Projektkosten und Projektbudget planenProjektkosten kalkulieren und Projektbudget erstellen

Wie Sie Projektkosten kalkulieren und ein Projektbudget erstellen

Für die Planung und Kalkulation Ihrer Projektkosten finden Sie hier ein umfassendes Excel-Tool, mit dem Sie Schritt für Schritt alle notwendigen Informationen erfassen und damit dann die Projektkosten berechnen. Diese Projektplankosten sind Grundlage, um das Projektbudget festzulegen.

Projektkosten kalkulieren in 7 Schritten

Das Excel-Tool ist so aufgebaut, dass Sie folgende Schritte durchlaufen:

1. Projektstruktur darstellen

Erstellen Sie Ihren Projektstrukturplan mit Projektphasen, Arbeitspaketen, Meilensteinen etc. und legen Sie die verantwortlichen Personen fest.

2. Bezeichnungen und Kategorien festlegen

Legen Sie Bezeichnungen und Kategorien für Ressourcen, Kostenarten, Einheiten etc. fest.

3. Partner und Ressourcen benennen

Legen Sie fest, welche Partner und Personen beteiligt sind (Abteilungen, Lieferanten, Vertriebspartner, Kunden oder sonstige Partner und Experten) und welche weiteren Ressourcen die Partner einbringen; zum Beispiel Anlagen, Maschinen, Werkzeuge, Produkte, Gutachten, Gewerke, Reisen zu Meetings, Räume, Verpflegung.

4. Kostensätze festlegen

Legen Sie fest, mit welchen Kostensätzen für Personal, Sachmittel, Reisen etc. Sie in Ihrem Projekt kalkulieren oder ermitteln Sie die maßgeblichen Kostensätze; wenn sich die Kostensätze im Projektverlauf aufgrund von Preissteigerungen oder Gehaltserhöhungen ändern können, erfassen Sie dies ebenfalls.

5. Ressourcenbedarf und Mengen planen

Planen Sie den Ressourcenbedarf für sämtliche im Projektverlauf benötigten und eingesetzten Ressourcen wie Personal, Sachmittel, Produkte, Dienstleistungen oder Reisen. Ordnen Sie diese Ressourcen den einzelnen Arbeitspaketen in Ihrem Arbeitsplan zu und legen Sie fest, zu welcher Zeit die Ressourcen im jeweiligen Umfang genutzt werden.

6. Gesamtkosten und Einzelkosten berechnen

Damit haben Sie den gesamten Aufwand und die Kosten für Ihr Projekt zusammengestellt. Mit dem Excel-Tool werden daraus die gesamten Projektkosten automatisch berechnet.

Die gesamten Projektkosten können Sie über einen Report genauer unter die Lupe nehmen. Sie lassen sich einzelne Kosten anzeigen – zum Beispiel für:

• ein ausgewähltes Arbeitspaket
• einen ausgewählten Projektpartner
• einen Projektmitarbeiter
• eine bestimmte Kostenart (zum Beispiel nur die Reisekosten)
• einen ausgewählten Zeitraum (zum Beispiel die Kosten im Monat Juni)

7. Projektbudget bestimmen und beantragen

Aus den voraussichtlichen Projektkosten leiten Sie das erforderliche Projektbudget ab. Das sind die finanziellen Mittel, die das Unternehmen bereitstellen muss, damit das Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann. Mit der Kostenkalkulation können Sie die Gründe aufzeigen, warum dieses Budget erforderlich ist.