Texte schreibenBerichte und Reports schreiben

Ziel und Zweck des Berichts oder Reports

Einen Bericht oder einen Report erstellen Sie dann, wenn Sie dafür den Auftrag erhalten; zum Beispiel von der Geschäftsleitung, Ihrem Vorgesetzten, einem Kunden, Ihrer Bank, einem Projektpartner oder einer Behörde. Berichte werden zum Beispiel zu folgenden Anlässen geschrieben:

• Sie haben eine Idee, die Sie im Unternehmen gerne umsetzen wollen. Ihr Vorgesetzter bittet Sie, die Idee in Form eines Konzepts auszuarbeiten und dann als Bericht aufzuschreiben.
• Die Geschäftsleitung will erfahren, welche Erfolge Sie mit Ihrem neuen Geschäftsfeld erzielt haben. Dafür erstellen Sie einen Bericht mit allen relevanten Zielen, Aktivitäten, Kennzahlen und Erfolgen.
• In einem umfangreichen Entwicklungsprojekt mit mehreren internen und externen Partnern sollen Sie über den Stand und die Ergebnisse Ihres Teil-Projekts berichten.

Berichte beschreiben meist den Verlauf, Ereignisse, Situationen oder Analyseergebnisse in qualitativer Form. Im Bericht werden komplexe Sachverhalte mehr oder weniger ausführlich beschrieben.

In Reports werden insbesondere Zahlen aufgelistet und erläutert, die einen Erfolg, eine quantitative Entwicklung oder den Verlauf von Kennzahlen darstellen. Der Report beinhaltet deshalb Statistiken und Diagramme.

Bericht und Report vorbereiten

Der Auftraggeber und die Adressaten bestimmen die Inhalte und die Form eines Berichts oder Reports. Folgende Aspekte sollten Sie entsprechend vorab mit dem Auftraggeber klären:

• Welche Informationen muss der Bericht, der Report enthalten?
• Welche Zahlen, Daten, Fakten, Beispiele sollten aufgeführt werden?
• In welcher Form sollen solche Informationen aufbereitet sein (Tabellen, Grafiken, Diagramme)?
• Wie umfangreich soll der Bericht, der Report sein?
• Wofür wird er gebraucht (Ziele)?
• Wer wird den Bericht, den Report alles lesen?

Überlegen Sie zudem, was Sie selbst mit dem Bericht oder Report erreichen wollen:

• Wollen Sie den Auftraggeber oder Adressaten von Ihrer Lösung überzeugen?
• Wollen Sie sachlich informieren?
• Wollen Sie sich absichern?
• Oder wollen Sie sich für weitere Projekte empfehlen?

Die Antworten auf diese Fragen geben Hinweise, was für das Schreiben des Berichts und Reports wichtig sein kann und was Sie beachten sollten.