Meetings und Besprechungen verbessernHybride Meetings produktiv und motivierend gestalten

Was kennzeichnet hybride Meetings?

Bei einem hybriden Meeting im Team ist mindestens eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer physisch im Büro oder im Meeting-Raum anwesend, während mindestens eine Person virtuell teilnimmt. Hybride Meetings werden auch als Hybrid-Sitzungen oder Hybrid-Besprechungen bezeichnet.

Bei einem hybriden Meeting gibt es also sowohl persönlich und körperlich anwesende Personen als auch solche, die virtuell und online als sogenannte Remote-Teilnehmende dabei sind. Meistens arbeiten einige Personen vor Ort in der Betriebsstätte, während sich andere im Homeoffice oder an einem anderen Firmensitz aufhalten.

Wie Sie hybride Meetings vorbereiten

Hybride Meetings können nur dann produktiv ablaufen, wenn die Technik, die Inhalte und die Verhaltensregeln für das Meeting entsprechend vorbereitet werden und alle Teilnehmenden die Ziele und die speziellen Regeln genau kennen.

Technische Vorbereitung

Meist wird die technische Vorbereitung von den einzelnen Teilnehmenden selbst vorgenommen. Sie als Verantwortlicher für die Vorbereitung und Durchführung des Meetings helfen und unterstützen. Wenn es notwendig ist, stellen Sie das Equipment zur Verfügung und sorgen für die Einrichtung.

Teilnehmende benötigen:

• Headset mit Mikrofon
• oder: Lautsprecher oder Kopfhörer sowie ein internes (Laptop) oder externes (PC) Mikrofon
• eingebaute oder separate Kamera (Webcam)
• Tageslicht oder eine (Tageslicht-)Lampe, die neutrales Licht spendet und nicht blendet
• mindestens einen Bildschirm, besser zwei, oder einen Laptop und einen separaten Bildschirm
• Zugriff auf Agenda und gemeinsame Notizen und Dateien
• Nutzerrechte für das Bildschirm teilen, Notizen machen, aufs Whiteboard schreiben, Chat-Funktion nutzen etc.

Alle wichtigen Dokumente werden entweder per E-Mail verteilt oder an einem zentralen Ort abgelegt, für den alle Teilnehmenden die nötigen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte besitzen.