Meetings und Besprechungen verbessernWie Sie Redebeiträge im Meeting sofort aufschreiben und allen zeigen

Redebeiträge während Besprechungen schriftlich dokumentieren

Ihr Meeting und alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer profitieren ungemein davon, wenn wichtige Beiträge, Aussagen oder Zwischenergebnisse sofort und für alle sichtbar aufgeschrieben oder visualisiert werden.

Allein die Tatsache, dass etwas auf Papier vor aller Augen vorliegt, strukturiert nicht nur den Ablauf, sondern diszipliniert auch alle Teilnehmenden, wenn diese ihre Meinung oder wichtige Informationen einbringen.

Oft genügt es, wenn die wichtigen Stichwörter, die bei einem Redebeitrag genannt werden, auf Flipchart festgehalten werden. Sie können die einzelnen Redebeiträge im einfachsten Fall der Reihe nach untereinanderschreiben.

Dabei sollten Sie für jeden Tagesordnungspunkt und für jedes Thema eine neue Flipchart-Seite beginnen. Mitschreiben und Visualisieren sind Aufgaben des Moderators oder einer Person, die ihn dabei unterstützt.

Wie Sie Beiträge simultan erfassen und aufschreiben

Es braucht viel Erfahrung, um Redebeiträge, ein Gespräch und eine Diskussion simultan zu erfassen und am Flipchart, am Whiteboard oder am Bildschirm (PC) festzuhalten.

Wer mitschreibt, muss den Kern der Aussage heraushören, ihn fachlich verstehen, einen Zusammenhang zum Thema und zu anderen Beiträgen erkennen, die Bedeutung einschätzen und sofort auf den Punkt genau formulieren. Das ist schwierig.

Folgende Tipps helfen bei der simultanen Mitschrift:

• Hören Sie genau zu, was die sprechende Person sagt: höchste Konzentration!
• Hören Sie in der Rede den Schlüsselbegriff heraus; das Thema, um das es dem Redner im Grunde geht. Das ist meist ein Substantiv. Zum Beispiel: Umsatz, Ablauf oder Qualitätsprobleme.
• Hören Sie heraus, was rund um diesen Schlüsselbegriff die wichtigste Aussage des Redners ist. Was will die Person dazu sagen? Oft lässt sich das Substantiv durch ein Verb entsprechend ergänzen. Zum Beispiel: Umsatz geht zurück, Ablauf muss geklärt werden oder Ursachen für Qualitätsprobleme sind unklar.
• Schreiben Sie dann das Substantiv und Verb auf. Das Verb kann eine Aktion ausdrücken oder einen Zustand beschreiben. Zum Beispiel: Umsatz verringert, Ablauf klären oder Mängel überprüfen.
• Wenn Sie aus Sicht des Redners oder der anderen Teilnehmenden den Sachverhalt nicht richtig wiedergegeben haben, werden diese Sie darauf hinweisen. Dann korrigieren Sie einfach.
• Diese Bezeichnung können Sie dann leicht durch weiterführende Informationen ergänzen. Zum Beispiel: Umsatz in Europa im letzten Quartal um 20 Prozent verringert, Ablauf und Aufgaben für alle Betroffenen beschreiben, Mängel am Montageplatz und ihre Ursachen überprüfen.
• Wenn dies schwerfällt, wenn zu schnell oder durcheinandergeredet wird, dann kann der Moderator die Teilnehmenden bitten, die richtigen Stichwörter zu nennen: „Einen Moment bitte. Wie formulieren wir das für das Flipchart?“
• Fassen Sie den Redebeitrag eines Teilnehmers so in ein bis drei Punkten zusammen.
• Machen Sie dabei bewusst, dass es (meistens) nicht auf die exakte Formulierung ankommt, sondern darauf, dass alle sich daran erinnern und in etwa wissen, was gemeint war.