ProjektmanagementProjektaudit durchführen: Ablauf, Methoden und Vorgehen

Was ist ein Projektaudit?

Bei einem Projektaudit wird ein laufendes Projekt analysiert und bewertet. Die Auditorin oder der Auditor gilt als neutrale Instanz, die entweder extern beauftragt wird oder dem Unternehmen angehört.

Geprüft wird, ob und inwieweit der tatsächliche Projektfortschritt mit der Planung übereinstimmt. Außerdem analysieren die Projektauditoren: Sind Verbesserungen nötig, um das Projekt (doch noch) erfolgreich abzuschließen?

Sie führen ein Projektaudit entweder pro forma durch (seltener) oder wenn in einem laufenden Projekt ein akutes Problem auftritt und dadurch ein Misserfolg wahrscheinlich ist (häufiger).

Das Projektaudit wird manchmal bezeichnet als:

• Projektanalyse
• Projektprüfung
• Projektreview
• Projektrevision
• Projektüberprüfung

Obwohl diese Begriffe nicht das Gleiche bedeuten, werden sie in der Praxis mitunter verwendet, wenn man über ein Projektaudit spricht.

Wie läuft ein Projektaudit ab?

Häufig besteht das Projektaudit aus sieben Phasen:

1. Termin-, Kosten- und Leistungsplan werden vom Auditor eingesehen und beurteilt. Diese Phase dient der Orientierung.
2. Die Expertin oder der Experte ermittelt den Fortschritt des Projekts und den bisherigen Verbrauch an Ressourcen.
3. Der Auditor analysiert: Wie viele Ressourcen werden noch gebraucht, um das Projekt rechtzeitig und erfolgreich abzuschließen?
4. Abweichungsanalyse: Man klärt, warum dem ursprünglichen Plan nicht entsprochen wird oder werden kann.
5. Sie prüfen die Plausibilität: Wie stehen die Erfolgsaussichten? Und: Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieser oder jener Fall eintritt?
6. Chancen und Risiken werden erfasst, bewertet, kommuniziert und diskutiert.
7. Ein Maßnahmenkatalog wird erstellt, um mit einem veränderten Vorgehen das Projekt in die richtigen Bahnen zu lenken.