeber darf seine Zusage nicht einfach so widerrufen.

Der Widerruf einer Urlaubsgenehmigung ist nur in absoluten Ausnahmefällen erlaubt. Zum Beispiel, wenn plötzlich eine große Zahl von Mitarbeitenden krankheitsbedingt ausfällt und die Person, die eigentlich Urlaub hätte, deshalb dringend gebraucht wird.

Urlaub ins nächste Jahr übertragen

Generell bezieht sich der jährliche Urlaubsanspruch nur auf das jeweilige Kalenderjahr. Unter bestimmten Voraussetzungen ist aber eine Übertragung von Urlaubstagen ins darauffolgende Jahr möglich. Und zwar,

• wenn eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag die Übertragung erlaubt oder
• wenn ein gesetzlich genannter Übertragungsgrund vorliegt.

In vielen Arbeits- oder Tarifverträgen finden sich spezielle Klauseln, welche die Möglichkeit der Urlaubsübertragung bis zum 31. März des Folgejahrs vorsehen.

Gesetzliche Gründe für Urlaubsübertragung ins Folgejahr

Nach dem Bundesurlaubsgesetz ist eine Urlaubsübertragung ins Folgejahr möglich, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. In diesen Fällen erfolgt die Urlaubsübertragung „kraft Gesetzes“, und der Urlaub kann bis zum 31. März des Folgejahrs genommen werden.

Ein Beispiel: Herr Müller hat im Dezember noch fünf Tage Resturlaub und wollte diesen eigentlich um Weihnachten herum nehmen. Ein Großauftrag macht aber seine Anwesenheit im Betrieb unbedingt erforderlich. Dann ist es erlaubt, den Resturlaub ins erste Quartal des neuen Jahres zu verschieben.

Das Gleiche gilt, wenn der Arbeitnehmer den Resturlaub wegen Krankheit nicht nehmen kann. Krankheit ist ein persönlicher Grund, der den Beschäftigten an der Inanspruchnahme des Urlaubs hindert. Falls der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin während des ersten Quartals des Folgejahrs weiterhin krankheitsbedingt ausfällt, kommt eine Verlängerung des Übertragungszeitraums in Betracht.

Arbeitgeber müssen auf drohenden Urlaubsverfall hinweisen

Grundsätzlich verfällt der Anspruch eines Arbeitnehmers auf bezahlten Jahresurlaub am Ende des Kalenderjahres oder am Ende des Übertragungszeitraums. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist dafür allerdings Voraussetzung, dass der Arbeitgeber den Mitarbeiter rechtzeitig über den verbliebenen Urlaubsanspruch sowie über die Verfallfristen informiert hat (BAG, Urteil vom 19.2.2019, Aktenzeichen 9 AZR 541/15).

Wenn der Arbeitgeber dieser Verpflichtung nachkommt und der Mitarbeitende den Urlaub trotzdem nicht in Anspruch nimmt, obwohl er dazu in der Lage war, muss er den Verfall des Urlaubs zum Ende der Frist in Kauf nehmen.

Folgende Voraussetzungen müssen also erfüllt sein, bevor Urlaubstage verfallen:

• Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten rechtzeitig darauf aufmerksam machen, dass der (Rest-) Urlaub zum Jahresende oder zum Ende des Übertragungszeitraums verfällt, wenn er bis dahin nicht genommen wird.
• Außerdem müssen es Arbeitgeber ihren Beschäftigten ermöglichen, den Urlaub auch tatsächlich vor Ende der Frist wahrnehmen zu können.

Urlaub ausbezahlen – ist das erlaubt?

Resturlaub zum Jahresende oder zum 31. März des Folgejahrs auszubezahlen, ist grundsätzlich nicht erlaubt. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollen nicht wegen finanzieller Anreize auf ihren Erholungsurlaub verzichten.

Eine Ausnahme von diesem Verbot gibt es aber doch: Urlaub darf (finanziell) abgegolten werden, wenn er wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden kann (§ 7, Absatz 4 BUrlG).

Wie werden Urlaubstage bei Teilzeitkräften berechnet?

Teilzeitkräfte dürfen beim Urlaubsanspruch gegenüber Mitarbeitenden in Vollzeit nicht benachteiligt werden. Sie müssen also – im Verhältnis – genauso viel Urlaub gewährt bekommen wie Vollzeitkräfte. Dabei sind zwei Fälle zu unterscheiden:

Teilzeitkraft arbeitet an den gleichen Wochentagen wie eine Vollzeitkraft

Eine Teilzeitkraft arbeitet an jedem betriebsüblichen Arbeitstag, also beispielsweise Montag bis Freitag; sie arbeitet jeweils aber nur 5 Stunden statt 8 Stunden pro Tag. Dann hat die Teilzeitkraft Anspruch auf die gleiche Anzahl an Urlaubstagen, die einer Vollzeitkraft zustehen. Hat die Vollzeitkraft 30 Tage Urlaub im Jahr, dann hat auch die Teilzeitkraft 30 Tage Urlaub.

Teilzeitkraft arbeitet nicht an jedem Arbeitstag in der Woche

Arbeitet die Teilzeitkraft an weniger Tagen, hat sie Anspruch auf entsprechend anteilige Urlaubstage. Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin arbeitet in einem Betrieb mit 5-Tage-Woche an 3 Tagen pro Woche. Dann hat sie Anspruch auf 3/5 der betriebsüblichen Urlaubstage pro Jahr. Haben die Vollzeitkräfte beispielsweise 30 Tage Jahresurlaub, hätte die Teilzeitkraft einen Urlaubsanspruch von 18 Tagen pro Jahr.

Weil die Teilzeitkraft nur für ihre individuellen Arbeitstage Urlaub nehmen muss, hat sie gegenüber den Kollegen und Kolleginnen in Vollzeit keine Nachteile. Für eine Woche Urlaub muss sie nur drei Urlaubstage für ihre drei Arbeitstage opfern. In der Summe hat sie genauso sechs Wochen Urlaub wie eine Vollzeitkraft.

Urlaubsberechnung bei Wechsel von Vollzeit zu Teilzeit

Wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin von Teilzeit zu Vollzeit oder von Vollzeit zu Teilzeit wechselt, ist der zukünftige Urlaubsanspruch (ab Beginn der Teilzeit- oder Vollzeitphase) nach den oben beschriebenen Grundsätzen zu berechnen.

Darüber hinaus stellt sich in solchen Fällen die Frage, wie mit eventuell noch vorhandenem Resturlaub aus der Phase der Vollzeittätigkeit umzugehen ist. Dazu hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass der während der Vollzeittätigkeit erworbene Urlaub erhalten bleibt, auch wenn der Mitarbeiter nach dem Wechsel in Teilzeit an weniger Wochentagen arbeitet als vorher. BAG, Urteil vom 10.2.2015, Aktenzeichen 9 AZR 53/14

Zuvor hatte der Europäische Gerichtshof entschieden, dass eine Kürzung des Resturlaubs aus der Vollzeittätigkeit einen Verstoß gegen das Verbot der Diskriminierung von Teilzeitbeschäftigten darstellt. EuGH, Urteil vom 13.6.2013, Aktenzeichen C-415/12

Elternzeit: Urlaubskürzung möglich

Auch Beschäftigte, die sich in Elternzeit befinden, haben einen Anspruch auf Erholungsurlaub. Allerdings dürfen Arbeitgeber den Urlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen (§ 17, Absatz 1, Satz 1 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz). Ob der Arbeitgeber von der Möglichkeit, den Urlaub zu kürzen, Gebrauch macht, liegt in seinem Ermessen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter, der normalerweise in Vollzeit arbeitet und pro Jahr 30 Urlaubstage hat, geht vom 15.3. bis zum 10.8. in diesem Jahr in Elternzeit. In diesem Zeitraum liegen vier volle Kalendermonate. Der Arbeitgeber kann also den Urlaubsanspruch reduzieren um 10 Urlaubstage.

Wann ist eine Urlaubssperre erlaubt?

Manchmal kommt es vor, dass Arbeitgeber ihren Angestellten für einen bestimmten Zeitraum ein Urlaubsverbot erteilen, weil alle oder bestimmte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unabkömmlich sind. Eine sogenannte Urlaubssperre – für alle Beschäftigten oder für einen bestimmten Teil der Belegschaft – ist nur erlaubt, wenn „dringende betriebliche Gründe“ dafür vorliegen. Beispiele sind:

• eine hohe Nachfrage in einem bestimmten Zeitraum; zum Beispiel Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel
• Personalmangel wegen vieler krankheitsbedingter Ausfälle
• eine Krisensituation, in der sämtliche Mitarbeitende oder eine bestimmte Abteilung gebraucht werden
• Aufträge, die kurzfristig erledigt werden müssen, um eine drohende Insolvenz zu verhindern

Krank im Urlaub

Den Fall, dass jemand während des Urlaubs erkrankt, regelt § 9 Bundesurlaubsgesetz. Demnach werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Jahresurlaub angerechnet, wenn ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin während des Urlaubs erkrankt.

Mit anderen Worten: Nachgewiesene Krankheitstage, die in den Urlaubszeitraum fallen, sind Krankheitstage und keine Urlaubstage. Mitarbeitende dürfen die durch Krankheit ausgefallenen Urlaubstage jedoch nicht ohne Weiteres an den Urlaub anhängen, sondern müssen in einem solchen Fall einen erneuten Urlaubsantrag stellen.

Dürfen Arbeitgeber Betriebsferien anordnen?

Wenn der Arbeitgeber Betriebsferien anordnet, legt er fest, zu welcher Zeit die Beschäftigten Urlaub nehmen müssen. Ist das erlaubt?

Voraussetzung für die Anordnung von Betriebsferien ist, dass „dringende betriebliche Belange“ vorliegen, welche die Betriebsferien rechtfertigen. Das können zum Beispiel saisonale Gründe sein. Dagegen reicht ein Auftragsmangel in der Regel nicht aus, um Betriebsferien zu rechtfertigen. Etwas anderes kann wiederum gelten, wenn der Auftragsmangel für das Unternehmen existenzgefährdend ist. In einem solchen Fall kann man argumentieren, dass „dringende betriebliche Belange“ für die Anordnung von Betriebsferien gegeben sind.

Eine wichtige Regel ist: Nur ein Teil des Jahresurlaubs darf mit Betriebsferien belegt werden. Wie viele Tage genau das sein dürfen, dafür gibt es keinen festen Wert. Das Bundesarbeitsgericht akzeptierte in einem Fall aus den 1980er-Jahren, dass ein Arbeitgeber für 3/5 des Jahresurlaubs Betriebsferien anordnete (BAG, Urteil vom 28.7.1981, Aktenzeichen 1 ABR 79/79). Diese Quote gilt aber lediglich als Richtwert. Klar ist, dass nicht der gesamte Jahresurlaub mit Betriebsferien belegt werden darf.

Überdies müssen Arbeitgeber beachten: Betriebsferien müssen rechtzeitig angekündigt werden. Sie sollten den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern spätestens zu Beginn des Urlaubsjahres mitgeteilt werden, damit diese sich bezüglich ihrer individuellen Urlaubsplanung danach richten können.

Betriebsferien sind mitbestimmungspflichtig. Unternehmen mit Betriebsrat müssen diesen also beteiligen, wenn es darum geht, ob und in welchem zeitlichen Rahmen Betriebsferien angeordnet werden sollen.