Brown-Paper-Methode für ProzessmanagementMakigami – Verschwendung im Prozess erkennen und vermeiden

Was ist Makigami?

Makigami ist eine Methode aus dem Lean-Management-Werkzeugkasten. Sie hat vieles mit der Brown-Paper-Methode und der Wertstromanalyse gemeinsam.

Auch hier treffen sich die Mitarbeitenden, die einen Prozess sehr gut kennen, um den Prozessablauf auf einer langen Rolle Papier zu visualisieren und um Schwachstellen zu erkennen und zu beseitigen.

Der Fokus bei Makigami liegt darauf, Verschwendung im Prozess zu erkennen und zu beseitigen. Das betrifft vor allem den Aspekt Zeitverschwendung durch:

• unnötige Doppelarbeit
• nicht wertschöpfende Tätigkeiten
• langes Warten

Damit passt die Makigami-Methode – wie alle Lean-Werkzeuge – zum wichtigen Prinzip Kaizen, das in jedem schlanken Unternehmen Grundlage für die ständigen Verbesserungen ist.

Wie funktioniert Makigami?

Der Kern der Makigami-Methode ist ein Workshop, bei dem sich alle Personen treffen, die sich mit einem bestimmten Prozess sehr gut auskennen. Sie wissen, wie der Prozess wirklich abläuft. Der Workshop hat meist drei Phasen:

1. Gemeinsam malen die Workshop-Teilnehmenden den Prozess auf eine lange Rolle Papier – so, wie er bislang abläuft. Das ist die Ist-Situation.
2. Dann identifizieren, besprechen und analysieren Sie, wo im Prozess unnötig Zeit oder Ressourcen verschwendet werden.
3. Daraus entwickeln Sie einen besseren Prozessablauf – ohne diese Verschwendung. Das ist der Soll-Prozess.

Damit läuft der Makigami-Workshop sehr ähnlich ab, wie der Brown-Paper-Workshop, der in dieser Anleitung Schritt für Schritt erklärt wird. Das bedeutet, dass der Ablauf ebenso vorbereitet wird wie ein Brown-Paper-Workshop. Der oder die Prozessverantwortliche legt vorab fest:

• welcher Prozess genau besprochen werden soll,
• welche Ziele verfolgt werden oder im Vordergrund stehen,
• welche Informationen die Teilnehmenden mitbringen sollen.

Je nachdem, wie umfangreich der Prozess ist, wie viele Personen am Workshop teilnehmen und wie schwierig die Analyse eingeschätzt wird, sollte ausreichend Zeit für den Makigami-Workshop eingeplant werden.

Grenzen Sie den betrachteten Prozess so ein, dass drei bis sieben Prozessbeteiligte an Ihrem Workshop teilnehmen. Mehr sollten es nicht sein, die Teilnehmenden sollten den Prozess sehr gut kennen und über alle notwendigen Prozessinformationen verfügen.

Planen Sie dann einen Tag für die Durchführung des Workshops mit seinen drei Phasen ein.