Projektmanagement mit ExcelInitiieren: Vom Projektauftrag zum Projekt-Kick-off-Meeting
Wenn Entscheider den Startschuss für ein Projekt gegeben haben, müssen einige vorbereitende Aufgaben erledigt werden. Hier ist die Projektleitung gefragt. Sie muss die Stakeholder und ihre Anforderungen kennen, Ziele klären, Rahmenbedingungen beachten und das Team zusammenstellen.
Aufgaben der Projektvorbereitung
Mit dem Projektauftrag startet das Projekt. Vor der eigentlichen Projektplanung, als Detaillierung und Fortschreibung des Projektantrags, müssen noch Rahmenbedingungen geklärt und Grundlagen für die Projektarbeit geschaffen werden. Die folgenden Aufgaben sind im Rahmen der Projektinitiierung und Projektvorbereitung zu erledigen:
- die genauen Anforderungen ermitteln; gegebenenfalls in Form eines Pflichtenhefts oder Lastenhefts beschreiben
- Projektinhalte bestimmen: Was muss gemäß Anforderungskatalog alles bearbeitet werden?
- Projektziele bestimmen (sofern nicht schon beim Projektantrag entsprechend formuliert)
- Liefergegenstände und Ergebnisse des Projekts beschreiben (sofern nicht schon beim Projektantrag entsprechend formuliert)
- Qualitätskriterien bestimmen: Woran wird die Qualität der Projektergebnisse sichtbar?
- Wirtschaftlichkeit des Projekts analysieren: Woran wird der wirtschaftliche Erfolg festgemacht?
- Risiken für das Projekt identifizieren: Was kann alles passieren?
- Projektteam zusammenstellen: Wer arbeitet im Projekt mit? Welche Kompetenzen werden gebraucht?
- Projektorganisation planen: Wer übernimmt welche Aufgaben und welche Verantwortung?
- Kommunikation im Projekt planen: Wie werden Informationen ausgetauscht? Wie stimmt sich das Projektteam ab?
- Gremien einrichten: Braucht es einen Lenkungskreis oder Fachbeirat? Wer ist dort dabei?
Das Kick-off-Meeting
Das Projekt startet oft mit einer sogenannten Kick-off-Veranstaltung. Diese kann am Ende der Initiierungsphase durchgeführt werden. Denn mit der Projektvorbereitung liegen die wichtigen Eckdaten für die detaillierte Projektplanung vor. Sie können beim Kick-off-Meeting präsentiert werden.
