Meetings moderierenWie Sie Meetings moderieren und zu Ergebnissen führen
Zweck von Meetings und Besprechungen
In einem Meeting oder einer Besprechung sitzt eine Gruppe von Menschen zusammen, um ein Thema zu besprechen und Informationen auszutauschen. Besprechungen werden auch Sitzung, Konferenz oder Workshop genannt.
Arten von Meetings
Meetings können nach ihrem Ziel und Zweck unterschieden werden:
- Informationen weitergeben und alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf den gleichen Informationsstand bringen; die Teilnehmenden haben in Besprechungen die Möglichkeit, direkte Rückfragen zu stellen;
- Probleme besprechen und dabei das Wissen, die Erfahrungen und auch das kreative Potenzial der Teilnehmenden einer Besprechung nutzen, um Ursachen zu identifizieren und Lösungen für knifflige Probleme zu finden;
- Entscheidungen vorbereiten und dafür Informationen zusammentragen, Meinungen diskutieren, Wirkungen abschätzen, sodass am Ende von der Gruppe oder einer einzelnen Person eine Entscheidung getroffen werden kann.
Nebenbei trägt das persönliche Gespräch in den Besprechungen dazu bei, dass die Mitarbeitenden sich mit der Gruppe und letztlich dem Unternehmen identifizieren und dass sie ihren Teil dazu beitragen, dass alles funktioniert. Meetings haben immer eine Integrationsfunktion.
Ein wichtiger Effekt professionell moderierter Meetings ist außerdem, dass diese Form der Kommunikation dazu beiträgt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich einbezogen fühlen. Sie werden bei Entscheidungen beteiligt und tragen dazu bei, dass Entscheidungen umgesetzt werden und Wirkung entfalten.
Die Arbeitsabläufe werden koordiniert und das Arbeitsklima verbessert sich. Das Gefühl der Zugehörigkeit steigt und das Team arbeitet erfolgreich zusammen. Das alles funktioniert aber nur, wenn das Meeting gut moderiert und geleitet wird.
Was bedeutet Moderation?
Moderation meint die Leitung einer Veranstaltung wie beispielsweise ein Meeting, eine Besprechung, ein Workshop oder eine Konferenz. Wer die „Moderation hat“, führt durch das Programm der Veranstaltung; daher auch die Begriffe „Radiomoderator“ und „Fernsehmoderator“. Außerdem bedeutet Moderation „Mäßigung“ und „Maß halten“. Das heißt: Die Teilnehmenden sollen sich an festgelegte Regeln halten.
Dafür gibt es Moderationstechniken. Das sind Methoden, Vorgehensweisen und Hilfsmittel zur Planung, Kommunikation, Diskussion, Konfliktbewältigung, Visualisierung und zur Nachbereitung der moderierten Veranstaltung. Die Moderation bringt sich fachlich nicht ein, sorgt aber dafür, dass die Gruppe ihre Ziele erreicht.
