Meetings moderierenRaum und Technik für ein Meeting vorbereiten
Was muss ein Besprechungsraum leisten?
Der Raum muss zur Besprechung passen. Unterschätzen Sie nicht seine Bedeutung, das Ambiente und die Ausstattung für den Erfolg einer Besprechung. Mitarbeitende sind nur dann konstruktiv und kreativ, wenn sie sich wohlfühlen.
Meistens sind die Möglichkeiten eingeschränkt. Im Unternehmen gibt es Meeting-Räume oder Besprechungsecken, Konferenzsäle oder Büros, in denen Ihre Meetings stattfinden können. Im besten Fall erfüllt ein Besprechungsraum folgende Kriterien: Der Raum sollte
- für alle Teilnehmenden gut erreichbar sein,
- ausreichend groß und passend zugeschnitten sein (in Abhängigkeit von der Teilnehmerzahl),
- gute Belüftung, Kühlung und Beheizung haben,
- hell genug und vor direkter Sonneneinstrahlung geschützt sein,
- sich für bestimmte Präsentationen wie Dias oder Filme verdunkeln lassen,
- eine angemessene Akustik haben,
- vor äußerem Lärm geschützt sein,
- sauber und aufgeräumt sein und
- die notwendige technische Ausstattung besitzen.
Bei einer Besprechung sollten sich alle Teilnehmenden von vorn sehen können. Die Gesprächsleitung sollte alle Teilnehmenden im Blick haben. Falls es einen Schriftführer oder Protokollanten gibt, sollte diese Person neben der Gesprächsleitung sitzen. Sie sollten auf eine entsprechende Sitzordnung achten. Falls es einen Moderator gibt, wird er vorn stehen, von wo er alle Anwesenden im Blick hat oder sich im Raum so bewegen kann, dass er alle sieht.
