Meetings moderierenMeeting leiten und durchführen: Regeln und Tipps für die Moderation

1. Beginnen Sie pünktlich!

Wer rechtzeitig da ist, will, dass das Meeting pünktlich startet. Pünktlich heißt: Sie beginnen mit der Begrüßung und dem Tagesordnungspunkt (TOP) 1 zu der Uhrzeit, die Sie in der Einladung als Beginn angegeben haben.

Alle, die später kommen, sind selbst schuld, wenn sie Inhalte verpassen. Wenn Sie immer pünktlich mit Ihrem Meeting beginnen, erkennen die „Zuspätkommenden” und alle Anwesenden, dass Pünktlichkeit ein hoher Wert ist. Aber: Sie sagen nichts, wenn einzelne Personen später eintreffen. Nicken Sie ihnen kurz zu und fahren Sie mit Ihrem Programm fort.

Das setzt zwingend voraus, dass Sie als Gesprächsleiter oder Moderatorin selbst pünktlich sind. Am besten, Sie sind 10 bis 30 Minuten vor Beginn da, um zu klären, ob alles so vorbereitet ist, wie Sie es geplant haben. Und Sie können sich auf den Raum und die Besprechung einstimmen.

Wenn eine Person zu Beginn nicht da ist, die aber für das Thema und den ersten Tagesordnungspunkt wichtig ist, stimmen Sie sich mit den Anwesenden ab oder erklären Sie die Situation. Sprechen Sie – wenn möglich – die zu spät kommende Person später an und bitten Sie diese, zukünftig pünktlich zu sein.

2. Schaffen Sie ein positives Arbeitsklima!

Begrüßen Sie alle Teilnehmenden herzlich, allen zugewandt und mit einem Lächeln. Nehmen Sie mit allen Blickkontakt auf. Bedanken Sie sich für die Teilnahme. Drücken Sie Ihre Freude aus auf die Ergebnisse, die gemeinsam erarbeitet werden.

Zeigen Sie jedem Teilnehmer auch während der Besprechung, dass er Ihnen wichtig ist. Nehmen Sie dazu immer wieder Blickkontakt mit allen Teilnehmenden auf. Sprechen Sie diese mit ihren Namen an. Stellen Sie Verständnisfragen. Hören Sie aktiv zu, indem Sie nicken, nachfragen und zusammenfassen. Lassen Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aussprechen – und achten Sie darauf, dass alle anderen dies auch tun.