InventurInventur durchführen und abschließen

Wie Sie eine Inventur durchführen

Stellen Sie, je nach Unternehmensgröße, ein Team oder mehrere Teams aus mindestens zwei Personen zusammen. Ein Mitarbeiter zählt und nennt seinem Teammitglied den Namen, die Nummer, das Alter, die Menge und den Preis der Ware.

Der zweite Mitarbeiter notiert die Angaben in der Inventurliste. Anschließend kennzeichnet das Personal die Waren, die in die Inventurliste aufgenommen wurden. So vermeiden Sie versehentliche Doppelungen.

Zählen und erfassen

Gezählt wird von links nach rechts und von oben nach unten. An diese Regel halten sich alle Zweierteams. Wird die Arbeit unterbrochen, muss vorher die Stelle markiert werden, an der zuletzt Waren in die Liste aufgenommen wurden. Hierdurch behalten die Teams den Überblick – auch dann, wenn das Inventurpersonal wechselt, weil etwa die regelmäßige Arbeitszeit einzelner Personen überschritten wurde.

Wenn ein kompletter Warenbereich aufgenommen wurde, etwa eine Regalreihe oder der Abschnitt eines Lagers, entfernen die Mitarbeitenden alle Markierungen und versetzen den Bereich in seinen Zustand von vor der Inventur.

Umgang mit fehlerhafter und fehlender Ware

Falls Sie defekte, unvollständige oder verdorbene Ware finden, wird sie separat erfasst. Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen den Überblick über diese Ausfälle behält.

Teilen Sie Personal ein, das für die Kontrolle der Kolleginnen und Kollegen zuständig ist. Während der gesamten Inventur ist ein Kontrolleur anwesend, der die Listen der Teams prüft. Hierbei handelt es sich um Stichproben.

Wenn die Inventur nicht stimmt

Führt das Finanzamt eine Betriebsprüfung durch, werden die Ergebnisse der Inventur meistens genau unter die Lupe genommen. Falls der Finanzprüfer Mängel und Fehler aufdeckt, kann das für Ihren Betrieb teuer werden. Mögliche Folgen:

• Der Finanzprüfer nimmt Zuschätzungen vor: Umsatz und Gewinn werden höher eingestuft, als sie es tatsächlich sind; Sie müssen entsprechend Steuernachzahlungen leisten.
• Wurde beispielsweise die Ware in einem separaten Lager nicht aufgenommen, kann der Prüfer auch hier schätzen; es drohen unnötig hohe Nachzahlungen für Warenmengen, die vielleicht gar nicht den Tatsachen entsprechen.
• Findet der Prüfer einen Fehler, geht er davon aus, dass noch mehr Fehler vorliegen. Daraus resultiert der Sicherheitszuschlag. Sie zahlen erneut mehr Steuern nach, als eigentlich notwendig wäre.
• Je mehr Fehler aufgedeckt werden, desto akribischer wird nach Ungereimtheiten gesucht. Das kostet nicht nur das Finanzamt, sondern auch Ihr Unternehmen viel Zeit.