ProjektprozesseMit Projektprozessen den Ablauf von Projekten standardisieren

Was Projekte und Prozesse miteinander zu tun haben

Projekte sind temporäre Organisationsformen, die im Auftrag eines Projektkunden Aufgaben mit besonderen Merkmalen bewältigen. Zu den besonderen Merkmalen gehören üblicherweise die Komplexität, die Neuartigkeit der Aufgabe und damit einhergehend auch Risiken. Ein Beispiel für ein Projekt ist die Entwicklung einer Softwareanwendung.

Prozesse hingegen sind permanente Organisationsformen, die die Erfüllung von Kundenversprechen sicherstellen, zum Beispiel die Auftragsbearbeitung. Solche Aufgaben sind weitgehend bekannt, beherrscht und wiederkehrend.

Beiden Organisationsformen ist gemeinsam, dass es bestimmte Anforderungen oder einen Auftrag gibt und dass ein Ziel zu erreichen ist, das für den Kunden einen Mehrwert bildet. Hierbei wird eine Folge von Arbeitsschritten durchlaufen, um das geforderte Ergebnis zu erreichen. Ein solcher immer wiederkehrender Ablauf in einem Projekt ist in der folgenden Abbildung dargestellt.

Abläufe im Projektmanagement standardisieren

Beim Prozessmanagement werden die Arbeitsschritte mehrfach durchlaufen, beim Projekt einmal. Aber auch bei Projekten gibt es Arbeitsschritte, die entweder innerhalb eines Projektes oder mit jedem Projekt wiederkehren, zum Beispiel die Aufnahme von Kundenanforderungen. Daher können auch Projekte in Teilprozesse und Prozesse gegliedert werden. Das sind die Projektprozesse.

Typische Projektprozesse, die in (fast) allen Projekten eines Unternehmens durchlaufen werden, lassen sich wie im Prozessmanagement standardisieren. In diesen Prozessen fallen immer wieder die gleichen Aufgaben und Tätigkeiten an, die sich für das Projekt wie ein Prozess beschreiben und visualisieren lassen.