Projektmanagement-Handbuch erstellenMethoden und Hilfsmittel für das Projektmanagement beschreiben

Einordnung der Methoden und Hilfsmittel im Projektmanagement-Handbuch

In diesem Muster für ein Projektmanagement-Handbuch behandeln die Teile 1 bis 3 den Rahmen des Projektmanagements. In den Teilen 4 bis 11 werden die typischen Projektprozesse beschrieben. Sie geben den Standardablauf eines Projekts im Unternehmen vor.

Im Folgenden werden weitere mögliche Inhalte des Projektmanagement-Handbuchs erläutert, die sich übergreifend mit Methoden und Hilfsmitteln befassen. Die Formulare oder Vorlagen, auf die dabei verwiesen wird, finden Sie im anschließenden Praxisteil zum Download.

12. Störungen

Störungen kann es in jedem Projekt geben. Das bedeutet, es passieren unvorhergesehene Ereignisse, die so nicht geplant sind. Störungen im Projekt kommen von außen und beeinflussen Kapazität, Kosten, Termine oder die Qualität der Projektergebnisse. Sie sind anhand definierter Störgrößen erkennbar oder messbar.

Beispiele für Störungen

Beispiele und ihre Auswirkungen können sein:

• Änderungen beim Lasten- oder Pflichtenheft haben Auswirkungen auf: Kosten und Termine
• Verschiebungen bei den Prioritäten: Termin
• Kapazitätskonflikte, Kapazitätsausfall: Termin, Qualität
• Technische Risiken: Kosten, Termin, Qualität
• Marktveränderungen: Projektabbruch
• Politischer Einfluss: Projektabbruch

Umgang mit Störungen

Der Lenkungsausschuss ist über die aus einer Störung resultierenden Kostensteigerungen und Zeitverlusten zu informieren.

Ist zu erwarten, dass die Projektkosten oder die geplanten Kapazitäten um mehr als 10 Prozent überschritten werden, so ist dies im nächsten Meeting des Lenkungsausschusses zu berichten. Der Lenkungsausschuss entscheidet über die weitere Vorgehensweise. Betreffen notwendige Änderungen und Anpassungen den Kunden, dann muss mit ihm nachverhandelt werden.

Bei kritischen Abweichungen, die nicht durch das Projektteam korrigiert werden können und bei denen der Endtermin gefährdet ist, ist der Lenkungsausschuss unverzüglich zu informieren. Findet die nächste geplante Sitzung des Lenkungsausschusses nicht innerhalb einer Woche statt, so ist eine Sondersitzung einzuberufen. Der Lenkungsausschuss entscheidet über die weitere Vorgehensweise im Projekt.

Der Lenkungsausschuss und gegebenenfalls der Kunde sind unverzüglich zu informieren, wenn sich die Störung folgendermaßen auswirkt:

• Neubewertung des Projekts (in Bezug auf die Wirtschaftlichkeit)
• Änderung des Lastenhefts oder des Pflichtenheftes
• Projektabbruch