Einarbeitung neuer MitarbeiterWie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter abläuft
Was vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters zu tun ist
Bevor die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter die Stelle in Ihrem Unternehmen antritt, können Sie mit einer guten Vorbereitung Unsicherheiten bei allen Betroffenen abbauen. Sowohl die neuen als auch die bestehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen dann, was auf sie zukommt.
Durch gezieltes Onboarding kann sich das neue Teammitglied besser auf den Job in Ihrem Team vorbereiten. Folgendes ist dafür zu klären, vorzubereiten und sicherzustellen.
Formalitäten zum Antritt der neuen Stelle klären
Die Formalitäten, die vor dem ersten Arbeitstag zu erfüllen sind, regelt meist die Personalabteilung. Dazu gehören:
- Arbeitsvertrag erstellen und unterschreiben
- Stammdaten im HR-System anlegen
- Anmeldungen zu Sozialversicherung (Rentenversicherung, Krankenversicherung)
- Anmeldungen beim Finanzamt
- Informationen oder Übernahmen zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV)
- Mitteilung, was der neue Mitarbeiter außerdem zum Einstieg alles mitbringen muss (gerade Berufsanfänger brauchen hier Unterstützung)
- Informationen zu Dienstwagen und sonstigen Besonderheiten (soweit relevant)
Einarbeitung in der Abteilung vorbereiten
Für alle weiteren Einarbeitungsschritte sind die Abteilungs- und Teamleitung sowie die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen zuständig. Für sie sind die wichtigsten Schritte vor dem ersten Arbeitstag:
- Dem neuen Mitarbeiter vorab die wichtigen Informationen zum Start zusenden.
- Die Kolleginnen und Kollegen informieren, bei denen der neue Mitarbeiter beginnt.
- Den Arbeitsplatz vorbereiten.
- Organisatorische Hilfsmittel vorbereiten.
- Andere Abteilungen informieren.
- Den neuen Mitarbeiter in alle relevanten Dokumentationen einpflegen; zum Beispiel Telefonverzeichnis.
- Ansprechpartner oder Helfer für die Einarbeitung bestimmen.
- Kommunizieren, mit welchen Themen und Aufgaben der neue Mitarbeiter zu Beginn betraut sein wird.
Darüber hinaus kann das Unternehmen schon vor dem ersten Arbeitstag weitere Unterstützung für die zukünftige Kollegin oder den Kollegen anbieten. Beispielsweise bei der Wohnungssuche oder mit Informationen zum neuen Wohn- und Arbeitsort und mit Gutscheinen für Kultureinrichtungen oder Restaurants.
Damit zeigt das Unternehmen seine Wertschätzung und motiviert die neuen Mitarbeiter, indem es sich kümmert.
