Meetings moderierenMeeting nachbereiten: Protokoll schreiben und Ergebnisse dokumentieren

Ergebnisse des Meetings schriftlich dokumentieren

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, um Ergebnisse aus dem Meeting zu dokumentieren:

Maßnahmenplan

Erstellen Sie den Maßnahmenplan (To-do-Liste oder Pendenzenliste) so, wie es gemeinsam während der Besprechung diskutiert und dann festgehalten oder entschieden wurde. Versenden Sie den Maßnahmenplan an alle Teilnehmenden und an die Personen, die Sie von der Besprechung und den Ergebnissen informieren müssen.

Im Maßnahmenplan stehen die vereinbarten Maßnahmen oder Aufgaben, die sich im Laufe der Besprechung ergeben haben, sowie die Verantwortlichen für die jeweilige Maßnahme. Außerdem sollte ein Termin benannt sein, bis zu dem sie erledigt sein soll. Der Vollzug kann bei einem späteren Meeting besprochen werden.

Meeting-Protokoll

Grundsätzlich sollten jede Besprechung und ihre Ergebnisse schriftlich festgehalten werden. Mit einem Protokoll sorgen Sie dafür, dass Ihnen im Nachhinein Ärger erspart bleibt. Denn damit informieren Sie alle Teilnehmenden und Interessierte über die Ergebnisse und Beschlüsse. Das Protokoll dient als:

• Gedächtnisstütze
• Informationsgrundlage
• Arbeitsunterlage für die Umsetzung der Maßnahmen
• Kontrollinstrument

Sie prüfen damit: Handeln alle so, wie es bei der Besprechung vereinbart wurde? Insbesondere dann, wenn es später zu Meinungsverschiedenheiten kommt, kann das Protokoll zur Aufklärung beitragen.

Wenn Sie ein Protokoll erstellen, halten Sie es so kurz wie möglich. Aber vergessen Sie keine wichtigen Punkte. Im Protokoll sollten nur die zentralen Ergebnisse der Besprechung, zur Zielsetzung und zu den einzelnen Tagesordnungspunkten aufgeführt sein. Sie können den Maßnahmenplan anhängen. Präsentationen und Handouts können ebenfalls angehängt werden.

Die Einladung sollte ebenfalls im Anhang Teil des Protokolls sein. Überlegen Sie, wem Sie das Protokoll zusenden müssen.

Ergebnisliste

Hilfreich bei regelmäßigen Besprechungen ist es, eine Ergebnisliste zu führen. Hier werden alle wichtigen Ergebnisse, Maßnahmen und Aufgaben festgehalten und über alle Besprechungen fortlaufend durchnummeriert. So haben Sie eine Übersicht über die Ergebnisse der Besprechung und alle erledigten und offenen Maßnahmen.

Bei weiteren und folgenden Besprechungen kann anhand der Ergebnisliste geprüft werden, ob alle Beschlüsse umgesetzt und eingehalten werden.