Meetings und Besprechungen verbessernAnlass des Meetings klären

Welche Alternativen gibt es für ein Meeting?

Ist eine Besprechung überhaupt notwendig? Das ist die erste und wichtigste Frage, die Sie sich vor jeder Besprechung stellen sollten. Gerade regelmäßige Besprechungstermine, sogenannte „Jour fixe“, gehören immer wieder auf den Prüfstand. Vor allem dann, wenn Sie das Gefühl haben, dass keiner mehr wirklich dabei sein will.

Wenn es nur darum geht, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu informieren und auf den Stand der Dinge zu bringen, dann ist eine Nachricht per E-Mail meistens die bessere Lösung. Die schriftliche Information kann durch Gespräche mit betroffenen Personen ergänzt werden.

Oft werden wichtige Informationen zwischen Tür und Angel weitergegeben; auch das kann völlig ausreichen. Manche nutzen das Intranet, zum Beispiel einen Projekt-Chat oder ein Abteilungs-Wiki, um über alles Neue und Wichtige zu informieren.

Wenn Sie auf ein Meeting verzichten und andere Formen des Austauschs untereinander wählen, müssen Sie beachten, dass alle im Team wissen:

• Die Informationsweitergabe ist eine wesentliche Aufgabe für alle, die sie immer erfüllen müssen.
• Jeder, der etwas Relevantes für seine Kollegen zu sagen hat, ist in der Bringschuld.
• Und jeder, der wissen will oder wissen muss, was es Neues und Wichtiges gibt, ist in der Holschuld.

Alle wissen, in welcher Form und an welche Stelle sie die Informationen bringen müssen, per E-Mail an den passenden Verteiler oder im Einzelgespräch; und wo sie die wichtigen Informationen bei Bedarf abholen müssen.