Projektcontrolling mit KennzahlenBalanced Scorecard im Projektmanagement einsetzen

Controlling-Aufgaben im Projektmanagement

Wer im Projektmanagement Controlling-Instrumente einsetzt, legt den Fokus meist nur auf die Kosten, die Einhaltung von Terminen oder die Qualität des Projektergebnisses.

Notwendig ist jedoch ein ganzheitliches System, das nach einem Projektstart alle wesentlichen überwachenden und steuernden Funktionen für ein einzelnes Projekt oder für ein Multiprojektmanagement berücksichtigt. Hier bietet sich Balanced Scorecard im Projektmanagement an.

Folgende Handlungsschritte sind zu beachten:

Soll-Vorgaben erfassen

Die Projekte werden zunächst auf der Basis der Planungsdaten in Angriff genommen. Insbesondere für eine Projektsteuerung zahlt es sich aus, wenn plausible Pläne und sorgfältig aus den Zielen abgeleitete Soll-Vorgaben existieren.

Ist-Daten erfassen

Um Steuerungsmaßnahmen richtig einleiten zu können, müssen zu vorgegebenen Zeiten die Ist-Daten erfasst werden. Das sind insbesondere:

• Ist-Termine
• geleistete Stunden
• Ist-Kosten
• Grad der Fertigstellung der vereinbarten Projektergebnisse oder der definierten Produkte

Damit erfolgt die fortlaufende Überwachung der Projektfortschritte.

Plan- und Ist-Daten vergleichen

In jedem Projekt ergeben sich Kursabweichungen. Abweichungen von dem Projektplan (Termine, Kosten, Leistung, Qualität) müssen frühzeitig erkannt und analysiert werden. So gilt es aus dem Vergleich von Plan- und Ist-Daten zu überlegen, ob und welche Steuerungsmaßnahmen notwendig sind, um das Projekt „auf Kurs“ zu halten.

Ziele im Projektcontrolling

Projekte, deren Status in Bezug auf Zielerreichung und Ressourcenverbrauch nicht transparent sind, kann sich heute keine Projektleitung mehr leisten. Damit gewinnen straffes Projektmanagement und insbesondere stringentes Projektcontrolling eine besondere Bedeutung. Projektcontrolling ist somit die „Lebensversicherung von Projektverantwortlichen“.

Zu diesem Zweck muss das Projektcontrolling folgende Ziele verfolgen:

• Transparenz schaffen über den Projektstatus in Hinblick auf Ressourcen, Kosten, Qualität, Ergebnisse, Termine und Ziele eines Projektes.
• Standards etablieren für Berichtsstrukturen, Datenerfassung und Datenerhebung und der dazugehörigen Projektcontrolling-Prozesse.
• Frühzeitig Abweichungen im Projektverlauf, Handlungs- und Koordinationsbedarfe, Ressourcenkonflikte und dazugehörige Lösungsansätze erkennen und aufzeigen.
• Projektleitung bei der Steuerung externer Dienstleister beispielsweise beim Vertragsmanagement oder Change-Request-Management unterstützen.
• Einen übergreifenden und konsolidierten Projektstatus in Multiprojekt-Umgebungen darstellen.
• Projektleitung beraten, unterstützen und entlasten.