ProjektabschlussDie Projektabnahme organisieren und durchführen

Projektergebnisse übergeben und prüfen lassen

Der formale Abschluss eines Projekts erfolgt dadurch, dass Sie Ihre Projektergebnisse an den Projektauftraggeber und an die Projektnutzer übergeben. Diese prüfen, ob und inwieweit diese Ergebnisse mit den zu Projektbeginn festgelegten Erwartungen übereinstimmen.

Darüber hinaus wird im Rahmen der Projektabnahme geprüft und besprochen, ob die ursprünglichen Projektziele erreicht sind. Das betrifft die Qualität der Projektergebnisse, Aufwand und Kosten sowie den Zeitplan.

Was dabei beachtet wird, hängt von der Art des Projektergebnisses ab:

• Wenn ein Produkt entwickelt wurde, wird dieses im Rahmen der Projektabnahme getestet, und eine Qualitätskontrolle wird durchgeführt.
• Wenn im Projekt Prozesse verändert, Dienstleistungen erbracht oder andere immaterielle Maßnahmen durchgeführt wurden, dann werden die zu Projektbeginn definierten Ziele überprüft, inwiefern sie erreicht sind. Das lässt sich meist an Indikatoren zur Zielerreichung festmachen.
• Wenn zu Beginn des Projekts ein Pflichtenheft erstellt wurde, werden die dort aufgeführten Punkte geprüft.

Projektabnahme vom Auftraggeber bestätigen lassen

Liegt das erwartete Projektergebnis in der geforderten Qualität vor, dann wird es vom Auftraggeber abgenommen. Handelt es sich um einen externen Auftraggeber, zum Beispiel einen Kunden, dann geht es vor allem darum, die vertraglich vereinbarten Leistungen und ihre Erbringung zu prüfen und sich bestätigen zu lassen, dass diese Pflichten erfüllt sind.

Dazu sollte schriftlich festgehalten werden:

• Ist die Qualität der Projektergebnisse oder des Produkts in Ordnung?
• Falls das nicht der Fall ist, kann Nacharbeit, Nachbesserung oder Preisnachlass gefordert werden. Es kommt zu einem zusätzlichen Mehraufwand im Projekt.
• Wurden die vereinbarten Termine eingehalten? Falls das nicht der Fall ist, kann es zu Vertragsstrafen kommen. Das belastet das Projekt-Budget.
• Ist das Projekt-Budget eingehalten? Dazu wurde vertraglich ein Preis für das Projektergebnis vereinbart.
• Wenn die Projektkosten diesen Preis (das Projekt-Budget) überschreiten, geht dies zu Lasten des Auftragnehmers; außer: es wurden Preisgleitklauseln oder eine Abrechnung nach Aufwand vereinbart.

Auch bei einem unternehmensinternen Auftraggeber können diese Kriterien mit der Projektabnahme geprüft und dokumentiert werden. Mindestens überprüft und bewertet werden:

• Zielerreichung
• Qualität des Projektergebnisses
• Projektverlauf
• Termineinhaltung
• Budgeteinhaltung